電話代行サービスを検討している事業者様の中には、電話秘書/オペレーターの電話対応や電話応対がちゃんとしているのか？サービスの品質や効果について不安を感じている方も多いかもしれません。例えば、
- ちゃんと電話対応してくれるのか不安
- 電話秘書が商品名などを間違えないだろうか？
- 毎回不在応対だと怒られないだろうか？
- 実際にどのように電話対応しているのか気になる ...
など、いくつか「電話代行って実際どうなの？」という不安や疑問が頭によぎるかもしれません。実際に事業者様が電話代行に抱く不安としては、
「電話代行の品質に対する不安」、「情報の漏洩」、「電話対応のスピード」などを不安視する声が多いように感じています。
この記事では、事業者様が電話代行サービスに対して持つこれらの不安要素を一つずつ詳しく見ていき、それぞれの懸念に回答します。
電話代行サービスがどのように機能し、どのように事業者様のニーズに応えることができるのかを理解することで、サービスの利用を検討する際の参考にしていただければと思います。
電話代行はちゃんと電話対応してくれるのか？
事業者様が電話代行サービスに対して抱く不安に対し、安心していただけるように、私たちは確かな品質の電話対応・電話応対を提供しています。
電話代行サービスのビジネスは、その名の通り、電話対応を代行することに特化しています。もしきちんとした電話対応が適切に行われなければ、その会社は市場から淘汰されてしまいます。
電話代行会社は、丁寧かつ機転の効いたプロフェッショナルな電話対応を提供するサービスです。したがって、この点に関してはご安心いただければと思います。
さらに、私たち渋谷オフィスでは、お客様と電話秘書との応対内容を録音して契約者様が確認できるようになっています。これにより、電話秘書がどのように電話対応・電話対応しているのかを直接耳で確認することが可能です。
お客様と電話秘書とのやり取りがブラックボックスになってしまうことなく、透明性を持って確認することができます。そのため、事業者様は安心して電話代行サービスを利用することができます。
電話秘書が商品名などを間違えないだろうか？
弊社渋谷オフィスでは、電話代行サービスを提供するために、電話秘書やオペレーターに対して徹底した研修を行っています。具体的には、入社後に6ヶ月間の研修期間を設けており、この期間を通じて、電話秘書として必要なスキルやノウハウを身につけます。
この研修を通じて、新人の電話オペレーターは、高度で専門的なコミュニケーションスキルを持ったプロの電話秘書へと成長していきます。
実際に契約者様の電話対応・電話応対を行う際には、この長い研修期間を経て、豊富な経験と知識を積んだ電話秘書が対応いたします。
毎回不在応対だと怒られないだろうか？
電話代行を利用頂きます際に、かなり多く頂戴します不安の声として、「毎回不在応対だと、お客様やクライアントから怒られないだろうか？」というような声を頂戴します。
弊社では、電話代行プランによって、電話の取次ぎも可能です。例えばお得先の〇〇様の場合は、不在応対ではなく、かかってきた電話を担当者に取り次いで欲しい、という風に事前にお申し付け頂ければ、内線電話のようにお電話を繋ぐこともできますので、"不在応対だけ" ということはございません。
実際にどのように電話対応しているのか気になる ...
「電話代行サービスって、実際にどうなの？」という疑問や不安をお持ちの方もいるかと思います。特に、電話代行を利用した際に、自社の電話対応がどのように行われるのか？を知りたいという方もいらっしゃるかと思います。
このような不安を解消する方法がいくつかございます。まず、多くの電話代行会社では「無料トライアル期間」を提供しています。こちら利用することで、数日間電話代行サービスを無料で試すことができます。
電話代行サービスを契約する前に、まずは実際に無料で電話代行サービスをお試しで利用してみて、実際に電話秘書がどのように電話対応してくれるのか？を確認することができます。
さらに、弊社の電話代行サービスには、こちらの記事でも紹介しました「通話録音サービス」が標準機能として備わっています。
この機能を利用することで、電話秘書がどのように電話対応・電話応対しているのか、お客様との会話の雰囲気から声のトーンまでを確認することができます。
このように、電話代行サービスについて不安を抱いています方には、「無料トライアル期間」や「通話録音サービス」を活用頂くことで、安心して電話代行サービスをご利用いただけます。
まとめ
電話代行サービスは、ビジネス運営において非常に便利なサービスです。多くの企業が日々の業務の中で直面する電話対応の負担を軽減し、より本質的な業務に集中できるよう支援しています。しかし、一部の噂や評判に振り回され、電話代行サービスに対して不安を感じ、利用を見送ってしまうのは非常に勿体無い選択です。
電話代行サービスの利用に際しての不安として、プライバシーの保護や情報のセキュリティ、電話秘書・オペレーターの対応品質などが挙げられます。しかし、信頼できるサービス提供者はこれらの懸念に対して厳格な対策を講じています。
例えば、従業員に対する徹底した研修を行い、高品質な顧客対応を保証しています。また、情報セキュリティ管理体制を整備し、顧客情報の厳格な保護を実施しています。
さらに、電話代行サービスはビジネスの規模や業種に関わらず、柔軟に対応することが可能です。スタートアップ企業から大手企業まで、それぞれのニーズに合わせたサービスプランを提供しており、ビジネスの成長段階に応じてサービスを調整することができます。
これにより、会社はコスト効率良く、顧客サービスの質を向上させることが可能になります。また、電話代行サービスを利用することで、企業は顧客からの問い合わせや要望に迅速に対応できるようになります。これは顧客満足度の向上に直結し、長期的な顧客関係の構築に寄与します。
顧客からの信頼を得ることは、ビジネスの成功において非常に重要な要素です。私たちは、電話代行サービスが安心して利用できるように努めて参ります。
