個人事業主の場合や仕事の業種によっては会社や事務所をどうしても不在がちになってしまう ... という事業者様は多いのではないでしょうか？
そんな時の電話応対はどうしていますか？こればかりは仕方なく、自分が不在時や外出中のときは電話に出ることができない ... というようなことになっていないでしょうか。
この場合ビジネスチャンスを逃してしまっているかもしれませんし、安心して会社や事務所を不在にすることができません。こんな時こそ「電話代行」のご利用をおすすめ致します。
不在時のデメリット
事務所を不在にすることで下記のようなデメリットがございます。
- 不在時に大事な電話がかかってくるかもしれません
- 仕事案件の電話がかかってきても応対できないためビジネスチャンスを逃してしまいます
- お客さんがせっかく電話をかけてきたのに電話が繋がらないことで印象の悪化
- 不在時の電話が気になって安心できない
不在にしているときにビジネスチャンスの電話を逃してしまうことは非常にもったいないと思いますし、不在中の電話が気になって外回りや外出中に安心できないのも精神衛生的に良くありません。
不在中の電話応対解決策
不在中の電話応対を解決させるには、2通りの方法がございます。
・転送電話を設定することで、会社にかかってきた電話をあなたの携帯電話に転送することができます。
・冒頭でも述べている通り「電話代行」を利用することでこの問題を解決することができます。
それぞれ詳しくみていきましょう。
転送電話を利用する
会社の固定電話番号に転送電話の設定を行うことで、不在中に会社にかかってきた電話を自分の携帯電話に転送することができます。転送電話を利用する場合は、固定電話を契約している通信会社で「転送電話 (ボイスワープ) の申込み」をする必要がございます。
実はこの転送電話を利用する方法ですが、少し手間がかかります。例えばあなたが NTT 東日本で会社の固定電話番号を借りているとすると、NTT 東日本のホームページから「転送電話 (ボイスワープ)」の申込みをする必要がございます。
転送電話 (ボイスワープ) の申込みには、月額使用料として550円、申込みの完了メールが届くまで2〜3日間 + 書類が届くまで1週間くらい、転送電話を使えるまでに合計10日以上の時間がかかります。
つまり明日は出張が入っていて会社を空けるから転送電話を利用しよう！としても、その10日以上前に前以て「転送電話 (ボイスワープ)」の申込みが必要ということなのです。
更に転送電話には欠点があります。いくら不在時にかかってきた電話を携帯電話に転送してくれるからといって、その電話に自分が出れないと意味がありません。例えば公共機関で移動中だったり、クライアントと会議中に転送電話がかかってきても応対できませんし、外出時では落ち着いて電話応対することが困難です。
電話代行を利用する
一方、電話代行を利用するのであれば、月額料金と最短で現在2営業日程度ですぐに利用することが可能です。何といっても不在時に安心して出かけられる、安心して外の仕事に集中することができるため、非常に心強い存在です。
不在中にかかってきた電話は、電話秘書が丁寧に応対し応対内容はメールやチャットですぐに送って貰うことも可能ですので、外出中でもメールやチャットで確認することができます。
そのため自分の手の空いているタイミングで顧客フォローができたり、不在時に電話を逃してしまう心配をすることがありません。
