こちらの記事では、ビジネスに使える、キャンセル通知の例文・定型文をシチュエーションやシーンに合わせてご紹介します。
急遽イベントなどがキャンセルになってしまい、参加者全員にその通知を送らなければならない際、どのような文面で送れば良いのか困ったことはありませんか？
以下でご紹介するキャンセル通知の例文・定型文を知っておくことで、そういった場面でもすぐに相手にキャンセル通知を送ることができます。
各例文・定型文のポイント
キャンセル通知を行う場合、誠意を示す言葉を明確に使いましょう（例：「ご迷惑をおかけします」「お詫び申し上げます」）。また、必要に応じて代替案やフォローを入れることも忘れないようにしましょう。
そしてシンプルかつ分かりやすく、キャンセルについてお知らせすることが大切です。例文・定型文は必要に応じて内容をカスタマイズしてご活用ください。
汎用的な約束のキャンセル
急な予定変更や都合によりキャンセルが必要になった際に使える、シンプルで汎用的な例文です。
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件名: 予定変更のお知らせ
本文例:
[相手の名前] 様
いつもお世話になっております。
[日程]に予定しておりました[内容]ですが、急な都合によりキャンセルさせていただきたく存じます。
申し訳ございませんが、改めて日程を調整させていただければと思います。ご都合の良い日時がありましたら、お知らせいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前/署名]
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メールでの簡易キャンセル通知
短いメールで素早く簡単にキャンセルを伝えたい場合に便利な定型文をご紹介します。
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件名: ご予約の変更について
本文例:
[相手の名前] 様
お世話になっております。
このたび、[日程]に予定しておりました[内容]について、急な事情によりキャンセルさせていただきます。
大変ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます。必要に応じて、改めて日程をご相談させていただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前/署名]
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短く端的に伝える場合
最小限の情報でスムーズにキャンセルを伝える定型文です。
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件名: キャンセルのご連絡
本文例:
[相手の名前] 様
お世話になっております。
[日程]に予定しておりました[内容]を、やむを得ない事情によりキャンセルさせていただきます。
急なご連絡となり、申し訳ございません。
よろしくお願い申し上げます。
[自分の名前/署名]
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プライベートの約束キャンセル（友人向け）
友人との約束をカジュアルにキャンセルを伝える際の例文です。
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件名: ごめん！予定変更のお知らせ
本文例:
[友人の名前]
お疲れさま！
楽しみにしていた[予定内容]なんだけど、[理由（例:急な用事や体調不良など）]で行けなくなってしまいました。本当に申し訳ない！
近いうちに改めて予定を立てたいので、また連絡させてね。ごめんね、よろしく！
[自分の名前]
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クラスやレッスンのキャンセル（顧客向け）
習い事や講座など、顧客向けにキャンセルを伝える例文です。
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件名: 【お詫び】レッスンキャンセルのご連絡
本文例:
[お客様のお名前] 様
いつもお世話になっております。
[レッスン名]の[レッスン日時]のクラスですが、[理由]によりキャンセルとさせていただきます。誠に申し訳ございません。
次回開催の詳細や振替クラスについて、追ってご案内いたしますので、今しばらくお待ちください。何かご不明な点がございましたら、[お問い合わせ先]までお気軽にご連絡ください。
よろしくお願い申し上げます。
[署名]
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会議のキャンセル通知
社内や取引先に会議のキャンセルを伝える例文になります。
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件名: 会議キャンセルのお知らせ
本文例:
[社内向け]
お疲れ様です。
[会議のタイトル]についてお知らせです。予定しておりました[開催日・時刻]の会議ですが、諸事情によりキャンセルさせていただきます。
再調整の上、新しい日程について改めてご案内申し上げます。ご迷惑をおかけしますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
よろしくお願いいたします。
[署名]
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イベント参加キャンセル通知（顧客向け）
急なイベント中止時に、参加者へキャンセルを伝えるための例文です。
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件名: イベント参加キャンセルのご連絡
本文例:
[お客様向け]
[お客様のお名前] 様
お世話になっております。
このたびは、弊社主催の[イベント名]にお申し込みいただき、誠にありがとうございます。
しかしながら、諸事情により[イベント名]の参加をキャンセルさせていただきたく、ご連絡差し上げました。
誠に勝手ながら、参加費用につきましては[返金手続きの概要]をご確認いただけますと幸いです。
ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
よろしくお願い申し上げます。
[署名]
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商品注文のキャンセル通知（顧客向け）
商品の在庫不足や配送トラブルにより、顧客に丁寧にキャンセルを伝えるための例文です。
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件名: ご注文キャンセルのご連絡
本文例:
[お客様向け]
[お客様のお名前] 様
お世話になっております。
このたびは、弊社の商品をご注文いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただいた[商品名]につきまして、在庫不足により誠に申し訳ございませんが、キャンセルとさせていただきます。
代替案として、以下の対応をご提案させていただきます：
1. [代替商品の提案内容]
2. [次回入荷予定のご案内]
引き続きご検討いただける場合は、[連絡方法]までご連絡くださいませ。
ご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
[署名]
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アポイントメントのキャンセル通知
取引先やビジネスパートナーとのアポイントメントをキャンセルする際に使える例文です。
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件名: アポイントメントキャンセルのお願い
本文例:
[取引先向け]
[お客様のお名前] 様
いつもお世話になっております。
[アポイントメント日時]に予定しておりました[面談・訪問]ですが、私共の都合によりキャンセルさせていただきたく存じます。
急なご連絡となり、誠に申し訳ございません。代替の日時として以下の日程をご提案させていただきますので、ご確認いただけますと幸いです：
- [代替候補日時1]
- [代替候補日時2]
何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます。
よろしくお願いいたします。
[署名]
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プロジェクト契約のキャンセル通知
ビジネスプロジェクトや契約のキャンセルを円滑に伝えるための定型文です。
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件名: プロジェクト契約キャンセルのご連絡
本文例:
[取引先向け]
[取引先担当者様のお名前]
お世話になっております。
このたび、[プロジェクト名]に関しまして、ご契約の内容について再検討した結果、誠に申し訳ございませんがキャンセルさせていただきたく存じます。
現在までの進捗やお支払いに関する詳細は、追ってご連絡させていただきます。ご不明な点や追加のご要望がございましたら、どうぞお気軽にご連絡くださいませ。
ご迷惑をおかけする形となり、深くお詫び申し上げます。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
[署名]
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