「電話代行サービスを利用してみたい」そんなふうに思うことはあっても、では具体的に「どんなときに電話代行があったら便利なのか？」基本的に電話番をしてもらえるサービスだというとは理解しているけど...
そこでここでは、具体的にどんなときに電話代行サービスを利用すると便利なのか、逆引き索引のような感じでご紹介していきます。
ケース1 : 仕事の能率が上がらない【個人事業主】
仕事の能率が上がらない、そんな時にも電話代行は役に立つことがあります。特に個人事業主様の場合はそれが顕著です
・個人事業主にとって時間はイコール収入
個人事業主様にとって、時間とはイコール収入ということが言えると思います。どれくらい自分が仕事に使える時間を確保するのか、というのも大切ですし、同じくらいに余暇に使える時間をいかに確保するのか、ということも大切なことです。
仕事にしてもプライベートにしても自分で使える時間が少なくなればなるほど、もしくはタイトになればなるほど、総合的な能率や結果は落ちていきます。つまり限りある自分の時間を工夫し増やしていくことは、『時間＝収入』のコストパフォーマンスを考える上ではとても重要な課題といえます。
・制作系の個人事業主は、集中できる環境は重要
たとえば、プログラマーやSE、ウェブデザイナー等の制作系と言った仕事。もしくはライターですとかイラストレーターですとか、そういった創作や制作を行う職人系の個人事業主様にとって一番大切なことは仕事に集中できる環境づくりです。
他に気にしなくてはいけないことや、気にかかることがあるだけで仕事の能率が、ぐ～んと落ちることってありますよね。ですから、こういった本業以外の作業は出来るだけやりたくない、もしくはやらなくても良いように工夫しておかないと、仕事の質が落ちてしまうのは言うまでもありません。
・電話応対が時間と集中を奪っていませんか？
そんな個人事業主様にとって、電話応対は決して楽な仕事とはいえなと思います。集中して作業をしている最中に電話がかかってくる、顧客との接客中に電話がかかってくる、外回り中のとき、店内清掃中、執筆中... 電話というはいつ掛かってくるのかわかりませんから、そのことを気にしているだけでも仕事においては大きなストレスになってくるかと思います。
とはいえ、個人事業主様の場合、そんなときでも電話を無視したり、電話を長く待たせてしまったりすると、そこから経営に大きくマイナスになってしまいますでしょう。そのようなジレンマを抱えていたのでは仕事の能率が落ちてもおかしくはありません。
・電話応対丸投げのストレスフリー感
電話応対に時間を割かれて、または精神を持っていかれて能率が下がってしまう。こういった場合、その殆どを電話代行サービスに依頼してしまうことによって、その状況は大きく改善します。
外回りの時間を気にしなくてもいいですし、お客様に対応している最中に電話を気にすることもありません。執筆中や制作中に集中力を乱すこともないですし、電話をかけたり受けたりする煩わしさを最小限に圧縮することができます。
また、電話代行サービスは単なる電話番ではありませんから、大概の場合、電話応対の素人が電話応対を行うよりも会社の印象が良くなり信頼もアップします。つまり営業的にもプラスαの付加価値を生み出します。それよりも何よりも仕事の能率性に大きく貢献していきますので、あなた自身の心の中に余裕が生まれてくることでしょう。
ケース2 : 社員が増えてきたとき
会社経営が順調に行って社員さんが増えてきた。そんなときも電話代行を思い出してほしいと思います。
・管理が大変になってくる
個人事業主から法人成りして社員の人数が増えてきても、かなり大きな会社でない限り「誰が電話に出るのか」そのことは明確に決められてないことがあると思います。電話応対の集中管理はとても大変なことだと思います。
電話がかかってきて、「〇〇さんいらっしゃいますか？」と言われたとき、さてその社員はいったい今どこにいて何をしているのだろう？」特に営業系の社員になりますと、会社にいないことのほうが多くなります。
こうなると、折返しの電話も増えてきて、いったい誰が誰に折り返せばいいのか、混乱することってありますよね。もちろんそれは経営的にプラスとは言えない状況です。そんな状況に陥る前に対策しておきたいことです。
・人件費がかさんでくる
会社経営を考えるときに最も重要になるのが人件費だと思います。個人事業主として一人で仕事をやっていたときは人件費ゼロだったものが、一人また一人と増えていくうちにそのコストは意外にというか、想定外に大幅にアップしていきます。とはいえ、経営の拡大や上昇を目指すには人員の増員は不可欠です。
