こちらの記事では、ビジネスで使える「社外との挨拶メールの例文・定型文」について、シチュエーション別に詳しく解説します。取引先やクライアントなど、社外の相手に挨拶のメールを送る際に是非ご参考にしてください。
初めての連絡をする際の挨拶メール
初めての相手に連絡をする際は、簡潔に自己紹介をし、メールの目的を明確に伝えることが重要です。以下に例文を示します。
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件名：初めてのご連絡【○○株式会社 △△】
○○株式会社の△△と申します。
突然のご連絡失礼いたします。
本日は、貴社の△△についてお話を伺いたくご連絡差し上げました。
ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
なお、詳細は以下に記載しておりますので、ご確認いただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
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ポイントとしては、件名に簡潔な要点を記載します。これでメールが名作メールではなく、挨拶のメールであることを相手に伝えます。本文は丁寧な表現を用い、第一印象を良くするようにしましょう。
商談や会議後のお礼メール
商談や会議後にお礼メールを送ることで、相手に感謝の気持ちを伝え、信頼関係を深めることができます。以下にその例文を示します。
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件名：本日の会議のお礼
△△様
お世話になっております。○○株式会社の△△でございます。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました。
本日の会議でご提案いただきました内容について、改めて社内で検討し、近日中にご返信させていただきます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
まずはお礼かたがたご連絡申し上げます。
○○株式会社
△△
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ポイントは、感謝の意を具体的に記載します。そして次のアクションを示し、話を前に進めることができます。
ご無沙汰している相手への挨拶メール
久しぶりに連絡を取る場合、相手を気遣う言葉や近況確認を含めると好印象です。
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件名：ご無沙汰のご挨拶
△△様
ご無沙汰しております。○○株式会社の△△でございます。
その後いかがお過ごしでしょうか。
さて、本日は貴社の新製品△△についてお伺いしたくご連絡差し上げました。
もし差し支えなければ、お時間をいただきたく存じます。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
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ポイントは、「お元気ですか？」などの近況確認を加えつつ、目的を簡潔に記載します。
クレーム対応後のフォローアップメール
トラブル対応の後は、感謝と改善の意識を伝え、信頼回復に努めます。
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件名：対応完了のご報告
△△様
いつも大変お世話になっております。○○株式会社の△△でございます。
先日は弊社の不手際により、ご迷惑をおかけし申し訳ございませんでした。
本件につきましては、○○の対応を完了いたしましたことをご報告いたします。
引き続き改善に努めてまいりますので、何かお気づきの点がございましたら、どうぞご遠慮なくお申し付けくださいませ。
今後とも変わらぬご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
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ポイントは、謝罪と改善への姿勢を明確に示すことです。相手が再度連絡しやすい雰囲気を作ることが重要です。
年始・年末の挨拶メール
季節の挨拶を含めたメールは、ビジネス関係の維持に役立ちます。以下は、年始の挨拶の例文になります。
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件名：新年のご挨拶
△△様
新年あけましておめでとうございます。
旧年中は大変お世話になり、誠にありがとうございました。
本年も変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
まずは略儀ながらメールにて新年のご挨拶を申し上げます。
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ポイントは、簡潔かつ丁寧な表現を心がけましょう。更に送る相手に応じて、個別の具体的な話題を含めると尚良いでしょう。
これらの例文は、ビジネスマナーを押さえつつもシンプルで実用的な構成にしています。あなたの状況に応じて適宜カスタマイズしてご利用下さい。
