社会人になると招待状や案内状を出す機会も多くなります。
文書として貼り出す分には「貼ってあるので、あとは見ておいてください」と多少気楽な部分もあるでしょうが、おそらくこれからは招待状や案内状の内容をメールで送ったり、電話をかけて伝えたりすることが多くなります。
ここでは、招待状・案内状編ということでメールの書き方や電話のかけ方について詳しくお話していきたいと思います。
＞＞＞ 社外向け ＜＜＜
イベントへの招待や案内
社外向けの招待状や案内状といったときに、まず考えられるのがイベントへの招待やイベントに関する案内です。お客様にメールや電話で詳細を伝えることも当然出てくるでしょう。
イベントに参加するかどうかはお客様の自由になりますので、強引な印象を与えないように気を付けていきたいところです。
＜お客様への招待状・案内状のメール例文＞
令和○年○月○日
お客様各位 株式会社○○
XXXのご案内
日頃は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 さて、弊社は～となりました。
～いただいたのも、ひとえに皆様のご厚誼・ご支援の賜物と深く感謝申し上げます。
つきましては、日頃お世話になっております皆様に～したく、下記のとおりXXXを開催し、～を差し上げたいと存じております。
ご多忙中のこととは存じますが、是非ともご来臨賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
１．日時：令和X年XX月XX日（X） XX時よりXX時まで
２．場所：○○
○○県○○市○○
電話番号 XXX...
ホームページ XXX...
以上
上の例文はお客様へのイベントの招待や案内に関するメールですが、前文や末文は省略しています。
簡素な感じがするかもしれませんが、省略してしまって問題はありません。
自分がイベントに招待されたら、イベントの案内をもらったらということを考えながら、お客様目線でイベント会場に関する情報を記載していくようにしましょう。
＜お客様への招待・案内の電話例文＞
株式会社◆◆の◆◆と申します。
いつもお世話になっております。
恐れいりますが、○○様のお電話番号でお間違いないでしょうか？
○○様、今、少々お時間を頂戴してもよろしいでしょうか？
実は弊社でXXXを開催することとなりました。
XX月XX日X曜日のXX時からXX時までで、場所は○○となります。
後ほどメールをお送りさせていただきますので、もしご都合がよろしければご参加いただけますと幸いでございます。
XXXに関することでご不明点があればいつでもお問い合わせいただければと思います。
では、失礼いたします。
上の例文はメールを送る前に、ワンクッション置くための電話という感じです。
電話のみで詳細を伝えることになると、お客様がその場でメモを取らなければいけなくなってしまいます。
それではお客様の負担になってしまいますので、電話の入れた後に詳細をメールでお送りするのがベターでしょう。
一般的な電話と同じように、かけ間違いがないかの確認と今お話をしても大丈夫なのかの確認を忘れないようにしてください。電話を切るときには、お客様が切ったのを確認してから電話を切るようにしましょう。
＞＞＞ 社内向け ＜＜＜
イベントへの招待や案内
社内でもやはりイベントは多いかと思います。社内向けの招待や案内となってくると、社員全員の参加が望ましいイベントということになってくるでしょう。
ぱっと見たときに必要な情報がわかるような文面に加えて、いざというときにどこへ連絡を入れるべきなのかがわかるようにしておきたいところです。
＜社内へ招待状・案内状のメール例文＞
件名：XXXについて
関係者各位
本年XX月XX日をもちまして、当社は～を迎えます。
これまでの～は社員一人ひとりの努力の賜と心より感謝いたしております。
つきましては、当社のXXXを社員全員で～したく、下記の日程でXXXを開催します。
■日時 令和X年XX月XX日（X） XX時よりXX時まで
（XX時XX分開場
■会場 場所：○○
なお、欠席される方は、XX月XX日までに〇〇部担当◆◆宛にご連絡ください。
以上
=====================
○○部 ◆◆ 内線 XXX
=====================
上の例は、社内での創立記念パーティーなどのおめでたいイベントを想定しています。
社内へのメールになりますので、もしあわせて伝えておきたいことがあればそういったものを加えても問題はないでしょう。
社内へのメールでも欠席の連絡や問い合わせなどはどこにすればいいのかを明確にしておくことが大切です。
＜社内へ招待・案内の電話例文＞
お疲れ様です。
○○部の◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
実は、XXXの件でお電話いたしました。
XX月XX日X曜日に○○で開催予定となっており、詳細は後ほどメールでお送りします。
欠席される場合には、XX月XX日までに私のほうにご連絡をお願いいたします。
では、よろしくお願いいたします。 失礼いたします。
上の例はできるだけ丁寧に、かつ詳しく述べていますが、会社の雰囲気によってはもっとフランクな感じでもいいでしょうし、「イベントに関してメールを送ったので必ず確認してください」といったくらいでも問題はないかと思います。
社内への電話となってくると「これくらいでいいか」という油断が出てくる部分もあるかと思いますが、忙しいときに電話をかけるといくら社内の相手とは言えいらだってしまうこともあるでしょう。
社内での電話でも相手への気遣いといったものを意識するようにしてください。
招待状や案内状も時代の変化を考慮して臨機応変に！
招待状や案内状というのは、これから先も確実に必要となってくるものです。
会社規模のイベントに限らず、結婚式などの個人的なイベントも出てくるでしょう。
そのため、誰もがいつかは招待や案内に関するメールを送ったり、招待や案内に関する電話をしたりすることになるとも言えます。
招待や案内と言っても、相手が必ずしも参加してくれるとは限りません。
そこは相手の自由なのですから、どれだけ参加してほしい気持ちがあってもそれを押し付けるような形になってしまってはいけません。
「参加してくれると嬉しいけど無理はしなくていいよ」というニュアンスが伝わるような言葉選びも大切です。
一応、今回はどこかの会場でイベントをするという想定で例文をご紹介しましたが、新型コロナウイルス感染拡大によって会場でのイベントができず、オンラインでのイベントに切り替わることも十分に考えられます。
オンラインでのイベントというのは今の時代ならではのものですが、「よくわからないから招待できない・案内できない」といったことにならないように自分自身もしっかりと勉強をしておくようにしたいものです。
【この記事を見た人がよく見ている記事】
『お祝い編』恥をかかないメールの書き方・電話のかけ方の例文と解説
『相談編』恥をかかないメールの書き方・電話のかけ方の例文と解説
『照会/問合せ編』恥をかかないメールの書き方・電話のかけ方の例文と解説
『案内｜お知らせ編』恥をかかないメールの書き方・電話のかけ方の例文と解説
『依頼編』恥をかかないメールの書き方・電話のかけ方の例文と解説
『お詫び｜謝罪編』恥をかかないメールの書き方・電話のかけ方の例文と解説
『お礼編』恥をかかないメールの書き方・電話のかけ方の例文と解説
