最近ではさまざまな分野において、「時短」というものが注目されています。実際に時短で効率的に物事を進めるというのは、生産性の向上にもつながってきます。
では、仕事で時短を実現するためにはどうしたらいいのでしょうか？ここでは、仕事が楽しくなる時短仕事術をご紹介していきたいと思います。
やることリストの作成
やることリストの作成というのは、時短仕事術としては定番とも言えるものです。ただ、多くの方が「時短仕事術としてやることリストの作成は効果的だ」と知っているだけで実践にまで至っていません。知っていてやらないまま来たという方は、是非これをきっかけに実践してみてください。
知っているものの実践にまで至っていないという方の理由はさまざまかと思います。いざやることリストを作成しようと思ってもそれよりも早く仕事を始めたほうがいいと考えてしまうという方もいれば、直前になってやることリストの作成が面倒に思えてしまうという方もいるでしょう。
ただ、やることリストの作成というのはいわば「急がば回れ」の時短仕事術です。やることリストを作成するためには確かにほんの少しの手間と時間がかかってしまうかもしれませんが、それによってその後の仕事がスムーズに進んでいくようになるのです。
ちなみに、やることリストの作成というのは思っているよりは簡単です。「やるべき仕事」と「時間が空いたらやること」をリストアップして、順番にこなしていくだけです。人によっては「やらないこと」も一緒にリストアップするというケースもあるようです。
スマートフォンなどに入力する形でリストアップするのもいいのですが、メモ帳や付箋などに直接書き込んでいくのもおすすめです。
メモ帳に書き込む場合にはやることをこなしていったら斜線で消していく、付箋の場合にはやることをこなしたときにその付箋を捨てるといった具合です。こういったやり方だと仕事をしている実感も得られて、そのうち楽しくなってくるはずです。
やることリストの作成に関してはやったほうがいいのにやらないままになっている方が多いです。これはお風呂に入るべきなのに入るまでが面倒に感じられるのと似ているのかもしれません。とりあえずでも一歩を踏み出して、やってみることです。
整理整頓
シンプルで当たり前のことなのですが、整理整頓というのも時短仕事術のひとつとなります。パソコンのデスクトップはもちろん、デスクの上、引き出しなどのデスク周りなども整理整頓をおこなっていきましょう。
任されている業務が多ければ多いほど、いろいろなものが必要になるかと思います。そのため、整理整頓も難しくなってくるかもしれませんが、基本的にパソコンのデスクトップにしてもデスク上や引き出しなどのデスク周りにしても、どこに何があるのかわかっている状態が理想です。
というのも、何がどこにあるのかわからないというような状態や「あれ？ここに置いたはずなのに......」といった状態になってしまうと、探し物に無駄な時間を割いてしまうのです。しかも、その探し物をしている時間というのはたいていの場合、イライラするものです。時間のロスに加えて、探し物のイライラで仕事の効率も下がってしまうというわけです。
整理整頓が苦手な方もいるでしょうから、無理に一度にすべてを整理しようと考える必要はありません。「今日はパソコンのデスクトップだけ」「今日はデスク上だけ」「今日はこの引き出しだけ」という形で少しずつ整理整頓をしていくようにしましょう。整理整頓ができると、スッキリしてより仕事にも集中できるようになるはずです。
朝の時間を有効活用
朝の時間を有効活用するというのも、立派な時短仕事術になります。実際に朝の時間の使い方によって、その日1日でこなせる仕事量が変わってくるというケースも多いのです。これまで何も考えずに朝の時間を過ごしていたという方であれば、是非朝の時間の過ごし方というものを見直してみてください。
寝起きで朝はまだ眠いという方もいるかもしれませんが、起きたばかりの朝だからこそエネルギーを消費していない状態でもあるのです。そう考えると、エネルギーがたっぷりある朝のうちに積極的に仕事をこなしておくと午後からが楽になるのではないでしょうか？
朝の時間をどのように活用していくかは自分次第です。ただ、朝のうちに雑務をこなしておくという方もいれば、朝のうちに難しい業務を先にこなしておくという方もいます。朝の時間の使い方を工夫することによって、これまでの同じ仕事量でも早く終えられるようになるかもしれません。
