ビジネスシーンでは、どうしてもお断りをせざるを得ない状況も出てきます。
もちろん、お断りする側にもいろいろな理由があります。無理難題を突き付けられているということもあれば、どうにかして受けたいけど現実的に難しいということもあります。
どちらにしてもお断りされた側というのはガッカリしますし、場合によっては断られたことによって気分を害するようなこともあるかもしれません。
そう考えると、お断りの際には慎重な言葉選びが求められます。ここでは、「お断り編」ということでお断りする際のメールの書き方や電話のかけ方について例文もあわせて解説していきたいと思います。
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新規取引のお断り
新規取引のお断りをする場合、まずその申し出に対して感謝をして、相手の要求に添えないことに対して詫びましょう。
あいまいな表現は避けて、とにかく丁寧に感謝とお詫びをします。
お断りして終わりになってしまわないように、今後の取引につなげられるような一言があるとなおよいでしょう。
＜新規取引のお断りメール例文＞
株式会社○○
○○様
お世話になっております。
貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
◆◆の◆◆でございます。
この度は、新規契約のお申し込みをいただき、ありがとうございました。
しかしながら、せっかくのお申し出ではありますが、貴社との新規契約の件は見送らせていただきたく存じます。
と申しますのも、弊社は従業員数も少なく、今現在の仕事量で手一杯でこれ以上の仕事をお引き受けする余裕がございません。
何卒、事情ご賢察の上、あしからずご了承くださいますようお願い申し上げます。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎご返事まで。
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◆◆（社名） ◆◆（フルネーム）
〒000-0000 （会社の住所）
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール （メールアドレス）━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
電話の場合、声のトーンなどから本当に申し訳なく思っていることを伝えるようにしましょう。
同じ内容でもメールよりは電話のほうが気持ちを込めやすいですし、事情を汲んでもらいやすいかと思います。
逆に、ヘラヘラとした感じの電話になると余計に相手を不快にさせてしまう可能性がありますので、要注意です。
＜新規取引のお断り電話例文＞
いつもお世話になっております。
◆◆の◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
先日は、新規契約のお申し込みをいただき、ありがとうございました。
ただ、せっかくのお申し出なのですが、新規契約の件は見送らせていただきたいと思います。
と申しますのも、弊社は従業員数もまだまだ少なく、今の仕事量で手一杯というのが現状です。
何卒、ご了承くださいますようお願い申し上げます。
本当に申し訳ございません。
では、失礼いたします。
注文依頼のお断り
注文依頼が入っても、在庫の関係などでお断りをすることもあるでしょう。
そういった場合も依頼への感謝と対応できないことへのお詫びをしていきます。
相手が「それなら仕方ない」と納得できるような説明をすることも大切です。
可能であれば代替案も提案して、次につなげるようにしましょう。
＜注文依頼のお断りメール例文＞
「株式会社○○
○○様
お世話になっております。
◆◆の◆◆です。
このたびは、「XXX」をご注文いただき、誠にありがとうございます。
大変申し訳ないのですが、「XXX」は現在、品切れのため、入荷の見込みがたっておらずご指定のXX日までの納品が厳しい状態です。
ですが、代替品の「XXX」でしたら、期日までに納品が可能です。
～や～が若干異なりますが、代替品としては申し分のない性能を備えております。
もし、差支えなければ、「XXX」をご検討いただけないでしょうか。
ご参考までに、「XXX」の広告紹介・パンフレットを添付いたします。
ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
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◆◆（社名） ◆◆（フルネーム）
〒000-0000 （会社の住所）
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール （メールアドレス）
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電話の場合も、気を付けるべきポイントはメールと同じです。
ただ、電話だとその場で代替案に対する相手の返事を聞けることもあるでしょう。
万が一、代替案を断られてしまってもしつこくしないようにしましょう。
＜注文依頼のお断り電話例文＞
お世話になっております。
◆◆の◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
このたびは、「XXX」をご注文いただき、誠にありがとうございます。
ただ、大変申し訳ないのですが、「XXX」は現在、品切れのため、入荷の見込みがたっておりません。
もし、差支えなければ、代替品の「XXX」でしたら期日までに納品が可能となっておりますが、いかがでしょうか？
代替品の「XXX」は～や～が若干異なりますが、代替品としては申し分のない性能を備えております。
はい、かしこまりました。
後ほど、メールにて「XXX」の広告紹介・パンフレットを添付いたしますので、ご検討いただけますと幸いです。
では、失礼いたします。
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飲み会のお断り
社内の飲み会の誘いに毎回ヒヤヒヤしているという方も多いのではないでしょうか？
今は飲み会に参加したくないという方のほうが多い傾向にありますので、飲み会を断ることにそこまで気負う必要はありません。
ただ、誘ってくれている相手のことも考えて無難な理由でお断りをするようにしましょう。
＜飲み会のお断りメール例文＞
○○部長
お疲れ様です。
◆◆です。
今回は、飲み会のお誘いをありがとうございます。
実は、今週に入り体調が思わしくなく現在薬を服用中のため、せっかくのお誘いですが、今回は欠席させていただきます。
申し訳ありません。
大変残念ですが、体調を万全にしてまたの機会に参加できたらと思います。
以上、取り急ぎ、出欠のご連絡申し上げます。
◆◆（部署と名前）
メールでお断りをした場合、相手が見ておらず出席することになっていたということもあるかもしれません。
そう考えると、電話で直接伝えたほうが安心できる部分もあります。
今回のように体調不良を理由にする場合、やはりそれなりの声色で電話をかけるようにしましょう。
＜飲み会のお断り電話例文＞
お疲れ様です。
◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
お声かけいただいた飲み会の件なのですが、あまり体調が思わしくなく薬を服用中のため、今回は欠席させていただきたいと思います。
せっかくお誘いいただいたのですが、申し訳ありません。
大変残念ですが、早く体調を回復させ、またの機会に参加できたらと思います。
では、失礼いたします。
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