今回は電話対応において、印象が良い言い回しとは？について詳しく解説します。言い回しとは、ものの言い方や弁舌を意味します。言葉遣いには、相手を敬意を表す丁寧さや、相手への印象をよくするなどの工夫が求められます。
少しの工夫で相手に与える印象を大きく変えることができる
新入社員や電話対応の初心者にとって、最初のうちは電話に出ること自体が緊張の連続であり、相手に気を使った丁寧な対応をするのは難しいかもしれません。
しかし、電話対応において、少しの工夫で相手に与える印象を大きく変えることができます。
例えば、「○○はただいま席を外しております。5分後におかけ直しください」といったシンプルな対応では、無愛想な印象を与えてしまう可能性があります。
これに対して、少し丁寧な言葉を添えるだけで、相手に与える印象が大きく改善されます。「○○はただいま席を外しております。恐れ入りますが、5分後におかけ直しいただけますでしょうか？」と言えば、相手に対して礼儀正しさや丁寧さを伝えることができ、より好印象を与えることができます。
このようなちょっとした工夫を取り入れることで、電話対応の質を向上させることができます。
特に新人や電話対応に不慣れな人にとっては、最初から完璧を目指すのではなく、少しずつ丁寧な表現を意識することで、次第に自信を持って対応できるようになるでしょう。
電話対応のシーンに合わせて言い回しを使い分けよう
電話対応で、相手に良い印象を与える言い回しには次のようなものがございます。電話対応の様々なシーンに合わせて使い分けましょう。
初めて電話を受ける時
「お電話ありがとうございます。○○会社の△△でございます。」
初めて電話を受ける際は、始めに感謝の気持ちを伝えることで、最初から良い印象を与えることができます。
電話を切る時
「本日はお電話いただき、誠にありがとうございました。失礼いたします。」
同様に、感謝の意を最後に伝えることで、電話全体の印象が良くなり相手に与える印象も会話の収まりも良くなります。
感謝の気持ちを伝える時
「この度はお忙しいところ、お時間をいただき大変ありがとうございました。」
相手の時間に対する配慮に対して感謝の気持ちを言葉で示すことで、誠意が伝わります。
丁寧な言葉を添える
このように、「恐れ入ります」や「申し訳ございません」といった丁寧な言葉を添えるだけで、相手に与える印象は大きく変わります。
これらの表現は、相手に対する敬意や配慮を示すために非常に効果的です。簡単に使える気遣いの言葉として、「ありがとうございます」「差し支えなければ」「恐れ入ります」などを会話の中に挟んでいくことで、より丁寧で礼儀正しい印象を与えることができます。
これらの表現を意識的に使うことで、電話対応においても相手に対して好印象を与えることができ、コミュニケーションが円滑に進むようになります。
効果的に相槌を打つ
電話は相手の顔や表情が見えないため、つい気が緩んでしまうことがあります。しかし、相手に「ちゃんと聞いていますよ」と伝えるためには、効果的に相槌を打つことが重要です。
相槌にはさまざまな種類があり、例えば「はい」や「なるほど」といった相手の話を聞いていることを示すもの、「そうですね」といった同意を示すもの、そして「ありがとうございました」といった感謝の気持ちを伝えるものなどがあります。
これらの相槌を、その時々に応じて使い分けることで、相手に対して誠意や関心をしっかりと伝えることができます。適切な相槌を使うことで、相手は自分の話がしっかりと受け止められていると感じ、コミュニケーションがより円滑になります。
電話対応においても、相槌は非常に大切な要素ですので、その場に応じた表現を心掛けていきましょう。
