新型コロナウイルス感染拡大によって、新しい生活様式というものが徐々に浸透しつつあります。
そういった中で、働き方にも大きな変化が起こっています。
それが在宅ワークです。
新型コロナウイルス感染拡大をきっかけに在宅ワークを導入する企業も増えましたし、そのまま在宅ワークを継続するという企業も多くなりました。
ここでは、今後も新しい生活様式として定着していくであろう在宅ワークについて、その準備と始め方について改めて整理しご紹介していきたいと思います。
在宅ワークのための準備その1：環境づくり
在宅ワークのための準備としてまず挙げられるのが環境づくりです。
これまで職場で仕事をしていたという方であればあるほど、自分の城である自宅で仕事ができるということに感動を覚えるかと思います。
確かに、自宅で仕事ができるというのはとてもありがたいことなのですが、その一方で気を付けなければいけないポイントもあるのです。
自粛期間中、実際に在宅ワークをしている方にテレビ番組がインタビューをするシーンをよく見かけたかと思います。
快適な環境の中で仕事をしている方もいれば、他の家族の存在を気にしながら仕事をしている方もいました。家族構成や間取りなどの関係もあるのですが、自宅で仕事に集中できるスペースを確保するのは意外に難しいものです。
ただ、在宅ワークにおいては仕事に集中できるスペースを確保することがとても大切になってきます。
というのも、本来であれば自宅というのはくつろぐ場所です。
そこで仕事をすることになるのですから、仕事をするための環境づくりを意識しておこなっていく必要があります。
例えば、リビングにあるテーブルで仕事をするとします。
キッチンでは他の家族が料理をしていてそれが気になるかもいれませんし、リビングにあるテレビをついつい見てしまったり聞いてしまったりすることもあるかもしれません。それでは仕事も思うように進まないでしょう。
仕事に集中するためにも、デスクは壁側に向けたり、テレビやゲームなど自分にとって誘惑となり得るものを目につかないところへ隠してしまったりすることが大切です。
仕事しかすることがない、仕事をするしかないような環境を作っていくようにしましょう。狭くとも自分だけのスペースを確保するのが理想です。
特に、もともと働きに出ていた方というのは、通勤中などに無意識のうちにスイッチのオンオフを切り替えているものです。
在宅ワークになるとそのスイッチのオンオフの切り替えが難しくなりますので、環境で切り替えられるように自分自身で在宅ワークの準備をしていきましょう。
在宅ワークのための準備その2：必要なものを揃える
在宅ワークをするのであれば、在宅ワークに必要なものを揃えておかなければいけません。
どのような仕事をしているのかにもよるのですが、基本的に在宅ワークの場合にはパソコンとWi-Fiは必須と考えたほうがいいでしょう。
会社から支給される場合にはそれを使えばいいのですが、自分で用意するのであればパソコンにしてもWi-Fiにしても自分の業務に合ったものを選ばなければいけません。
例えば、プログラマーの方であればさまざまなソフトを使って業務をしていくことになるでしょうから、デスクトップパソコンのほうが安心です。
一方で、ライターの方であればWordやExcelなどの基本的なソフトを使うくらいでしょうから、ノートパソコンでも十分に対応できるかと思います。
また、在宅ワークを始めるにあたってはオフィスチェアやオフィスデスクなども準備しておいたほうがいいでしょう。
今まで在宅ワークとは無縁だったという方であれば、今自宅にある椅子や机というのは仕事をする前提で選んだものではないはずです。
一般的な家具としての椅子や机で仕事をすることも不可能ではないものの、やはり仕事が捗るかというと微妙なところです。
特に、オフィスチェアに関してはこだわっておいたほうがいいでしょう。
というのも、今回の新型コロナウイルス感染拡大で在宅ワークをするようになって、職場の椅子がいかにいいものだったのかを痛感している方が多いのです。
オフィスチェアというのはやはり働くことを前提にしている椅子になりますので、長時間仕事をしていても疲れにくいものなのです。
