電話代行サービスを導入するまでの流れ

電話代行を利用したいお客さまで、どのような流れで導入できるのか？
契約にはどんな書類や必要となるものはあるのか？また契約後の流れなど、
電話代行を導入するにあたりおおよそ一般的な流れをご紹介致します。

電話代行・秘書代行サービス、導入の流れ

1. まずは問合せから

まずは気になる電話代行会社に問合せのメールや電話で直接コンタクトを取りましょう。
電話代行会社のホームページからも詳細なサービス内容を見ることもできますが、
まとめて数社を見比べてみたい場合は資料請求を行い、
紙ベースで詳しい内容を見てみましょう。

2. 無料トライアルを利用する

電話代行サービスに自信のある会社はほぼ無料で電話代行のサービスを利用できる
期間を設けています。もし気になる電話代行会社が数社ある場合や、
「実際のオペレーターの対応はどうなっているのだろう？」など利用してみてから
決めたい場合は積極的に無料トライアルを利用しましょう。

渋谷オフィスでは、すべての電話代行サービスを利用できる10日間無料のお試し
期間を設けています。無料お試しをご希望のお客さまは、
こちらの無料トライアル・フォームをご記入の上お申込み下さい。
弊社、電話代行秘書と電話応対内容を確認頂き、無料お試しのご利用開始となります。

3. 契約

契約の際に必要となる書類には、会社の場合には登記簿謄本のコピー、
代表者様の身分証明証の2部。個人事業主の場合は、身分証明書の提出が求められる
ケースが殆どだと思いますので、事前に確認しておきましょう。
必要書類はメールに添付するなど、FAXでも受付けているところもあります。

また契約のタイミングで電話応対内容の詳細な打合せとなります。
電話代行会社と業務内容を共有し、応対方法などを話合います。
地理的に厳しい場合は、お電話での打合せを。細部までしっかり電話応対内容を
共有する必要がある場合は直接会っての打合せとなるでしょう。

上記を踏まえ、契約する際は自分の会社の事業内容を簡潔にまとめたメモや、
どんなシチュエーションで電話応対サービスを使用したいか？
を具体的にまとめておくと良いでしょう。

4. サービス開始

電話代行会社によっては急ぎの場合、
お申込み日の翌日からすぐにサービスを利用できる会社もあります。
急を要する際は、いつから電話代行サービスを利用できるのか？
についても確認しておくと良いでしょう。

失敗しない電話代行会社の選び方

上でも触れましたが、サービスに自信のある会社や数多くのお客様に支持されている
信頼のある電話代行会社は「無料のトライアル期間」
「全額返金を行うサービス保証制度」を設けています。
気になる会社が複数ある場合は無料トライアルを積極的に利用しましょう。

トライアルを利用して比べている時間がない、という方は
お客様の声を参考にしましょう。実績のある電話代行会社では、
サービスを利用している様々な業種のお客様の声が紹介されています。
自分の会社と似たような業種の方の声を参考にしましょう。
また電話代行会社によっては、業種別の電話応対事例を紹介していますので、
こちらも合わせて参考にすると良いでしょう。

最後に、自分の会社が電話代行サービスを利用するにあたり
どこに重きを置きたいのかを確認しておきましょう。

・とにかくコストを抑えたい = 格安の電話代行
・安心して信頼のある電話代行会社を選びたい (コストパフォーマンスも良く)
・とにかくサービスを重視したい

これにより選ぶ電話代行会社も大きく異なっていきます。