渋谷オフィスの電話代行サービスには、電話応対でよくある質問に対して、予め回答を用意しておくことで、電話秘書/オペレーターがお客様や取引先からかかってきた電話に対して回答できる、便利な機能「Q&A応対」というサービスがございます。
「Q&A応対」を利用することで、お客様や取引先から電話がかかってきた際に、いちいち担当者に確認することなく、予め用意頂いた回答を電話秘書が回答して応対してくれますので、それらの手間を省くことができます。
Q&A応対の特徴
Q&A応対は非常に便利なサービスでもありますが、制限がございます。
・5つの質問に対する回答まで対応
・1つの質問に対する回答は100文字以内
上記のように、5つの質問に対する回答まで、また回答となる文字数は100文字以内となっています。
例えば、ネットショップを運営していて、毎月10件以上お客様から送料について問合せがあり、それに毎回応対するのに疲れてしまった ... などのように、"よくある質問" に対して予めその回答を電話秘書に共有することで、電話秘書が "よくある質問" に対して応対してくれるというサービスです。
文字制限も100文字以内となりますので、長文での応対はできませんので用途は少し限られるかもしれませんが、以下に「Q&A応対」の活用事例をいくつかご紹介します。
事例1: 商品在庫に関する問い合わせ
ネットショップでよくある、商品在庫に関するお問い合わせです。
お客様から「この商品は在庫がありますか？」
との質問があった場合、電話秘書は事前に用意された回答を使って、
電話秘書「申し訳ございませんが、在庫状況はネットショップの在庫表示が "sold" になっています場合、在庫切れとなりますので、弊社のネットショップをご確認下さい。」
と対応できます。これで77文字ぐらいとなります。
事例2: 配送日時指定に関する問い合わせ
お客様から「商品の配送日時を指定したいのですが、どうすればいいですか？」
との質問があった場合、電話秘書は事前に用意された回答を使って、
電話秘書「配送日時のご指定は、注文フォームから指定頂くかご注文時の備考欄にご記入ください。特に記入がない場合は未指定にて発送させて頂きます。」と対応できます。
事例3: 返品・交換に関する問い合わせ
お客様から「商品を返品・交換したいのですが、手続き方法は？」
との質問があった場合、電話秘書は事前に用意された回答を使って、
電話秘書「返品・交換手続きについては、弊社公式WEBサイトの「返品・交換について」ページをご参照下さい。そちらに返品先の住所が書かれておりますので着払いにて発送下さい。」と対応できます。
このように、渋谷オフィスの「Q&A応対」を活用頂くことで顧客や取引先から毎回くるような、ある意味メジャーな質問に対して予め用意しておいた回答で電話秘書が応対することが可能です。
多くの電話代行会社では、顧客や取引先の質問に対して電話秘書は一度契約者様 (担当者) に一度確認してからではないと質問に答えることができません。更に多くの電話代行会社では、質問に対して一次応対の外出応対 (その旨担当者にお伝えします) しかできないケースが大半です。
渋谷オフィスの便利な機能「Q&A応対」は、5つの質問と1問100文字以内という制約はあるものの、良くある質問であれば事前に回答を用意しておくことで電話秘書がその場で回答して電話応対を完了させることができますので、非常に便利です。
まとめ
渋谷オフィスの「Q&A応対」サービスを利用することで、ネットショップ運営などで発生する顧客からの一般的なお問い合わせに対して、スムーズかつ丁寧に対応することが可能になります。
これにより、運営者は他の重要な業務に集中でき、業務効率や顧客満足度が向上します。導入を検討されている方は、ぜひこの便利なオプション機能をご検討ください。
