報告・連絡・相談のいわゆる「ホウ・レン・ソウ」というのは、社会人における基本として知られています。
ただ、相談しなければいけないことはわかっていても、なかなかできないという方も多いでしょう。
ここでは、「相談編」ということでメールの書き方や電話のかけ方、それぞれの例文もあわせて詳しく解説していきたいと思います。
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スケジュール変更の相談
今のご時世だと、スケジュール変更は頻繁にあるかと思います。
理解を得られる可能性もありますが、こちら側の都合で変更であれば一方的にならないよう相手の都合を尋ねるようにしましょう。
もちろん、相談に至った背景もしっかりと伝えるようにしてください。
＜スケジュール変更の相談メール例文＞
「株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
◆◆の◆◆です。
先般より進めていただいた～の～についてご相談がございましてメールをいたしました。
大変申し訳ないのですが、スケジュールの見直しが必要となっております。
細かなスケジュールは未定ですが、現時点で～との報告を受けております。
～で～になったため、～が～になってしまうとのことです。
○○様には、〇月のスタート予定で進めていただいており、心苦しい限りです。
誠に勝手ながら、〇月～〇月の○○様のご都合を伺えますでしょうか。
弊社と○○様のご予定を勘案し、改めてスケジュールの策定を考えております。
○○様のご予定が厳しい場合には、～も可能ですのでご遠慮なくおっしゃってください。
予定がずれてしまいご迷惑をおかけして申し訳ございません。
よろしくお願いいたします。
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◆◆（社名） ◆◆（フルネーム）
〒000-0000 （会社の住所）
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール （メールアドレス）
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━」
急なスケジュール変更であれば、相手もスケジュールを確認する時間が必要になってくるかと思います。
早くに返事がほしい気持ちはわかりますが、こちらの都合での変更である以上は相手を急かすようなことはしないようにしましょう。
感情的になった相手からいろいろな言葉が飛んでくるかもしれませんが、気持ちを込めた謝罪で堪えてください。
＜スケジュール変更の相談電話例文＞
「いつもお世話になっております。
◆◆の◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
実は先般より進めていただいた～の～についてご相談がございます。
大変申し訳ないのですが、スケジュールの見直しが必要となっておりまして、細かなスケジュールは未定ですが、現時点で～との報告を受けております。
～で～になったため、～が～になってしまうとのことです。
本当に申し訳ございません。
つきましては、〇月～〇月の○○様のご都合を伺えますでしょうか？
○○様のご予定が厳しい場合には、～も可能ですのでご遠慮なくおっしゃってください。
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
ではご連絡をお待ちしております。
失礼いたします。」
導入の相談
基本的に結論から先に述べて、詳細は結論を補足する形で展開していきましょう。
下手に回りくどい言い回しをせずに一番聞きたいことから切り込んで、相手の意見や移行を尋ねるようにしてみてください。
＜導入の相談メール例文＞
「株式会社○○
○○様
お世話になっております。
◆◆の◆◆です。
本日は貴社ですでにご活用されている～についてご相談があり、ご連絡いたしました。
現在、当社でも～の導入を検討しているのですが、～や～、～について従来の～に比べたメリット・デメリットなど忌揮なきご意見を伺えないでしょうか。
〇日の～の後にでも少々お時間をいただけますと幸いです。
ご対応のほど、よろしくお願いします。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
◆◆（社名） ◆◆（フルネーム）
〒000-0000 （会社の住所）
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール （メールアドレス）
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━」
電話に関しても、メールと同じように回りくどい表現はNGです。
ただし、一方的にならないように相手にお伺いを立てる姿勢を忘れないようにしてください。
断られる場合もありますので、具体的な日程の候補はいくつか挙げておいたほうがいいかもしれません。
＜導入の相談電話例文＞
「お世話になっております。
◆◆の◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
実は御社ですでにご活用されている～についてご相談があり、ご連絡いたしました。
現在、当社でも～の導入を検討しており、是非ご意見を伺いたいと思っております。
もしよろしければ、〇日の～の後にでも少々お時間をいただけないでしょうか？
ありがとうございます。
では、〇日によろしくお願いいたします。
失礼いたします。」
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どちらにするかの相談
何かの選択を迫られたとき、上司に相談するというのはよくあることです。
ただ、上司に丸投げになってしまってはいけないので、自分なりの答えを用意した上で上司に相談するようにしましょう。
わかりやすく内容をまとめるのはもちろんですが、情報量が多い場合には別途データを添付するなどの対応もしていきたいところです。
＜どちらにするかの相談メール例文＞
「○○部長
お疲れ様です。
◆◆です。
～件でアドバイスをいただきたくメールしました。
現在、～に関しまして、AとBの2つの候補があり、どちらにするかで迷っております。
Aに関しては～なのですが、～という点がネックになってきます。
一方で、Bに関しては～で、 ～という点が気がかりとなっております。
私といたしましては、～の面や～の点からAにすべきかと考えています。
なお、AとBの詳細については添付ファイルにてご確認をお願いいたします。
◆◆（部署と名前）」
電話の場合、上司に時間がガッツリ相談に乗ってくれるならそのまま電話で詳細を話すという形でもいいかと思います。
ただ、別の業務で忙しそうであれば、相談したい旨と簡単な内容を伝えて、メールで詳細を送るというのもひとつです。
必ずしも電話で結論を出さなければいけないわけではないので、上司の都合に合わせるようにしましょう。
＜どちらにするかの相談電話例文＞
「お疲れ様です。
◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
実は、～の件でアドバイスをいただきたくお電話いたしました。
現在、～に関しまして、AとBの2つの候補があり、どちらにすべきかで迷っております。
Aは～で～なのに対してBは～で～となっており、私といたしましては～の面や～の点からAにすべきかと考えています。
AとBの詳細をメールでお送りしますので、後ほどお返事いただけないでしょうか？
ありがとうございます。
では、よろしくお願いいたします。
失礼いたします。」
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