電話代行を利用して良かった！という事業様の声で、多くあがっているのが「電話の取りこぼしがなくなった」という感想です。
個人事業主や従業員の少ない会社の場合、どうしても外出時や社員が外に出てしまっている時にかかってくる電話に応対することができません。
しかし、電話代行があれば外出時/不在時にかかってくる電話を心配しないで良くなります。もし不在にしている間に大切な電話がかかってきても、メールやチャットで応対内容を報告してくれるため、出先から確認すること可能です。
そして必要があれば、すぐに顧客に電話するなどのフォローができますので、個人事業主や従業員の少ない会社の強い味方として電話代行が機能しています。
なぜ電話の取りこぼしが不安になるのか？
ビジネスマンはなぜ、電話の取りこぼしが不安になるのでしょうか？それは、自分が不在時、物理的に電話に出られない時にかかってくるビジネスチャンスを逃してしまうことです。電話の取りこぼしがビジネスマンにとって不安になる理由は、主に以下の点に起因しています。
・ビジネスチャンスの損失
不在時や物理的に電話に出られないときにかかってくる重要な電話を逃すことで、新しい取引や顧客との関係構築の機会を失う恐れがあります。
・顧客満足度の低下
取りこぼした電話により、顧客からの問い合わせやクレームに対応できず、顧客満足度が低下する可能性があります。これは、長期的にビジネスに悪影響を及ぼすことがあります。
・緊急対応の遅れ
緊急事態が発生した場合、迅速な対応が求められます。電話の取りこぼしにより、緊急対応が遅れると、問題が悪化する恐れがあります。
・社内コミュニケーションの悪化
取りこぼした電話が社内の連絡に関連する場合、情報伝達が遅れ、業務効率が低下することがあります。
・ストレスの増加
電話の取りこぼしによる不安は、ビジネスマンにストレスを与えます。これは、仕事のパフォーマンスや健康に悪影響を与える可能性があります。
これらの理由から、ビジネスマンは電話の取りこぼしに対して不安を感じることがあります。そのため、電話代行サービスや留守番電話などのツールを活用し、取りこぼしを防ぐことが重要です。
電話の取りこぼしが不安になる事例
例えば、WEBデザインの個人事業主Aさんにクライアントが電話をかけたところ繋がらず、急ぎの企画のためクライアントは仕方なくWEBデザインの個人事業主Bさんに電話をします、するとBさんは電話に出たため、個人事業主Bさんとビジネスの話が進みます。
良くありがちな例ですが、個人事業主Aさんは電話に応対できたかったため、WEB制作のビジネスチャンスを失ってしまったことになります。このように個人事業主の場合、電話に出れなかっただけでビジネスチャンスを逃してしまう恐れがあります。
このようなことが、電話の取りこぼしに対する不安として以前と残っています。
電話の取りこぼしを無くすには、どうすれば良いのか？
では、電話の取りこぼしを無くすにはどうすれば良いのでしょうか？個人事業主や従業員の少ない会社には、電話代行サービスを利用することでこの問題を解決することができます。
他にも「転送電話機能」を利用することで、オフィスにかかってきた電話を転送設定で自分のスマホに転送させることで、外出時/不在時でも電話に出ることが可能です。
他にも「電話応答システム : 自動応答システムやIVR（Interactive Voice Response）システム」を利用して、かかってきた電話を適切な部署や担当者に自動的に転送することがもできます。これにより、電話が取りこぼされることなく、効率的に対応できます。
それでも外出中いつでも電話に出れる、ということではないため、例えば電車に乗っていて電話の声が上手く聞こえないケース、電車が混んでいて電話応対できる状況ではない ... などの状況も考えられます。
そうであれば、電話代行を利用することで安心して外出できた方が良いかと思います。
『まとめ』
このように個人事業主や従業員の少ない会社が、電話代行を利用するメリットとして「電話の取りこぼしを無くす」ことができるというのは、ビジネスチャンスでもあり、出張や外出、オフィスを不在にすることが多いという事業者様には、大変役に立ちます。
