電話応対での必須のフレーズにも色々ありますが、今回はかなり基本的なことについて触れていきたいと思います。あまりに基本的なことで、それくらいはできている！と思われるかもしれませんが、チェックをしておくにはちょうどよいと思いますよ。
呼び名について
まずは、たまに間違っていらっしゃる方がいるのが自分の呼称です。つまり1人称の代名詞ですね。そう「わたくし」ですね。
会社や組織を指す時に「わたくしども」という言い方を間違える方は少ないのですが、「私の〇〇」とおっしゃるときに「わたくし」ではなく「わたし」とおっしゃる方が多いようです。親しい友人ではないので、きちんと使い分けが必要ですね。
これは基本中の基本ですので抑えておきたいですね。
電話に出るときの一言め
あとは、時々ではありますが、
電話に出た際「はい、もしもし〇〇です」とおっしゃる方がいらっしゃいます。
もちろん、親しい間柄の方からかかってきた電話であると事前にわかるのであればよいのですが、やはり通常は「はい、お待たせいたしました。」が最初の言葉です。
これは、もちろんお待たせしていなくても、言うべきことです。
あと、相手方が名前を名乗られた際、復唱なさらない方もたまにいらっしゃいます。
もちろんこれは会社の方針などもあるとは思いますが、
基本的には相手方が名前をおっしゃられたら「△△（会社名）の〇〇さまでいらっしゃいますね。」と復唱するのが基本です。
あとは、お世話になっていなくても「お世話になっております。」はつけましょう。
電話応対で謝るとき
また、これもたまに間違える方がいらっしゃるのですが、
電話応対での謝罪は「申し訳ございません」です。
もちろん「すいません」というのも間違っている日本語ではないのですが、その時の声のトーンなどによっては、切って捨てるような印象を与えることがありますので、使わないほうが良いでしょう。また、程度の大きな謝罪は「誠に」をつけることをお忘れなく。
間違い電話の対処法
最後にこれは意外と知らない方が多いのですが、間違い電話の場合の対処。
もちろん自分の会社に用事がある人ではないので、
最大限丁寧に扱うということはないのですが、
それでも会社の評判や品に関わることですので、
対応はしっかりしたいものです。
基本的には「こちらは〇〇です、恐れ入りますが、何番におかけでしょうか？」と、番号をきくのが丁寧です。そしてその番号が違うことを確認したら、その番号が違っていることを伝えて電話を切ります。
私たちは電話代行会社なので、毎日たくさんの電話を受けておりますので、じつに多くの間違い電話がかかってきます。電話応対の基本フレーズは他にもたくさんありますが、まずは最低限の基本的なことをしっかり抑えておくだけで、品の良い電話応対ができるようになります。
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