オフィスチェアやオフィスデスクだけではなく、自宅で仕事をする上で負担を軽減できるようなものはどんどん導入していったほうがいいです。
自宅だからこそ、自分にとって最高最強の仕事場に仕上げることもできるのです。このあたりは環境づくりにつながってくる部分でもあります。
在宅ワークのための準備その3：ルールを決める
在宅ワークを始めるためには、ルールを決めることも大切です。
企業で在宅ワークが導入されている場合には、どの業務を在宅ワークでおこなっていくことになるのか、その業務を誰がどのように担当していくのかなど細かなルールを決めていく必要があります。
オフィスか自宅か、ということでできる業務に違いは出てくるかもしれませんが、基本的には仕事をする場所が自宅になっただけの話です。
通勤しなくてもいいし、気持ち的にも楽になるという魅力もありますが、その分、在宅ワークだから "なあなあ" になってしまうということもあります。だからこそ、ルールがより必要になってくるのです。
業務の分担などはもちろんですが、仕事というのは人と人との関わりの中で成り立っているものですのでコミュニケーションも欠かせません。
オフィスでのように対面してやり取りができない以上は、在宅ワークの場合にはコミュニケーションに関するルールも設けていく必要があると言えるでしょう。
ただし、コミュニケーションに関するルールといっても「上司よりも先に退出してはいけない」といった業務と無関係のルールを作っていったのでは意味がありません。
コミュニケーションをとるにあたってどのツールを使っていくのか、どのようなタイミングで連絡を入れるのかといった業務に直接的に関係してくる部分でルールを決めていくことが重要になります。
特に、在宅ワークをしているとオフィスで働いていたときのように相手のデスクをちょっと覗いて進捗を確認したり、声をかけたりといったことができなくなります。
そのため、進捗報告の重要性がより増してくるのです。働く上での基本の重要性が再確認できる働き方であるとも言えるのかもしれません。
ちなみに、企業勤めという形ではなく、自分ひとりで新たに在宅ワークを始めるという方にとってもルールは必要です。
もともと誘惑の多い自宅で仕事をすることになるわけですから、先で触れた環境づくりや必要なものを揃えるといったことだけではなく、仕事をする上でのルールを決めて、それを守りながら仕事を進めていくようにしましょう。「メールはすぐに返信する」といったシンプルなルールでもOKです。
在宅ワークの始め方その1：服を着替える
在宅ワークのための準備が完了したら、いよいよ在宅ワークを始めていきます。
意外に思われるかもしれませんが、まずは服を着替えましょう。在宅ワークの場合、自宅で仕事をすることになりますので着替える必要はないのですが、服を着替えることによってスイッチのオンとオフを切り替えることができるのです。
極端な言い方をすると、在宅ワークだとパジャマのまま仕事をすることもできます。朝起きてそのままの服装で仕事をして、そのまま夜に寝るということも可能ではあります。
ただ、それでは「ちょっと休憩」とベッドに横になってそのまま寝てしまうようなこともあるかもしれません。気持ちの面でも切り替えが難しくなります。
また、小さなお子さんが居る場合は、「パパ～、今日も会社お休みなの？遊んで遊んで～」となります（笑）
面倒と思わずに、会社に行くときと同じようにＹシャツを着てネクタイを締めて、きちんとした格好で在宅をした方が家族に対しての印象も良くなり、仕事の効率もあがるようになります。
自宅での生活の延長線上に仕事があるような感覚だと、どうしても緊張感に欠けます。
緩みが仕事でのミスを招くこともありますので、気が緩みがちな自宅だからこそ服を着替えて仕事のスイッチをオンにしなければいけないのです。
実際にやってみるとよくわかるのですが、服を着替えるだけでも気持ちが全然違ってきます。
服を着替えることに関しては、WEB会議などのこともしっかりと考えておいたほうがいいです。
WEBカメラを使ってオンラインで会議をするという企業も増えていますので、急な会議で恥ずかしい思いをしないためにもきちんとした服に着替えておいたほうがいいのです。
在宅ワークの始め方その2：コミュニケーションをとりながら業務に集中する
