今回は、電話応対において、
「お相手の方に不快感を与えず好印象の電話応対とは何か？」です。
これといった正解は存在しない
ある意味、それは私たちのような電話代行サービスの電話秘書が
常に考えていることと言っても過言ではないのですが、
じつは身も蓋も無い言い方になりますが、
基本的にちゃんとしたこれと言う正解はありません。
でも、もしあるとすれば、
できることをすべてしっかりやると言った総合的なことで、
しかも、これだけやれば十分という完成形のない、
終わりのないものでもあると思います。
ただ、これは電話応対のプロである私たちの話。
普通に一般企業での電話応対や、個人での電話応対に関して言えば、
ある程度のレベルを保つための方法というのは存在します。
会話のスピードに気をつけよう！
その中でも最も大事なものは、スピード。
電話応対の方法は、例えば新入社員研修などできっちりと教わりますよね。
そこでも言葉遣いやビジネスマナー、
敬語の使い方など様々なジャンルでその教育はなされるはずですから、
そういった事については皆さんある程度しっかりとされていらっしゃいます。
しかし、電話代行という仕事をしていて、
もう少し改善すればもっと良くなるのにと思う点は、
会話のスピードであることが結構多いんですね。
企業の場合に気をつけること
特に企業様の場合、
電話応対というのは仕事の合間に行われることが多いと思います。
ですので、その時間は本当に忙しく、多くの電話応対を『こなす』ことが重要となる場合もありますし、仕事を中断して電話応対を行うことも珍しくありませんよね。
そうなると、どうしても電話応対においての会話のスピードが自然に早くなってしまうんですね。
しかし、電話応対において、早口でスピードの早い応対というのは、いくらその言葉遣いがしっかりとしていて、間違いのないものであったとしても、お相手の方に『適当にあしらわれている感』を感じさせてしまいがちです。
そして、きちんと電話での連絡内容が伝わっているのかどうか
不安にさせてしまうことも多々あります。
なかには、早口の電話応対をされることによって『相手は今忙しいのに迷惑をかけてしまった』という気分にさせてしまうようなことも、ないとは言えないのです。
電話応対に関しては、考えることやチェックすることは無数にあります。
もし、できるだけお相手の方に不快感を感じさせず、
好印象を与えたいというのであれば、
まずは会話の速さをチェックしてみてはいかがでしょうか。
まとめ
お相手の言葉をゆっくりと聞き、しっかりと相槌を打ち、こちらからも落ち着いて話す。
それだけで、お相手の方に対して『丁寧な応対を受けた』という印象を与えることができます。つい忘れがちなことですが、私もうっかり忘れないないように常に意識していることです。
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