できれば「ひとりでも無駄な雇用はしたくない」というのが経営者の当然の考え方になってきますよね。そんなときも電話代行サービスの導入をご検討ください。
・社員の生活を考えなくてはいけない
社員が増えてくると経営者はその社員の生活についても考えなくてはいけません。自分一人でやっている時は、ご飯中だろうが家にいるときだろうが、深夜でも早朝でもお客様の電話に対応して、24時間体勢で働いていたとしても、それを社員には共用できません。
しっかりとした休み時間ときちんとした生活を送れるゆとりを与えることは経営者の義務です。それでなくてもブラック企業という言葉が流行語のようにある時代ですから、社員の時間についてもきちんとしておかなければ、新入社員の獲得どころか離職率の上昇の原因にもなりかねません。そうなると経営にとっては大ピンチになってしまいます。
・電話代行が中央管理システムとなる
社員が増えるということ。増えることに伴い生まれていく様々なトラブルがあります。これも電話代行サービスで大幅に軽減することができるようになります。というのも、これまで経営者自身がすべてを統括する中央管理の要だったところ、その業務の一部を電話代行サービスに委託できるようになるからです。
例えば、社員の管理。
電話代行サービスでは、社員一人ひとりの携帯電話までしっかりと登録できますから、その連絡において高性能脳内線電話のように使うことができます。また、社員ごとに通話録音サービスもあって、それぞれにかかってきた電話内容に対して後からチェックが可能になります。
・業務委託でゆとりが生まれる
時間的、精神的『余裕』については個人事業主様のところでも説明しましたが、ゆとりを生むには電話代行のサービスは最適です。まず、少なくても電話番をするだけの事務員の存在と経費は不要となります。時間的にも経済的にも大幅なコストカットが可能です。
それこそ大企業でもないかぎり、電話代行サービスで秘書代行の役目もある程度は出来ますから秘書を雇う必要もなくなってくるでしょう。
また、社員の携帯電話にかかる電話に関しても休憩時間には電話代行サービスに任せることができます。それだけではなく、電話応対という面倒な仕事から社員を開放することによって社員個々人の能率も上がりますし、心のゆとりも生まれます。
電話秘書に電話応対を依頼しておくことで、会社経営で必須の条件であるホワイト企業への道も開けてくると思います。そしてそれは、新入社員の獲得や離職率の低下など、人手不足に突入していく世の中においても、大きなメリットと言っていいでしょう。
電話代行サービスに面倒を委託する
日本人は勤勉で真面目な人が多いですから、面倒事を他人に丸投げすることに抵抗を感じる人がいるのも事実だと思います。しかし、事業を行う場合の仕事の能率やクオリティを優先して考えることも経営には必要だと思います。
そして、社員が増えてきたときに、少しでもそのコストや、今後の展開に有利になる企業経営をするためには電話応対を丸投げするという勇気は必要になってきます。そしてそれは、私たち電話秘書のプロにとっては、面倒事でもなんでもありません。（勿論、貴社の電話応対を円滑に行うためには、貴社と弊社できちんとした打合せは必須となります。）
渋谷オフィスの電話秘書は25年超の電話応対のプロです。東京を拠点として全国で12,000社以上の事業主様に活用していただいております。上記のような課題や悩み事がございましたらお気軽にご相談していただければと思います。そして電話代行サービスを導入され貴社のビジネススタイルに合わせて活用、ご発展していただけたら幸いであります。
まとめ
この記事では、電話代行サービスの導入を検討するタイミングについて説明しました。まとめますと、
個人事業主にとって時間は収入に直結します。電話応対が時間と集中力を奪う場合、電話代行サービスを利用することで能率を上げることが可能です。特に制作系の仕事をしている個人事業主にとって、集中できる環境は重要であり、電話応対がその集中力を乱す可能性があります。
社員が増えると、誰が電話に出るのか、折り返しの電話を誰がするのかなど、管理が難しくなります。また、社員の生活を考慮する必要も出てきます。電話代行サービスを導入することで、これらの問題を軽減することが可能です。
結論としては、電話代行サービスを導入することで、仕事の能率を上げるとともに、経営におけるコストや人員管理の問題を解決することができます。
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