電話代行の導入を検討しているけど「自社にあったプランやサービスがよくわからない、選ぶ方が分からない」というようなお問合せをよく頂きます。電話代行サービスは業種や料金、応対内容・サービス内容が異なるため「いったい何を基準に選んだら良いのかが分からない」と仰るのも当然のことだと思います。
そこで、こちらのページでは自分にあったプランやサービスの選び方を「どのような順番で考えたら良いのか」順を追ってご説明いたします。
電話代行サービスを選ぶ際は、まずは以下の５つの要素を必ず確認しましょう。
１．着信コール数
２．応対内容
３．応対品質
４．機能・サービス
５．価格
先ず最初のポイントは着信コール数です。(着信コール数とは、お客様から貴社にかかってきた電話のコール数のことです。) ほとんどの電話代行サービスでは、例えば「月額〇〇円で50コール」「50コールを超過したときは1コールにつき〇〇円」というように、月額料金で受けられるコール数と超過分の１コールあたりの料金が決められています。
月間コール数や超過料金によって価格が変わってきますので、まずは貴社の月間コール数を考慮しながらプランやサービス内容を見てみる必要があります。
例えば起業したばかりで、まだそんなに電話はかかってこない (例えば月に20回程度) というような方は、コール数の少ないプランで十分だと思います。弊社の最もリーズナブルなプラン「スタートプラン (月のコール数20件)」を選ぶことができます。
次のポイントは応対内容についてです。「このような電話がかかってくるから、このような対応をしてほしい」というように、電話応対の内容そのものに関して確認しておく必要があります。
例えば、担当者あてに電話がかかってきた場合、用件をお聞きして不在案内をしてほしいのか、担当者まで取り次いでほしいのか等... または商品受注や予約受付までの対応をしてほしいのか等、貴社の応対内容をシュミレーションして具体的にどのような対応をしてほしいのかイメージしておく必要があります。
応対内容によって価格が変わってくる電話代行会社がほとんどです。
例えばネットショップ事業者様の場合、ネットショップのお問合せ窓口を設置したい、電話の予約注文に対応したいなどの応対内容になると思います。そうしますと、ネットショップの電話応対に対応した電話代行プランを選ぶことになります。
このように業種によって応対内容が異なるため、あなたの業種に対応した電話代行会社を選ぶ必要がございます。
電話代行サービスを導入するにあたり電話応対の品質は非常に気になるポイントかと思います。そこで、応対品質を見極めるポイントですがそれは電話秘書オペレーターの 職業適性、研修時間、研修内容、経験年数、仕事への情熱、それら５つの要因になります。
５つの要因について語られている電話代行会社は、応対品質についてどのような考えを持って取り組んでいるのかを知ることができます。
逆に、品質を成立させるための５つの要因について何も語られていない電話代行会社は、品質要因そのものを重要と捉えていない可能性があります。応対品質について詳しくみる >
電話代行会社の電話秘書/オペレーターの応対品質を確実に確認するには、電話代行会社が提供している「無料トライアル期間」を利用することで、実際にその電話代行会社の電話秘書の電話応対の品質がどうなのか？というの確認することができます。電話代行会社の口コミや比較サイトなども参考になるかもしれませんが、応対品質を確認するには無料トライアルで実際にサービスを利用することで確認することができるのです。
機能とサービスについては各電話代行会社によって異なっております。 選択の際に注意しなければならいことは、貴社の業務内容に合わせて必要な機能とサービスを「つける」「つけない」を適切に調整していくことだと思います。
契約したときは必要と思われた機能やサービスが数ケ月経過すると不要になった。逆に最初は不要なサービスと思ったが数ケ月後には必要だった、ということがあります。どちらに振れても貴社のコストパフォーマンスが最大限に発揮できる選択をしたいものです。
弊社のオプションサービスは、1ヶ月単位で必要な機能とサービスを選択・解除することができますので、効率よくご利用いただくことが可能です。他にも、次のような「機能・サービス内容」の観点から電話代行会社を選ぶことが可能です。
・24時間365日対応
・どの分野を得意とするか専門性
・カスタマイズ性
・多言語対応
・多チャネル対応
価格（月額料金など）については、前述の１～４の要因によって電話代行会社やプランによって、じつに様々な料金体系になっております。 貴社のご予算もあるかと思いますので、ぜひ上記１～４を勘案されて貴社にあったプランやサービス、価格を見つけていただけたら幸いでございます。
電話代行会社には、格安・リーズナブルな価格の電話代行サービスを売りにする会社や、高機能・高級品質の電話代行サービスを提供する会社など様々ございます。渋谷オフィスでは、格安の「スタートプラン」から高機能な「エグゼクティブプラン」まで、5つの豊富なプランを提供しています。
弊社の電話代行サービスは、最先端技術を駆使した秘書代行システムの独自開発、６ヶ月間にも及ぶ応対研修、様々な機能・サービスに至るまで一貫して自社で行う強みを発揮して、どのプランをご選択いただいても価格以上の価値あるクオリティをご提供しております。もしご満足いただけないときは30日間の完全返金保証もございます。
電話代行サービスを検討している事業者様の中には、すぐにでも電話代行サービスを開始したい、というように急ぎである場合もあると思います。このように何らかの理由ですぐにでも電話代行サービスを開始したいという場合は、すぐにサービスを使用できるのか？どうかの確認も必要です。
通常、電話代行会社の場合は〇〇日営業日など一日二日など、サービスを開始まで数日間時間を要します。一方でアプリベースの電話代行会社では、翌日からサービスを使えるところもありますので、自社の状況に合わせて適切な電話代行会社を選ぶようにしましょう。
起業家、個人事業主、事業を独立したばかりの方、ネットショップを運営する方など、それぞれの事業者がどのようなプランやオプションサービスを利用しているのか？を詳しく紹介した導入事例もご参考下さい。
