仕事は、一人で完結するものではなく、さまざまな人との関わり合いの中で成り立っています。チームメンバーとの協力、取引先や顧客との連携、他部署との調整など、多くの人々と相互に作用し合いながら進めていくのが、現代の仕事のスタイルです。
・多くの人々と相互に作用し合いながら進めていく必要性
そのため、「この部署が動かないと次に進めない」「この人からの返事がないとこちらも動けない」という状況に直面することは決して珍しいことではありません。特に大きなプロジェクトや複雑なタスクでは、誰か一人の対応が遅れるだけで全体の進行が停滞してしまうこともあります。
・催促という行為は簡単なものではない
その際には、適切に相手へ催促を行い、スケジュールを取り戻すことが求められます。しかし、催促という行為は簡単なものではありません。多くの場合、催促されて気分が良いという人は少なく、それが相手との関係性に影響を及ぼすリスクもあります。
・催促を成功させるために必要なこと
催促を成功させるためには、相手の立場や状況に配慮しながら、誠意を持って伝えることが不可欠です。高圧的で感情的な催促は、相手に不快感を与えるだけでなく、関係性を悪化させ、最終的に仕事の円滑な進行を妨げる可能性があります。
・適切なタイミングと方法で催促を行う
一方で、適切なタイミングと方法で催促を行えば、相手に負担をかけすぎることなく、建設的な対応を引き出すことができるのです。そこで今回は、「催促編」と題し、催促をする際に注意すべきポイントや、実際に使えるメールや電話の例文について詳しく解説していきます。
たとえば、どのような言葉遣いをすれば相手に配慮が伝わるのか、具体的にどのタイミングで催促を行うべきなのかといった実践的な内容を取り上げます。催促は決して心地よい作業ではありませんが、適切に行うことでスケジュールの遅れを取り戻すだけでなく、仕事全体の効率性を向上させる大切な手段となります。
本記事を通じて、催促に関する基本的な考え方とスキルを習得し、よりスムーズな業務遂行を目指していきましょう。
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メール返信の催促
本来であればもう来ているはずのメールの返信が来ないという状況の中では、やはり怒りも出てくるでしょうし、相手を非難したい気持ちも出てくるかもしれません。
ただ、そこはぐっとこらえて感情的にならないような文面を作り上げるようにしましょう。
＜メール返信の催促メール例文＞
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
◆◆の◆◆です。
XX月XX日(X)に～をメールにてお送りいたしましたが、お手元に届いておりますでしょうか。
ご確認の上、お返事いただけますと幸いです。
もしお手元に届いていない場合には、すぐに再送いたしますので恐れ入りますが、XX月XX日(X)中にご連絡ください。
ご多忙のところ恐縮ですが、お返事はXX月XX日(金)までにいただけますでしょうか。
～を控えており、期限をこれ以上延ばすのが厳しい状況です。
こちらの事情で大変申し訳ございませんが、ご確認の程、よろしくお願いいたします。
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◆◆（社名） ◆◆（フルネーム）
〒000-0000 （会社の住所）
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール （メールアドレス）
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本当に状況が差し迫っている場合には、メールよりも電話のほうが効果的です。
電話をかけるという時点で相手も「急いで返事をしたほうがいいんだな」と察することができます。
ただ、本当に差し迫った状況だと早口になってしまったり感情的になってしまったりすることもあるかと思いますので、その点は気を付けておきましょう。
＜メール返信の催促電話例文＞
いつもお世話になっております。
◆◆の◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
先日の～の件でご連絡いたしました。
XX月XX日(X)に～をメールにてお送りいたしましたが、お手元に届いておりますでしょうか。
もしお手元に届いていない場合には、すぐに再送いたしますので恐れ入りますが、再送に関してましてはXX月XX日(X)中にご連絡をいただけますと幸いです。
ご多忙のところ大変申し訳ないのですが、お送りした～に関するお返事はXX月XX日(金)までにいただけますでしょうか。
というのも、～を控えており、期限をこれ以上延ばすのが厳しい状況でございます。
何卒よろしくお願いいたします。
ではご連絡をお待ちしております。
失礼いたします。
見積書の催促
ビジネスの現場では、見積書のやり取りは日常的に行われる重要な業務の一つです。特にプロジェクトの開始や新しい取引先との契約準備、社内での予算承認手続きなど、見積書がなければ次のステップに進めない場面も多々あります。
そのため、見積書をスムーズに受け取ることは、業務の円滑な進行を左右する重要なポイントとなります。しかし、お願いしていた見積書がなかなか届かないという状況に直面することも珍しくありません。
・催促の仕方を誤ると相手に不快感を与える可能性も
相手が忙しくて対応が遅れている場合や、見積書の作成そのものに時間がかかっているケースも考えられます。こうした状況では、こちらから催促をする必要がありますが、催促の仕方を誤ると相手に不快感を与えたり、関係性を悪化させたりするリスクもあります。そのため、適切な方法で催促を行うことが求められます。
