「電話には出たいが、本業が止まる」ジレンマ

代表番号には飛び込み営業をはじめとする不要な着信が集中し、社員はそのたびに業務を中断せざるを得ませんでした。

数分の応対でも集中力が途切れることで作業効率は大きく低下し、結果的に本来注力すべきサポート業務やマーケティング活動の質にも影響が及んでいました。

さらに、電話対応が積み重なることで心理的な疲労感も増大し、社員からは「業務に戻るのに時間がかかる」「重要なタスクを後回しにしてしまう」といった声も上がるようになっていました。

このように、電話対応と本業との板挟みが、中小企業特有のリソース不足をより深刻化させていたのです。

要件定義と選定理由

要件：
1. 不要な営業電話を確実にフィルタリングして、本業の妨げを減らすこと
2. 顧客からの問い合わせ内容を漏れなく記録し、引き継ぎや対応をスムーズにすること
3. 応対内容を録音で確認できる体制を整え、万一の行き違いにも対応できる安心感を担保すること

選定理由：
実際に複数のサービスを比較検討した結果、導入企業が選んだのは トライアル提供がスムーズで、費用負担が少なく、操作性がシンプルな電話代行サービスでした。

特に、全体的に電話代行の機能が優れており、現場スタッフがすぐに活用できる点が大きな決め手となりました。

問い合わせ対応の効率化と可視化

・不要着信の大幅削減
導入初月から効果が表れ、着信の約85%が電話代行の段階で終了しました。

その多くは飛び込み営業であり、社員が直接対応する必要がなくなったことで、業務の中断が大幅に減少。

結果として、社員は本来のマーケティング支援業務や顧客フォローに時間を充てられるようになり、チーム全体の生産性が向上しました。

・情報共有の精度向上
これまで口頭やメモに頼っていた電話内容が、テキスト化されてチャットで即時共有されるようになりました。

さらに、必要に応じて録音データで詳細を確認できるため、聞き漏らしや誤解による引き継ぎミスが減少。担当者間の連携がスムーズになり、顧客対応の正確性とスピードが確実に改善しました。

業務集中と顧客満足の両立

電話代行の導入によって不要な着信対応がほぼ解消され、社員からは「かなり楽になった」「本来の業務に集中できるようになった」といった声が多く聞かれるようになりました。

日々の業務が中断されるストレスが減少したことで心理的な負担も軽減し、結果としてマーケティング支援や顧客サポートの質が安定しました。

また、顧客側にとっても「つながらない」「折り返しが遅い」といった不満が減り、必要な情報が確実に伝わる安心感が浸透しました。対応のスピードと正確性が向上したことで、社内外の満足度はともに高まり、信頼関係の強化にもつながっています。