今回は電話代行会社に勤める、電話秘書/オペレーターの仕事内容についてご紹介します
渋谷オフィスでは、電話秘書の仕事について詳しく紹介しております「電話秘書オペレーターの仕事とは？」というページがございます。こちらを参考に、更に仕事内容について詳しく紹介致します。
・会社の窓口として契約者様の電話応対
電話代行業務の基本となりますのが、代表電話等の電話応対です。契約者様の会社の電話応対窓口となり、丁寧な電話応対を致します。ボイスワープ、転送電話を使用することで、電話番号はそのままに御社にかかってきた電話を渋谷オフィスにつなぐことができますので、電話代行を利用していることが外部には分かりません。
・契約者様が不在の場合の電話応対
電話代行を利用する多くの契約者様が、外出が多く会社の電話に出ることができないというような問題を抱えています。電話代行を利用することで、外出時の電話応対を漏らさずに応対することができます。
そのためビジネスチャンスを逃しません。また担当者様が外出時に緊急の電話がかかってきた場合は、担当者様の携帯電話にかかってきたお電話をお繋げすることもできますので、臨機応変に対応が可能です。
・求人や商品受注などの受付応対
オンラインショップ、ネットショップの商品をお電話で受付ます商品受注や、セミナーやネイルサロンなどの予約受付などの受付業務もございます。そのためネットショップの場合は受注する商品の理解、セミナーの予約受付であればセミナーの日時講演タイトルなどを理解しておく必要がございます。
・様々な業種の契約者様の電話応対するための情報整理や更新
契約者様の業種などによって応対の仕方が違うように、各社事業者様の応対マニュアルを1社1社把握する必要ございます。また事業内容に変化が出たり、新たに社員様が増えた減ったりした場合は情報を更新し整理して応対マニュアルをアップデートします。
マニュアルの情報更新・整理では、新しい情報を追加し、古い情報は削除するような情報整理が必須になります。常に最新の情報に管理することで間違いのない応対が可能になります。
・新人育成、研修期間
電話代行は務めて初めていきなり電話応対することはできません。電話代行会社の電話秘書として、契約者様の電話応対ができるまでには研修期間でしっかりと電話応対のノウハウを学んで頂きます。
新人さんの研修期間については、「私たちが大切にしていること」というページで詳しくご紹介していますが、まずは聞き取りやすい声を出すということが第一歩になります。
・ベテランであれば、新人秘書への教育
渋谷オフィスには電話秘書として数十年以上務めて頂いていますベテラン秘書さんもおります。ベテラン秘書には、新人教育も任せており、電話代行の技術や知識を継承をしております。
渋谷オフィスには電話秘書として経験豊富なスタッフがおりますので、新人さんにとっては電話秘書として学びやすい環境が整っています。
・電話代行機能の把握、操作方法の習得
電話代行は電話に出るだけがお仕事ではありません、上記にあげた各社の応対マニュアルの管理や、電話代行用に組まれたPCシステムを操作して頂きます。システムといっても難解なものではなく、パソコン操作ができる方であれば理解できるはずですのでご心配はいりません。
・その他契約者さまへのお知らせの発送など雑務
その他は事務作業的な、お知らせ通知の発送などの雑務もございます。
このように電話秘書の仕事内容は、電話応対を軸として契約者様の応対マニュアルの管理、新人育成、その他雑務などがございます。渋谷オフィスの電話応対への取組みについては「私たちが大切にしていること」をご覧ください。
また電話秘書オペレーターの1日の仕事について知りたい方は「電話秘書オペレーターの仕事とは？」をご覧下さい。