・見積書が必要な理由や緊急性を具体的に説明する
まず大切なのは、見積書の必要性をしっかりと伝えることです。ただ単に「早く送ってほしい」と言うのではなく、「こちらで予定している業務が滞っている」「社内での承認手続きに間に合わなくなる可能性がある」といったように、見積書が必要な理由や緊急性を具体的に説明しましょう。
これにより、相手も重要性を理解しやすくなり、対応の優先度を上げてもらえる可能性が高まります。一方で、催促をする際には、相手の立場や状況に配慮することが欠かせません。見積書の送付が遅れている理由はさまざまであり、単に忘れている場合もあれば、多忙な業務の合間に対応が後回しになっている場合もあります。
・催促の際には高圧的な態度や感情的な表現を避け、柔らかい言葉遣いを心がける
そのため、催促の際には高圧的な態度や感情的な表現を避け、柔らかい言葉遣いを心がけることが大切です。「お忙しいところ恐縮ですが」といった一言を添えるだけでも、相手に対する配慮が伝わり、良好な関係を維持しながら催促を進めることができます。
・○月○日までにご送付いただけますでしょうか？と期限を示す
また、催促をする際には具体的な期限を提示することも効果的です。「急いでいます」とだけ伝えるのではなく、「可能であれば○月○日までにご送付いただけますでしょうか」といった形で明確な期限を示すと、相手も対応しやすくなります。
この際、「何か不明点があればお知らせください」「必要であれば追加情報をお送りします」といった形で、相手をサポートする姿勢を見せることも重要です。これにより、催促が単なる要求ではなく、協力的なコミュニケーションとして受け取られるようになります。
＜見積書の催促メール例文＞
株式会社○○
○○様
お世話になっております。
◆◆の◆◆です。
先日は、商品に関する丁寧なご説明をありがとうございました。
さて、XX月XX日付けのメールにて、～についての見積書の作成をお願いしておりましたが、本日XX日現在、届いておりません。
XX日までにご手配くださるとのお約束でしたが、いかがなっておりますでしょうか。
当社といたしましては、XX日に発注を考えておりますので、大至急、お送りくださいますようお願い申し上げます。
取り急ぎお願いまで。
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◆◆（社名） ◆◆（フルネーム）
〒000-0000 （会社の住所）
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール （メールアドレス）
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見積書の催促に関しても、やはりメールより電話をしたほうが相手も「急いでいるんだな」と察してくれるはずです。
相手が約束を破って平然としていると腹が立ってしまうかもしれませんが、ここでも感情をぐっと抑えてあくまでも「急いでいるんです」「困ってるんです」というスタンスで電話をかけるようにしましょう。
＜見積書の催促電話例文＞
「お世話になっております。
◆◆の◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
先日ご説明いただいた商品～の件でお電話いたしました。
XX月XX日付けのメールで～についての見積書の作成をお願いしており、その際にXX日までにご手配くださるとのお約束でしたが、現在いかがなっておりますでしょうか？
当社といたしましては、XX日に発注を考えておりますので、お忙しいところ大変申し訳ないのですが、なるべく早くにお送りくださいますようお願いいたします。
では、ご連絡をお待ちしております。
失礼いたします。
＞＞＞ 社内向け ＜＜＜
依頼事項の催促
社内でも何かをお願いしたり、お願いされたりということはよくあります。
自分が何かを依頼したときに、その催促をメールでする場合には相手を気遣いつつ、お伺いを立てるような感じで文面を作成していきましょう。
社外へのメールほど神経質になる必要はありませんが、やはり催促という行為そのものがデリケートなので文面には気を付けましょう。
＜依頼事項の催促メール例文＞
○○部長
お疲れ様です。
◆◆です。
先日は、いろいろとありがとうございました。
その際にお願いしました件についてはその後、いかがなっておりますでしょうか。
ご多忙中のところ、催促がましく失礼かとは存じますが、よろしくご配慮のほどお願いいたします。
お返事をお待ちしております。
◆◆（部署と名前）
電話での催促というのは、仮に社内の相手でも緊張するかと思います。
電話という時点で相手にある程度のプレッシャーを与えることになりますので、メールの文面以上にちょっとした言い回しにも気を遣うようにしましょう。
そこまでの急ぎでなければ、声色や声のトーンもできるだけ柔らかく、優しい感じにするといいかもしれません。
＜依頼事項の催促電話例文＞
「お疲れ様です。
◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
先日は、いろいろとありがとうございました。
本日はその際にお願いしました件についてお電話させていただきました。
その後、いかがなっておりますでしょうか？
お忙しいところ、申し訳ないのですが、何卒よろしくお願いいたします。
では、失礼いたします。
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