仕事をしていく中で、誰かと交渉するという機会は誰にでも訪れることかと思います。
ただ、交渉と言葉にするのは簡単でも、実際に交渉していくのは思っている以上に難しいものです。
ここでは「交渉編」ということで、メールや電話での交渉にあたってメールの書き方や電話のかけ方を例文も踏まえて解説していきたいと思います。
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納期延長の交渉
新型コロナウイルスの感染拡大であったり自然災害であったりとこのご時世ですから、納期に間に合わないというケースも出てくるかと思います。
その場合には早い段階で納期延長の交渉をしなければいけないのですが、メールをする場合には相手が納得するように納期延期の理由について誠意をもって説明し、新しい納期について具体的な日をはっきりと示すようにしましょう。
もし相手から納期延長のOKが出たら、すぐに礼状を出してください。
＜納期延長の交渉メール例文＞
株式会社○○
○○様
平素は格別のお引き立てを賜わり、厚くお礼を申し上げます。
◆◆の◆◆です。
さて、本日は～の納期についてご相談申し上げたくメールさせていただきました。
納期はXX月XX日（X）でございますが、誠に申し上げにくいことながら、これをXX月XX日（X）まで延期していただけませんでしょうか？
実は、弊社～におきまして～にトラブルが生じ、作業の遅れが発生いたしました。
現在は回復しており、～で作業を急いでおりますが、ご指定の期日までには納品いたしかねる状況でございます。
このようなことを申し上げるのは誠に心苦しく存じますが、事情をご賢察いただき、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
取り急ぎ、お詫びとお願いを申し上げます。
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◆◆（社名） ◆◆（フルネーム）
〒000-0000 （会社の住所）
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール （メールアドレス）
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━」
今はメールでのやり取りがメインになっているところも多いとは思うのですが、納期延長などの差し迫った交渉に関しては電話のほうがいいかと思います。
焦ってしまう気持ちもわかりますが、一方的にならないように気を付けましょう。
＜納期延長の交渉電話例文＞
いつもお世話になっております。
◆◆の◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
本日は～の納期についてご相談させていただきたく、お電話いたしました。
XX月XX日（X）ということで承っておりました納期なのですが、これをXX月XX日（X）まで延期していただけませんでしょうか？
というのも、実は弊社～におきまして～にトラブルが生じ、作業の遅れが発生いたしました。
現在は回復しており、急ピッチ～で作業を進めておりますが、ご指定の期日までに納品するのが難しい状況です。
本当に申し訳ありません。
何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
では、失礼いたします。
面会の交渉
面会の交渉をする場合も一方的に要求を突きつけるのではなく、相手の意見や要望も聞くようにしましょう。
自分の希望があっても、できる限りは相手の都合に合わせるような姿勢をしっかりと見せておきたいところです。
＜面会の交渉メール例文＞
「株式会社○○
○○様
お世話になっております。
先日、～でご一緒にしました◆◆の◆◆です。
その節は、～についてお話をお聞かせくださり、ありがとうございました。
～にて○○様にお話しさせていただいた弊社商品「XXX」を実際にご覧いただければと存じます。
ご多忙中の事とは存じますが、XX月XX(X)からXX月XX日(X)までの間でX時間ほど、お時間を頂戴することはできますでしょうか。
ご都合のよい日時を2、3挙げていただけましたら、ご都合のよい場所に伺います。
御面会がかないます場合は、お返事をいただけますと幸いに存じます。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討のほど、どうぞよろしくお願い致します。
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◆◆（社名） ◆◆（フルネーム）
〒000-0000 （会社の住所）
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール （メールアドレス）
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━」
電話の場合、その場で「いついつならいいですよ」とすぐに返事がもらえる可能性もありますので、メモの用意をしておきましょう。
もちろん、折り返しの連絡を待つことになる可能性もありますので、変に急かすような言い回しは避けるようにしてください。
＜面会の交渉電話例文＞
「お世話になっております。
◆◆の◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
先日の～では、ありがとうございました。
本日は、～にて○○様にお話しさせていただいた弊社商品「XXX」を実際にご覧いただければと思い、お電話いたしました。
もしよろしければ、XX月XX(X)からXX月XX日(X)までの間でX時間ほど、お時間を頂戴することはできますでしょうか。
ご都合のよい日時を2、3挙げていただけましたら、ご都合のよい場所に伺います。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
では、お返事をお待ちしております。
失礼いたします。
値引き交渉
交渉にもいろいろな交渉がありますが、その中でも特に値引き交渉というのはデリケートなものです。
言い回しに気を付けるのはもちろん、値引きを求める理由を簡潔に説明し、具体的にどれくらいの値引きを希望するのかを伝えるようにしましょう。
一方的な文面にならないように気を付けてください。
＜値引き交渉メール例文＞
株式会社○○
○○様
平素は格別のお引き立てを賜わり、厚くお礼を申し上げます。
◆◆の◆◆です。
商品「XXX」に関するお見積りを確かに受け取りました。
さっそくご対応いただきまして、ありがとうございます。
さてご提示の金額ですが、貴社もご配慮くださったこととは存じますが、弊社が希望している価格とはやや隔たりがありました。
ご提示の数字より、X％ほど価格を下げていただくと購入可能となりますが、再検討をお願いできませんでしょうか？
ご承知の通り、～により弊社も大きな影響を受けており、厳しい状況にございます。
事情ご賢察の上、ご理解をいただければ幸いです。
なお、価格条件によりましては、将来的にはお取引も増やしていきたいと考えております。
その点も含みましてご相談をさせていただければありがたいです。
お手数とは存じますが、ご検討をよろしくお願い申し上げます。
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◆◆（社名） ◆◆（フルネーム）
〒000-0000 （会社の住所）
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール （メールアドレス）
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━」
電話の場合、言い回しはもちろんですが、声のトーンにも気を付けましょう。
威圧的な印象を与えてしまうのはNGです。
＜値引き交渉電話例文＞
いつもお世話になっております。
◆◆の◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
商品「XXX」に関するお見積りを確かに受け取りました。
さっそくご対応いただきまして、ありがとうございます。
そのご提示の金額についてなのですが、弊社が希望している価格とはやや隔たりがあるように感じました。
ご提示の数字よりX％ほど価格を下げていただくと購入可能となるのですが、再検討をお願いできませんでしょうか？
～により弊社も大きな影響を受けており、やはり厳しい状況にございます。
価格条件によりましては、将来的にはお取引も増やしていきたいと考えておりますので、改めてご相談をさせていただけますと幸いです。
ご検討をよろしくお願いいたします。
では、ご連絡をお待ちしております。
失礼いたします。
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