今回は、起業したばかりの事業者、ビジネスマンが電話代行サービスを導入するタイミングやきっかけについてご紹介します。同じように、起業したばかりで会社の電話対応に困っているという方は、もしかしたら電話代行サービスを導入するタイミングなのかもしれません。
実際に起業して個人事業主となりビジネスを始めた人が、どのようなタイミングやきっかけ、問題を抱えて電話代行サービスの導入に至ったのか？をご参考にご紹介します。
起業当初は携帯に転送設定をしていました
個人事業主としてビジネスを立ち上げた当初は、会社にかかってくる電話を自分の携帯電話に転送することで対応していました。最初のうちは問題なく運用できていたものの、移動中の電車内や打ち合わせの最中など、どうしても電話に出られないタイミングが増えていきました。
また、急な外出時には転送設定をし忘れてしまうこともあり、その間の着信に気づかず、後から折り返すようなケースも少なくありませんでした。
こうした状況が続くうちに、「このままでは大切な商談の機会や新規顧客との接点を逃してしまうのでは？」と不安を感じるようになり、対応体制を見直す必要性を実感。
そこで、安定した電話応対ができる環境を整えるために、電話代行サービスの導入を決めました。
起業して固定客がついてきたタイミングで
起業してしばらくの間は、事務所を不在にする際にも携帯電話に転送するなどして、なんとか電話対応をこなしていました。
ある程度までであればそれで対応可能だったのですが、ありがたいことに固定客が徐々に増えてきたことで、今後はより一層きめ細やかな対応が求められるようになってきました。
お客様との信頼関係を大切にしたいという思いもあり、「電話対応の質」も事業の一部としてしっかりと整えておく必要があると感じ、このタイミングで電話代行サービスの導入を決意するに至りました。
事業拡大により電話応対が追いつかなくなった
起業当初は、1日にかかってくる問い合わせも数件程度で、自分一人でも十分に対応できていました。しかし、広告の効果や既存顧客からの口コミが徐々に広がり、新規のお問い合わせが増加。それに伴い、対応しなければならない電話の件数も日々増えていきました。
外出中や商談中など、どうしても手が離せないタイミングでの着信が重なることも多くなり、電話にすぐ出られないケースが目立ち始めました。
実際に、そうした機会損失によってビジネスチャンスを逃してしまった経験もあり、「このままでは顧客満足度を下げてしまう」と危機感を抱くようになりました。
固定客への対応を疎かにせず、かつ新規のお客様からの問い合わせにも確実に対応できる体制を築くために、検討の末、電話代行サービスの導入を決意しました。
仕事とプライベートの電話を区別したかった
起業直後は、ビジネス用とプライベート用の電話の両方に同じ携帯番号を使用していました。当初はそれでも支障はなかったのですが、事業が軌道に乗り始めると、取引先からの電話が休日や夜間にもかかってくるようになり、次第にプライベートとの境界があいまいになっていきました。
常に仕事モードのような状態になり、精神的にも徐々に負担を感じるようになってきたため、「このままではストレスが溜まる …」と危機感を持つようになりました。
そこで、電話代行サービスを活用し、ビジネス用の固定電話番号を新たに設けて、着信を代行業者に転送してもらう体制を構築。その結果、仕事とプライベートをしっかり切り分けることができ、業務に集中できる時間を確保しながら、心身のバランスも保てるようになりました。
ワークライフバランスの確保という面でも、電話代行の導入は大きな効果を感じています。
会議や商談中の電話対応をサポートするために
起業から数ヶ月が経ち、事業が軌道に乗り始めましたが、商談や会議中に重要な電話を取れないことが多々ありました。タイムリーな対応ができず、電話が気になって会議や商談に集中できないことが続きました。
このままでは不味いと、商談中でも重要な電話を逃さないために、電話代行サービスを利用してプロの電話秘書に一次応対をして貰い、折り返し対応ができる体制を整えました。
信頼構築のための導入
事業が拡大する中で、専属の電話受付スタッフを雇うか悩みました。しかし人材確保やコスト面の負担が大きいと判断、電話代行サービスなら低コストでプロフェッショナルな電話応対ができると知り、顧客との信頼を維持するためにも導入を決意しました。
電話代行サービスなら、電話応対のプロにするに電話応対をお願いすることができるので、顧客との信頼関係を構築するためにもとても役立っています。
まとめ : 起業後に電話代行サービスを導入するタイミング
起業後に電話代行サービスを導入するタイミングは、人それぞれ異なりますが、共通して「顧客数の増加」「業務の効率化」「プライベートとの両立」といった変化が一つのきっかけとなるケースが多く見られます。
こうした転換点を見逃さず、必要なタイミングで電話代行を導入することで、大切な電話の取りこぼしを防ぎ、ビジネスチャンスをしっかりとつかむことが可能になります。
また、電話対応にかかる負担を軽減することで、本来注力すべき業務に集中できる環境が整い、事業の成長スピードをさらに高めることにもつながります。
電話代行サービスは、限られたリソースの中で事業を進める起業家にとって、コストを抑えながら顧客対応の質を高められる有効な手段のひとつです。信頼される体制づくりの一環として、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