在宅ワークのための準備として環境は整えられているはずですから、着替えたらすぐに業務にとりかかりましょう。
業務だけをこなせばいいというわけではなく、他の人とのコミュニケーションも意識していかなければいけません。一般的にもよく言われている「報告・連絡・相談」を実践していきましょう。
企業勤めをしながら副業で在宅ワークをする場合や企業勤めという形ではなくフリーランスのような形で在宅ワークをする場合には、自分から仕事を探しに行くということも必要になってきます。
各種サイトを利用して、仕事を見つけて、相手とコミュニケーションをしっかりととりながらひとつひとつ仕事をこなしていきましょう。
在宅ワークの始め方その3：適度な休憩を取りながら体を動かす
在宅ワークの場合、だらけてしまうという方がいる一方で、逆に働きすぎてしまうという方もいます。
在宅ワークだとオフィスのように人の目を気にする必要がなく、自分の好きなタイミングでお手洗いにも行けますし、食事もとれます。
そのため、誘惑に惑わされることさえなければ在宅ワークのほうが集中できてしまう部分は確かにあるのです。
ただ、言うまでもなく働きすぎてしまうというのは心身にとってプラスにはなりません。
働く以上は、きちんと休憩も挟まなければいけないのです。
体が資本なのですから、働き過ぎでダウンしてしまわないようにこまめに休憩を挟むようにしましょう。
そして、在宅ワークでもうひとつ忘れてはいけないことがあります。
それはズバリ、運動です。
運動といってもそうハードなものではありません。
ちょっと立ち上がって体を回したり、背伸びをしたりといったレベルでOKです。休憩も兼ねて、こまめに体を動かすようにしましょう。
在宅ワークというのは基本的にパソコンを使った業務がほとんどになるかと思います。
つまり、デスクワークをすることになるのです。
一般的にもデスクワークというのは長時間同じ姿勢でいることが多く、それによって腰痛であったりむくみであったり肩こりであったりといったさまざまな症状が出てくるものです。
エコノミークラス症候群のリスクも出てきます。
自宅だからこそよりオフィス以上に長時間デスクワークをしてしまう可能性がありますので、できるだけこまめに体を動かして、健康を維持していくようにしましょう。
在宅ワークを健康的に続けていくためには欠かせないことです。
【電話応対編】在宅ワークをするための準備と始め方
在宅ワークをするための準備と始め方ということでお話してきましたが、最後に電話応対編ということで電話応対における在宅ワークについて触れておきたいと思います。
在宅ワークでの電話応対というのは、社内リソースのみで解決しようとするとやや複雑な部分があります。
というのも、
・まず会社の代表電話にかかってくる電話を誰がどこで対応するのか？
・電話を受けたらどのようにして担当部署に取り次ぐのか？
・担当部署に取り次ぎできないときは、どのように報告・共有するのか？
・朝から晩まで電話番に要する人数は何人必要か？
上記の点は最低限の要件になりますが、細かい点をあげればまだまだ沢山の要件があります。
そもそも在宅という環境下では電話応対が難しいかもしれません。子供の声、犬の鳴く声、宅配便のピンポン.etc、などなど...
もし貴社電話応対で課題がございましたら、ぜひ渋谷オフィスの電話代行サービスに先ずはご相談ください。貴社のビジネススタイルに合わせてご提案いたします。
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また、一切電話には出たくない会社様には、時間外アナウンス＋留守機能 もご用意しております。
例えば下記のようなお好きな音声ガイダンスを流してから、留守番電話に録音を入れてもうらうことができます。留守電が録音されるとすぐに担当者様の携帯へご連絡いたします。
「お電話ありがとうございます。◎◎会社です。只今新型コロナウイルスの影響を受けて、お問い合わせ窓口の対応を変更させていただいております。お急ぎのご用件の方は発信音の後に伝言をお願いいたします。担当者から後程ご連絡させていただきます。.... ピッ♪ 」
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