会社や個人事業主にとって、電話応対はビジネスの重要な一部です。しかし日々のビジネスに欠かせない電話応対には、ストレスが伴う場合もあります。
人によっては、営業電話を断ることが苦手だったり、電話対応が業務を中断させ負担となってしまう場合もあります。また、一人で事業を経営している個人事業主の場合、重要な電話を逃さないために常に事務所にいなければならないというプレッシャーを感じることもあります。
本記事では、電話代行を導入したことで見えてきた、様々な電話応対の課題と解決策について取り上げています。具体的な事例を通じて、電話代行サービスがいかにしてビジネスの効率化と従業員のストレス軽減に貢献しているのか？に目を向けてみたいと思います。
電話代行を導入することで、従業員は落ち着いて業務に取り組むことができ、個人事業主は安心して外出できるようになるなど、そのメリットは多岐にわたります。
電話代行の導入によって、社員が日々の営業電話に疲弊し、精神を擦り減らしていたという事実も見えてきましたので、詳しくご紹介します。
営業電話を断るのが苦手という人もいる
人によっては、営業電話を断ることで相手に悪いのではないか？断ることで怒鳴られたり、怒られたりするのではないか？という恐怖から精神的にダメージを受けてしまう場合もあるとのことでした。
このような人の場合、自分から営業電話が負担である、などのSOSを発することができないので注意が必要です。自分が苦しい (営業電話の応対が精神的に辛い) などを上手く発信できない人は、どんどんネガティブな状況を溜め込んでしまう傾向にあります。
できればマネージャーなど上の立場のスタッフが異変に気づいてあげることが大切です。では、この問題をどのように解決すれば良いのでしょうか？
電話応対は、顧客との接点となる重要な業務です。そのため、この業務がスタッフにとって大きなストレスとなっている場合、その事実を理解し、電話代行サービスを導入するなど解決策を提示する必要があります。
落ち着いて折返し電話ができるようになった
電話代行を利用したことで、お客様やクライアントからかかってきた電話の受電内容をテキストで確認できるようになったことがターニングポイントになった、と語る従業員の方もおります。
従業員さんのお話によると、電話秘書さんが一次応対の応対内容をテキストにしてメールで送ってくれることで、私たち従業員は、電話を折り返す前に発信者がどんな方でどんな内容のお電話だったのか？をしっかりと確認できることで、落ち着いて折返しの電話、顧客のフォロー対応できるようになったと言います。
確かに電話応対した相手が早口だったり、何を言っているのか？聞き取りづらいかったり、忙し過ぎて注意力が散漫になってしまうと、相手の話を聞き漏らしてしまったり、電話応対のミスが起こりがちです。
しかし電話代行を導入し、顧客やクライアントとの一次応対のプロの電話秘書にお任せすることで、そういった従業員さんの苦労やミスを無くすことができるのです。
気兼ねなく外出できるようになった個人事業主
ある個人事業主の方は、一人で会社を経営しているため、常に事務所のPCの前にいなければいけないという脅迫観念のようなものがあったと言います。
自分一人の個人事業主の場合は、すべての業務を自分で行わなければなりません。例えば会社にかかってくる電話も自分で応対しなければいけません。そのため営業時間中に事務所を空けることが難しく、
というのも自分が事務所を留守にしているときに、何か大事な電話がかかってくるのではないか？というようなことを常に考えてしまうのです。これにより営業時間中に事務所を空けることが難しく、営業時間は外に出てちょっとした気分転換もできずに、日々どんよりしてしまう ... というような悪循環に陥ってしまうという方もおります。
この方は悩んだ挙句、電話代行を導入し、「今は気兼ねなく外出できるようになったため、効率よく業務ができるようになった。」と述べています。
まとめ : 電話代行を導入して気づいたこと
この記事で紹介したエピソードは、実際に事業者さんが電話代行を利用したことで、気づいたことだと言います。ある会社のマネージャーさんは、まさか社員が日々の営業電話に疲弊し、精神をとても擦り減らしていたとは、気づかなかった ... と言います。
スタッフ間で営業電話が多すぎて、業務に支障が出ているということが話題となり、解決策として電話代行を導入したことで、スタッフがこれまで営業電話が精神的な苦痛だったことを吐露したと言います。
このように電話代行を導入したことで気付いたこと、というのがしばしあるものです。
