電話代行なら応対内容を選んで伝えて貰うことが可能です
電話代行と聞いて、電話を代行してくれるサービスだと皆さん何となく分かると思いますが、電話秘書が代行した電話内容を「音声 (録音)」、「メール」、「チャット」で受け取ることができます。
弊社の電話代行サービスでは、各プランにデフォルトとして「通話録音サービス」が含まれていますので、お客様からかかってきた電話内容を電話秘書が応対した通話録音 (音声) を確認することができます。
後は任意により応対内容を「メール」で受け取るか「チャット」で受け取るかを選ぶことが可能です。
音声で受け取る
通話録音サービスとのメリットとしては、お客様と電話秘書 (オペレーター) の会話をそのまま聞けることです。人によっては会話の内容よりも、どういう電話だったのか？こちらからの返信などは必要なのか？といった情報のみ欲しいという人もいるかもしれませんが、
人によってはお客様からの電話内容を聞けるのであれば、聞いて確認したいという事業者様もいると思います。応対内容を音声で確認できる利点としては、お客様の声の雰囲気まで伺うことが可能です。例えば、怒っているのか？急いでいるのか？など、声いろから伺うことできます。
例えば、商品に対するクレームであれば、お客様がどのように怒っているのか？どの部分に怒っているのか？など「お客様の声」を実際に後から何度でも聞くことが可能です。
(通話録音は、指定された番号に電話すると聞けるような仕組みになっています。音声ファイルが送られてくるようなものではありません)
メールで受け取る
応対内容をメールで受け取るメリットは、外出中や事務所を留守にしている時に会社にかかってきた電話を電話秘書が応対してくれて、その応対内容を外出中のあなたにメールで伝えてくれます。
これにより外出中や事務所を留守にしていても、かかってくる電話を逃さず、自分が応対できない時にかかってくる大事な電話やビジネスチャンスも逃しません。
応対内容はメールで報告してくれるので、自分の手が空いたタイミングや外出時でもスマホで確認することができます。外出が多い、出張が多い、外での仕事が多いという事業主の方にはおすすめです。
チャットで受け取る
昨今では、メールの他にチャット通知で応対内容を報告してくれる電話代行会社も増えています。チャット通知の場合は、会社や個人で使用しているビジネスアカウントに、電話秘書 (電話代行会社) が応対した応対内容をチャット経由で通知してくれます。
チャット通知のメリットとしては、社内で共有しやすく、昨今の在宅勤務やテレワークのトレンドとも合致しており、オフィスや事務所がなくても代表電話を電話代行会社が丁寧に応対し、その応対内容をチャットで通知してもらうことで電話応対機能を外部化しても、社内で共有できるため顧客管理のミスがなくなり顧客へのフォローも素早く対応することができるようになります。
まとめ
このように現在の電話代行会社では、「音声」、「メール」、「チャット」など様々なツールや形式で応対内容を受け取ることが可能です。事業者様は、あなたの事業や会社に合わせて応対内容をどのように受け取るのかを選択することが可能です。
