今回は電話対応において、折り返しの連絡を入れる旨説明する定型文をご紹介します。電話対応において、すぐに対応が難しい場合や確認が必要な場合には、適切な言葉で折り返しの連絡を約束することが求められます。
こちらの記事でご紹介する、折り返しの定型文を使用することで、スムーズにコミュニケーションを進めることができます。具体的なシチュエーションごとに、適切な対応を使い分けることで、相手からも理解をを得ることができるでしょう。
電話対応においては、迅速さと正確さが求められますが、すべてのケースで即時対応が可能であるとは限りません。そのため、折り返しの電話が必要になるケースでは、こちらから折り返し連絡する旨をきちんと相手に伝えることが重要です。
折り返しの電話が必要になるケース
まず折り返し電話が必要になるケースには次のような代表例がございます。
- 担当者が不在の場合
- すぐに回答できない場合
- 忙しい時間帯の場合
- 技術的な問題がある場合
- クレームやトラブル対応の場合
- スケジュール調整が必要な場合
それでは折り返しの電話が必要になるケースの詳細と、その参考となる定型文を見ていきましょう。
担当者が不在の場合
電話対応で担当者が席を外している、会議中、または外出している場合は、折り返しの連絡をお願いすることがあります。この場合、相手に担当者が不在である旨を伝え、折り返しの電話を依頼しましょう。
例: 「担当の〇〇はただいま席を外しております。戻りましたら、こちらから折り返しご連絡させていただきます。」
例: 「担当の〇〇はただいま外出しており、本日は戻りませんので、後日改めて折り返しご連絡させていただきます。」
すぐに回答できない場合
電話対応で、かかってきた電話が特定の質問やリクエストに対してすぐに即答できない、または上司などの確認が必要で時間を要する場合、こちらから折り返しの連絡する旨を伝えましょう。
例: 「一度担当者に確認が必要ですので、大変お手数ですが、こちらから折り返しご連絡いたします。」
忙しい時間帯の場合
電話をかけた際に、相手が忙しい時間帯で今すぐ対応が難しい場合は、後ほど折り返しの電話をすることになるでしょう。そのような場合の対応例は次の通りです。
例: 「少々立て込んでおりますので、後ほどこちらから折り返しお電話させていただいてもよろしいでしょうか。」
クレームやトラブル対応の場合
予期せぬクレームやトラブルが発生し、上層部での対応策を検討するために時間が必要な場合があるでしょう。このような状況では、相手にその旨を丁寧に説明し、解決策をしっかりと検討した上で、後ほど折り返しの連絡をすることを伝えましょう。
例: 「お申し出いただいた内容について、上層部と対応策を検討する必要がありますので、後ほど折り返しご連絡させていただきます。」
例: 「大変申し訳ございませんが、今回の件については社内で検討が必要です。詳細を確認のうえ、こちらから折り返しご連絡いたします。」
例: 「お話しいただいた件については、解決策を慎重に検討する必要がありますので、後ほど担当者より改めてご連絡させていただきます。」
スケジュール調整が必要な場合
電話相手からミーティングなどの打診があった際、会議や打ち合わせの日程調整が必要で、スケジュールの確認や調整に時間がかかる場合があります。このような場合、相手に事情を説明し、折り返しの連絡をすることを伝えましょう。
例: 「ミーティングの日程についてですが、他の予定との調整が必要ですので、確認次第、折り返しご連絡いたします。」
例: 「スケジュールの確認が必要ですので、後ほどこちらから折り返しお電話させていただいてもよろしいでしょうか？」
例: 「他の担当者と調整が必要ですので、スケジュールを確認した後、改めてご連絡いたします。」
