電話代行の自動音声ガイダンスとは、営業終了後や定休日など事業者が電話に出ることができない時にかかってきた電話に対して、「本日の営業は終了致しました〜」のように音声ガイダンスを流すことのできるサービスです。
他にも自動音声案内、音声ガイダンス、電話自動応答サービスとも呼ばれており、弊社ではこのようなサービスを「時間外アナウンス」、「時間外アナウンス+留守機能」として提供しております。
他にも自動音声ガイダンスは、別名で電話自動応答システム (IVR = Interactive Voice Response) とも言い、コンピューターによる音声自動応答システムのことを指し、電話がかかってきたら予め用意したメッセージで自動応答します。
こちら記事では、自動音声ガイダンスについてご紹介致します。自動音声ガイダンスは、営業時間外や定休日などにかかってきた電話に対して音声ガイダンスを流すことができるサービスであり、オフィスや店舗に人がいない時、美容室やサロンの施術中、飲食店やサービス業などで利用されます。
自動音声ガイダンスを導入することで、顧客に対して的確な情報を提供し、良好な印象を与えることができますので、是非ご活用下さい。
自動音声ガイダンスの利用場面
自動音声ガイダンスを利用するシーンとしては、営業時間外、定休日、ゴールデンウィークなどの長期の休暇、一時的な臨時休業など、事業者が電話に出ることができない時に予め用意したメッセージを流して利用することができます。
・オフィス、店舗に人がいない時
営業時間が終了し、オフィスやお店に人がいなくなる時間帯。オフィスを留守にする時や出張時などにも自動音声ガイダンスを流し対応することができます。
・美容室、サロン、整体などの施術中
少数でお店を運営されています場合、お客様の施術中に電話応対することができません。そのような時にも、自動音声ガイダンスがあれば、その旨をお客様に伝え折返しお電話を頂くか、留守電を入れて貰うことができます。
・飲食店、サービス業など
お店が混雑していて忙しくて電話に出れない時、お客様対応で同じく電話に出れない時なども自動音声ガイダンスで電話をかけてくるお客様を案内することが可能です。
このように自動音声ガイダンスは、24時間、365日メッセージを流して利用することができます。自動音声ガイダンスを流すには、弊社の「時間外アナウンス」サービスをご利用頂くか、各通信会社が用意しています「留守番電話サービス」(ドコモの場合) を申込むことで利用することが可能です。
通信会社や電話代行会社によって機能面が異なりますので、用途によって良く確認する必要がございます。
自動音声ガイダンスが必須な理由
自動音声ガイダンスを利用「する」のと「しない」のとでは、電話をかけて下さる顧客やクライアントの印象が全然異なります。
例えばあなたが行きつけのショップに急遽用事ができてお店に電話したとします。電話したのが夜だったので、電話が繋がりませんでした。少し時間をおいてからかけ直しますが、やっぱり電話は繋がりません ...
実はこの日、ショップは社内行事のためいつもよりも早くお店を閉めてしまい、本日の営業を終えていました。電話をかけた本人はその後も電話をかけ直すかもしれませんが、営業は終了しているので繋がりません。
こんな時にお店側はちゃんと自動音声ガイダンスを設置していれば、顧客に対して本日の営業が終了したことを伝えることができ、顧客は営業終了したことを知り、だったら明日また早い時間に電話をかけ直そうと思うかもしれません。
このことからもお分かりますように、事業者は常に顧客目線で物事を考え必要がございます。顧客ファーストで物事を考えるのであれば、ちゃんと自動音声ガイダンス (時間外アナウンス) を設置し、お店は営業中なのか？営業を終了しているのか？お店は定休日なのか？を、お客様に対して的確な情報をお伝えする方が親切です。
尚且つその方がお客様からの印象も良くなりますので、自動音声ガイダンスを取り入れることは重要です。
自動音声ガイダンスの例文
自動音声ガイダンスの例文・メッセージは、弊社電話秘書オペレーターが録音した12種類ある定型文から選んでご利用いただけます。また、自社専用のオリジナルのメッセージ・例文を用意したいという場合は、「時間外アナウンス (オリジナル例文)」をお選び頂きますと、弊社の電話秘書オペレーターが貴社専用のオリジナルメッセージを録音して自動音声ガイダンスとして流すことが可能です。
自社専用のオリジナル例文を用意します際は、12種類ある定型文を参考にして頂き、自社専用のメッセージをお考え下さい。
基本的に自動音声ガイダンスを用意する場合は、
・営業時間外の音声ガイダンス
・定休日の音声ガイダンス
上記2点を使い分けるようになります。プラスで、年末年始のお休みやゴールデンウィークのような長期休暇に合わせた音声ガイダンスを考えておけばばっちりです！
留守電機能を併用する
自動音声ガイダンスを流した後に、お客様が用事がある場合は留守番電話のように伝言メッセージを残すこともできます。留守電機能を付けたい、伝言を残せるようにしたい)場合は、「時間外アナウンス+留守機能」サービスをお選び下さい。
時間外アナウンス+留守機能サービスをお選び頂くと、自動音声ガイダンスを流した後に「ご用件のある方は、発信音の後に、お名前、電話番号、ご用件をお申し付け下さい」というメッセージを流し、お客様からの伝言メッセージを預かることができます。そして、お客様からの伝言メッセージをお預かりすと予め登録してある携帯電話番号へ自動通知いたします。
渋谷オフィスの「時間外アナウンス+留守機能」であれば、録音した留守電は保存期間3ヶ月、300件まで録音することができます。
自動音声ガイダンスを導入するには？
自動音声ガイダンスを導入するには、電話代行の各プランをご利用頂くか、時間外アナウンスのサービスをお申込み頂くことでご利用頂けます。自動音声ガイダンスのメッセージ文は、12種類の定型文からお選び頂くか、御社オリジナルのメッセージを流すことが可能です。
自動音声ガイダンスのメッセージは、プロの電話秘書が読み上げて録音致します。
