ビジネスシーンにおいては、何かしらの案内やお知らせを受け取ることもあれば、案内やお知らせを送ることもあります。
案内やお知らせというのはトラブルを防ぐことにもつながりますし、変更などの際に案内やお知らせそのものがクッションの役割を果たしてくれることもあります。
だからこそ、案内やお知らせのメールや電話というのはしっかりと押さえておきたいところです。
ここでは、「案内｜お知らせ編」ということで案内やお知らせにおけるメールの書き方、電話のかけ方、それぞれの例文を踏まえて解説していきたいと思います。
＞＞＞ 社外向け ＜＜＜
メールマガジンのお知らせ
社外で知り合った人にいきなりメールマガジンを送るとやはり失礼に当たります。
メールマガジンの予告をするか、相手が登録するかどうかを選べるようにオプトインしておきたいものです。
メールマガジンの配信タイミングや配信する理由、コンテンツの主旨なども説明しておきましょう。
＜メールマガジンをお知らせするメール例文＞
「株式会社○○
○○様
大変ご無沙汰しております。
◆◆の◆◆です。
この度、弊社では～をしていただいた方に対し、メールマガジンでフォローをさせていただくことになりました。
～や～など、～をお楽しみいただけたらと思います。
配信は、毎週曜〇日の〇時頃を予定しております。
なお、いきなり送信してしまうと失礼になりますので、大変お手数ですが、不要な方は以下のURLから解除をお願い致します。
XXXXX（URL）
それでは、来週の〇曜日をお待ちください。
引き続きよろしくお願いいたします。
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◆◆（社名） ◆◆（フルネーム）
〒000-0000 （会社の住所）
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール （メールアドレス）
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━」
メールマガジンのお知らせで電話をする場合、基本的には別途メールで送ってそれをフォローするような形か、メールを送る前に電話を入れる形にしておきましょう。
もし電話で相手が明確にNOと言ってきた場合には、しつこく食い下がらないようにしてください。
印象が悪くなってしまいます。
＜メールマガジンをお知らせする電話例文＞
「お世話になっております。
◆◆の◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
実はこの度、弊社では～をしていただいた方に対し、メールマガジンでフォローをさせていただくことになりました。
～や～などの情報を配信いたしますので、お楽しみいただけたらと思います。
毎週曜〇日の〇時頃を予定しておりますが、メールにて改めてご案内と解除URLをお送りいたしますのでもしご不要の場合には解除URLよりお手続きいただけますと幸いでございます。
はい、ありがとうございます。
では、失礼いたします。」
営業時間変更のお知らせ
このご時世、営業時間の変更というのは多くおこなわれています。
営業時間が何時から何時に変更されるのか、営業時間変更の対象となるのはどの店舗なのかを伝えることで、「何でやってないの！？」という混乱を防ぐことができます。
当たり前のことですが、情報は正確に記載しましょう。
＜営業時間変更をお知らせするメール例文＞
「株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
◆◆の◆◆です。
このたびは、弊社の営業時間変更のご連絡でメールをいたしました。
弊社の営業時間（平日XX:XX～XX:XX）につきまして、以下の店頭窓口の営業時間を次の通り変更いたしますのでご確認のほどよろしくお願いいたします。
＜変更後の営業時間＞
平日XX:XX～XX:XX
＜対象店舗＞
------------------------------------------
○○店
○○店
○○店
○○店
------------------------------------------
今後ともスタッフ一同さらに丁寧なサービスを心がけて参ります。
引き続きよろしくお願いいたします。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
◆◆（社名） ◆◆（フルネーム）
〒000-0000 （会社の住所）
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール （メールアドレス）
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━」
営業時間変更に関しての電話の場合、変更後の営業時間と対象となる店舗を明確に伝えるようにしましょう。
もし店舗数が多かったり、店舗によって営業時間にバラつきがあったりする場合には電話で簡単に伝えて、メールや郵便などで別途変更を伝えるという形でもいいかと思います。
＜営業時間変更をお知らせする電話例文＞
「いつもお世話になっております。
◆◆の◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
このたびは、弊社の営業時間変更のご連絡でお電話をいたしました。
弊社の営業時間は平日XX:XX～XX:XXでしたが、〇月〇日より平日XX:XX～XX:XXに変更となります。
対象となる店舗は、○○店、○○店、○○店、○○店の4店舗となります。
ご不便をおかけして申し訳ございません。
今後ともスタッフ一同さらに丁寧なサービスを心がけてまいりますので、引き続きよろしくお願いいたします。
では、失礼いたします。」
＞＞＞ 社内向け ＜＜＜
サーバーメンテナンスのお知らせ
社内での案内やお知らせで意外に多いのが、サーバーメンテナンスに関するものです。
メールを送る場合には日時の情報は必須ですし。メンテナンスによって使用できなくなるシステムの情報やそれによって起こり得ることについても触れておきましょう。
＜サーバーメンテナンスをお知らせするメール例文＞
「お疲れ様です。
◆◆です。
〇月に実施予定のサーバーメンテナンスに関するご案内です。
サーバーメンテナンス期間中は～と～、～が完全に使用できなくなります。
詳細は以下の内容をご確認ください。
■日時
○年○月○日（〇）XX時～○日（〇）XX時まで
■その他
取引先や関連会社への連絡等、メンテナンス実施に伴い業務上不都合が発生する場合の処置は事前に対応をお願いします。
■問い合わせ先
私、もしくは私が不在の場合は○○（内線：XXX）までご連絡をお願いします。
何かとご不便をおかけしますが、皆様のご理解とご協力をお願いいたします。
◆◆（部署と名前）」
サーバーメンテナンスに関してのお知らせや案内は基本的にメールで済むかと思いますので、電話はメールのフォローというか、念押しといった感じになるかと思います。
ただ、業務に関することなので言った言わないの水掛け論にならないよう、きちんと伝えるようにしましょう。
＜サーバーメンテナンスをお知らせする電話例文＞
「お疲れ様です。
◆◆です。
今お時間よろしいでしょうか？
〇月にサーバーメンテナンスを実施する予定があり、それに関するご連絡です。
サーバーメンテナンス期間は○年○月○日（〇）XX時から○日（〇）XX時までとなっており、その間は～と～、～が完全に使用できなくなります。
そのため、取引先や関連会社への連絡等、メンテナンス実施に伴い業務上不都合が発生する場合の処置は事前に対応をお願いします。
何かありましたら私、もしくは私が不在の場合は○○までご連絡をお願いします。
内線はXXXです。
何かとご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
では、失礼いたします。」
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