時間を区切る
もともと人間の集中力というのは、そう長く続くものではありません。好きなことであればそれこそ何時間でも没頭できることはあるかもしれませんが、仕事にそこまで没頭できる方というのはそうそういないでしょう。そのため、仕事をする際には時間を区切るということを意識してみてください。
例えば、「今から1時間集中して仕事をしたら、背伸びをしたり肩を回したりする」といった形で区切っていくと、その1時間に集中することができます。デスクワークであれば、こまめに体を動かすことによって体への負担を軽減させることもできるでしょう。
1日に8時間働かなければいけないとして、「今から8時間労働か......」と考えるのと「今からとりあえず1時間だけ頑張ろう」と考えるのではモチベーションも違ってきます。区切った時間を積み重ねていくことで、気づいたときには8時間経っていたということもあるかもしれません。
特に、苦手な業務と向き合うときには役立ってくれる時短仕事術です。「とりあえず1時間集中できたらご褒美にチョコレートを食べる」といった感じで自分へのちょっとしたご褒美を用意しておくのもひとつです。
人とのつながりを作っておく
意外に思われる方も多いでしょうが、人とのつながりを作っておくことも時短仕事術のひとつとなります。これは単純に社内での友達付き合いをしていくという話ではなく、いざというときに仕事を手伝ってくれる人や助けてくれる人を見つけておくということです。
「ずるい！」という方もいるかもしれませんが、これもひとつの処世術です。仕事というのは人と人との関わりの中で成り立っているものですので、自分ひとりで抱え込まずに素直に誰かを頼るということも必要なのです。そのためには、人とのつながり、人脈が大切になってくるわけです。
絶対にそうしなければいけないというわけではないのですが、自分の属している部署でのつながりだけではなく、他の部署とのつながりも積極的に作っているという方も少なくありません。仲良しこよしである必要はありませんが、いざというときにお互いが快くヘルプに入れるような関係性というのはあったほうがいいでしょう。
仲良しこよしである必要はないという話をしましたが、人脈のためにいろいろなところに踏み込み過ぎてしまうのは厳禁です。
特に、プライベートにまで踏み込み過ぎてしまうといざというときに助けてもらえないどころか、余計な人間関係のトラブルが発生してくる可能性もあるのです。難しいことではありますが、程よい距離感というものを意識していきましょう。
【電話応対編】仕事が楽しくなる「時短仕事術」
仕事が楽しくなる時短仕事術ということなのですが、最後に電話応対編ということで電話応対における時短仕事術についても触れておきたいと思います。他の業務と比べると電話応対というのは時短を目指すのが難しい印象があるかもしれませんが、電話応対でも時短は十分に可能です。
例えば、電話応対であれば「こういう電話の場合には、これとこれの確認から入る」といったパターンを自分の中で作ってしまうことです。
特に、電話を受ける場合には要件が限られていることが多いため、自分の中で受けた電話を分類していくことでスムーズに適切な対応をとることができます。自分の頭の中に入ってしまうまでは、自分で作ったマニュアルのようなものを手元に置いておいてもいいでしょう。
また、ブラインドタッチを身につけたり、素早くメモを取るスキルを身につけたりすることによって、電話応対にかかる時間やその後の入力作業なども短縮できるようになるでしょう。基本的にどのような業務でも時短の方法というのは、思っている以上にシンプルなのです。
もし電話応対の時短というのがなかなか進まない場合には、電話応対を専門におこなっている電話代行サービスに任せるのもひとつの選択肢です。電話応対をプロに任せることで無駄のないスムーズな電話応対はもちろん、それまで電話応対に使っていた時間を他の業務に活かしていくことができます。
弊社であれば、丁寧で確実な電話応対が可能です。電話応対を弊社に任せていただくことによって、業務の効率化はもちろん、生産性のアップも期待できます。今の時代だからこそ企業様にとっても悩みの種となりやすい電話応対を弊社の電話秘書スタッフに是非お任せください。
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