電話代行の音声ガイダンスを活用しよう

電話代行の便利な機能、音声ガイダンス、音声案内こと「時間外アナウンス (月額5,000円)」サービスを利用することで、営業終了後や定休日など電話に出ることができない時に様々なシーンに合わせてメッセージを流すことができます。

時間外アナウンスを流すことで、電話がつながらない ... ということが無くなりますので顧客やクライアントからの印象も良くなります。今回は音声ガイダンスの役割や音声案内が必要性ついてご紹介します。

基本的な使い方

「時間外アナウンス」の基本的な利用例としては、営業時間外の電話応対として利用されています。お客様やクライアントの誰もがお店や会社の営業時間を把握しているわけではありませんので、営業が終了した後は「本日の営業が終了しました〜」という旨の音声ガイダンスを設定することが望ましいです。

例えば、急なキャスティングでゲストをアテンドするために行きつけのレストランの予約を取るためにレストランに電話したものの、電話が繋がらずその後も何度電話をしても繋がらない ... ということがあったとします。

この人は電話がつながなかったことで、お気に入りのレストランだったのに、もういいやと投げ出してしまい、お店への印象も悪くなってしまうことだってあるかもしれません。

レストランからしてみれば、意地悪をした訳ではなく、この日レストランは厨房の不備で、火が使えなくなってしまい、この日の営業を諦めて調理機材の入れ替え作業のため数日間のお休みを取っていました。

お客さんからしても、このような緊急事態は予想がつきませんし、レストラン側からしても機器の不備は予想することはできません。

この事例が教えてくれるのは、もし音声ガイダンスで「急遽数日間のお休みを頂くことになりました」というような音声ガイダンスを設定していれば、お客さんもすんなりと納得がいき、また営業が再開されてから行こう、という風になったはずです。

音声ガイダンスはこのように、電話がつながらない ... という状態を回避し、お客様に対して的確な情報をお伝えすることができます。

一時外出時の音声ガイダンス

ある時間まではオフィスにいるが、ある時間になったらオフィスを出なきゃいけない時などにも音声ガイダンスは役立ちます。例えば、9:00 〜 12:00 正午まではコールが鳴るようにしておき、12:00 〜 13:00 までは社員がお昼休みのため、

「只今外出しております。改めてお電話頂きますようお願い申し上げます。」

というような音声ガイダンスをを流し、13:00 以降は再びコールが鳴るように戻すことができます。

会社が在宅勤務となりスタッフの勤務時間が変更に

パンデミックの影響で在宅勤務や通勤時間が変更になったという会社もありますが、そんな場合でも音声ガイダンスを上手く活用することができます。

スタッフの通勤時間が変更になったAさんの会社では、通勤時間をズラすために午前中は在宅勤務、午後から出勤となるため、午前中の電話に出ることができません。

そこで 9:00 〜 13:00 までは音声ガイダンスで「お電話ありがとうございます。只今外出しておりますので、大変お手数ですが改めてお電話をおかけ直し下さい。」という不在応対を設定し、13:00 以降はコールが鳴るように設定することができます。

このように会社や企業によっては、電話が繋がらないのだけは避けたいというところも多いのです。

ある時間帯しか営業していないお店の場合

お店によっては、ある時間帯しか営業していないため、営業時間以外は音声ガイダンスでその旨と営業時間を伝えたい、というケースもあります。営業時間は、その時々によって微妙に違うこともあります。

例えば、15:00 〜 17:00 まで数時間のみ営業しているお店の場合、午前中〜15:00 までは、「本日の営業時間が 15:00 〜 17:00時まで」ということを音声ガイダンスで伝え、17:00 以降には「本日の営業が終了したことを伝える」というように、営業時間に合わせて音声ガイダンスを使い分けることもできます。