こちらの記事では、パーソナルトレーナーが一人で運営するトレーニングスタジオにおいて、どのように電話代行サービスを導入し、日々の業務を効率化していったのかをロードマップ形式でわかりやすくご紹介します。
特に、一人でスタジオを切り盛りしているトレーナーにとって、予約の受付や問い合わせへの対応は大きな負担となりがちです。セッション中に電話が鳴ればトレーニングに集中できず、営業電話への対応で時間を奪われることもしばしば。
こうした課題をどのように解消し、限られたリソースを本業に集中させる体制を整えていくかがポイントになります。
本記事では、電話代行サービスを導入するまでの「導入前の課題」からスタートし、「導入直後にどのような変化が現れるのか」、そして「導入後しばらく経ったあとの効果や成果」までを時系列で解説します。
さらに、具体的なケーススタディを交えながら、個人のパーソナルトレーナーが実際にどのように予約・問い合わせ対応を最適化できたのかを具体例でご紹介していきます。
・レッスン中の着信対応を代替し、予約の取りこぼしを防止
体験予約・空き枠確認・アクセス案内などを電話代行サービスで一次受付。重要度と内容を整理して通知。
・キャンセル/変更の一元管理でスケジュールを最適化
応対のテンプレートに沿ってヒアリングし、チャット通知へ集約。確認すべき案件だけに集中。
・営業電話のフィルタリング
折り返し対象外のルールを事前に設定。無駄な営業電話などの対応を削減し、本業に専念できるようになった。
「予約は増やしたいのに、電話には出られない」ジレンマ
パーソナルトレーナーにとって、レッスン中はお客様の動きに目を配り、集中力を切らさず安全を確保することが最優先です。
そのため、セッション中に電話が鳴っても応答できず、結果的に着信は留守番電話や着信履歴に残るのみ。結局、夕方以降にまとめて折り返すことが日常化していました。
しかしその折り返し作業も決して楽ではなく、営業電話や何度も寄せられる同じ質問への対応に追われることが少なくありません。
その分、食事や運動プランの作成、スタジオ備品の管理といった本来の業務に割ける時間は削られてしまいます。
こうした状況が積み重なった結果、本来増やしたかった体験予約の取りこぼしが発生し、当日キャンセルによるスケジュールの混乱も頻発。
気づけば、業務の効率低下だけでなく、精神的な疲弊までもが蓄積していく悪循環に陥っていました。
要件定義とスクリプト設計
要件：（1）体験予約の仮押さえ、（2）料金/アクセス/持ち物の定型回答、（3）当日キャンセル/遅刻の一次受付、（4）営業電話の遮断。
通知先：チャット通知（要件・氏名・希望日時・連絡先・折返し可否）。
スクリプト：「体験60分/料金/支払い方法/更衣室有・シューズ要」等のFAQテンプレを共有。
Googleカレンダーの空き枠方針（“当日不可/翌日以降○時〜”など）を明確化。
問い合わせ対応の可視化と優先度付け
・テキストベースの要件整理
体験予約・見学・価格質問が自動で分類され、優先度高い案件から処理。
・折り返しの時短
「折り返し希望の時間帯」も取得。まとめて10〜15分で対応できるように。
・定型質問の自己解決促進
テンプレ回答で多くの質問が即日完結。レッスン品質に時間を回せる。
売上機会の最大化とストレスの最小化
レッスン中の中断が激減、体験予約の取りこぼしがほぼ解消。当日変更も一本化され、空き枠の再販がしやすくなった。
営業電話はフィルタされ、集中力と接客品質が安定。口コミや紹介の質も向上。
レッスン品質を落とさずに予約機会を拡大し、運営のストレスとムダ時間を同時に削減できます。
「体験予約」や「スケジュール変更」が多い一人運営のスタジオの事業者様には、各種予約受付にも対応した渋谷オフィスの「プレミアプラン」がおすすめです。
プレミアプランには、次のような便利な機能が含まれています。
導入時に決めておくべき運用ルール
① 体験予約のルール化：最短受入日・1日の最大枠・必要持ち物・ヒアリング項目（既往歴/目標）。
② 変更/キャンセルの基準：前日◯時まで無料・当日キャンセルの扱い・遅刻の取り扱い。
③ 営業電話の扱い：折り返し不要の明確化（商材/媒体/営業代行など）。
④ 案内テンプレ：料金・住所/最寄り駅・更衣室/シャワー・支払い方法を定型化。
⑤ 予約連携：空き枠方針を共有（Googleカレンダー等）。将来はWeb予約導線とも併用。
「必要な電話だけ自分に届く」仕組みを作ることで、レッスンの質を保ったまま集客効率を高められます。
