ビジネスマンは毎日忙しい日々を送っています。オフィスにいる時は電話応対が可能かもしれませんが、会議、営業、外出時など、オフィスを不在にした際の電話応対は難しいでしょう。
それでもお構いなしにかかってくるのが電話というものです。ビジネスマンの皆さんは、電話に出られなかったときには、どのように対処していますでしょうか？
電話に出れない時の対処法
電話に出れない時の対処法として、「できる限り早めに、折り返しの電話を入れる」か「電話代行サービスを利用して不在時の電話応対をアウトソーシングする」の2つの対処法があると思います。以下で詳しく説明します。
1. できる限り早めに、折り返しの電話を入れる
不在時や電話に出ることができなかった時に、着信履歴や留守番電話から相手が誰であるかを確認できる場合は、可能な限り早めに折り返しの電話を入れるようにしましょう。
その際に、留守番電話に留守電が残っている場合には、きちんと要件を確認してから、その要件に答えられるようにしておきましょう。着信履歴のみしか確認できない場合は、相手にきいてみたいと分かりませんので、折り返し電話で要件を確認するしかありません。
・テキストメッセージの送信
状況によって直接電話をかけることができない場合、または相手が忙しそうに見える場合は、メールやチャットなどでテキストメッセージを送ることを検討しましょう。メッセージには、電話に出られなかったことを謝罪し、折り返しの電話をする意向を伝えるようにしましょう。
2. 電話代行サービスを利用して不在時の電話応対をアウトソーシングする
電話代行サービスを利用して、不在時にかかってきた電話応対がアウトソーシングして、応対内容をメールやチャットで送って貰うことです。詳しく電話が出られな時の対処法を見てみましょう。
折返し電話の入れ方
折返しの電話を入れる際は、次の点に注意して電話をかけましょう。
・簡単な謝罪
まず最初に簡単な謝罪の言葉を述べましょう。例えば、「お電話頂きましたようで、出れずにすみません」など簡単で構わないので、電話に出れなかったことをさらりと触れましょう。これはコミュニケーションをスムーズに行う前置きみたいなものですので、あまり大袈裟に謝る必要はありません。
・電話に出られなかった理由を簡潔に伝える
電話に出られなかった理由を簡潔に伝えるのも良いと思います。会議中だった、移動中だった、または単に電話が聞こえなかったなど、電話に出れなかった理由は人それぞれです。
「外出中、移動中で電話に出ることができませんでした」、「取り込み中で電話に出ることができませんでした」など、簡潔に折返し電話の前置きとして理由を述べるのも手です。
・折返し電話を入れるタイミング
そしてもう一つ考慮したいのが、折返し電話を入れるタイミングです。折返し電話は、相手の着信や留守電などに気付いたら、可能な限り早く折り返すことが理想的とされますが、折返し電話に相手が出なければ意味がありません。
例えば、営業終了時間とされる19:00頃に折返し電話を入れても、相手はもう帰路の途中かもしれませんし、電話に出れない可能性もありますし、相手からしたら迷惑な時間かもしれません。その場合は、例えばメールで要件を伺うなど、翌日以降に連絡するなど、相手の状況に合わせて折返し電話を入れるようにしましょう。
折返し電話のマナー
折返し電話の入れ方と重複する点もございますが、折返し電話を入れる際は以下のマナーをしっかりと守りましょう。
・簡単な謝罪
・必要があれば出れなかった簡単な理由を伝える
・折返し電話の入れるタイミング
・自分がどこの誰かを伝える (知らない相手の場合)
・要件をちゃんと伺う
折り返し電話を入れる相手によって、電話に出れなかった理由を伝える必要がある場合は、「外出中に電話に出ることができませんでした。お手数ですがお電話頂きましたご用件をお聞かせ頂けますでしょうか？」のように、話がスムーズに続くように相手に伝えましょう。
電話代行を利用して、不在時の電話応対を管理する
営業や会議など外回りの仕事が多い、オフィスを不在にすることが多く、電話応対が難しい ... という場合は、電話代行サービスを利用することも手です。電話代行を利用することで、不在時の電話応対を全て電話秘書にお願いすることができます。
また電話秘書が応対してくれた応対内容は、メールやチャット送ってくれますし、音声で聞くこともできますので、出先から顧客やクライアントからかかってきた電話の内容を確認することもできます。
