今回は、電話対応時に非常に重要なスキルであるメモの取り方について、詳しくご紹介します。特に新入社員や、これから会社で電話対応の機会が増える方にとって、このスキルは今後のキャリアに大いに役立つでしょう。
電話対応では、顧客からの重要な情報や要望、問い合わせの詳細を正確に記録することが不可欠です。これには、話されている内容を迅速かつ正確にメモする能力が求められます。
効果的なメモの取り方を身につけることで、顧客からの情報を見逃すことなく、後で確認する際にも役立ちます。
電話対応で効果的なノートを取るためのコツ
電話対応・電話応対時に上手くノートを取ることは、情報を正確に記録し、ミスを減らし、後で確認する際や報告を容易にするために非常に重要です。以下に、電話対応で効果的なノートを取るための方法とコツをご紹介します。
1. 事前準備
先ずは基本となる電話応対前に、メモ用紙 (又はノートなど) やペンを用意し、すぐにメモを書き留められる状態にしておきましょう。電話応対時にメモを取る際は、まとまった時間はありませんので、短い時間に瞬時にメモを取れるようになりましょう。
つまり、短い時間で情報を整理できるようにし、メモの取り方も箇条書きするなどのメモを取る技を習得するようにしましょう。
2. 日付・時間・相手の情報
電話対応・電話応対が始まったら、まず日付と時間をメモに記録しましょう。次に、相手の名前、会社名、連絡先などの基本情報を書き留めます。電話応対でメモを取る際は、日付や時間、相手の名前をすぐに書き留めるクセを付けるようにしましょう。
3. 重要ポイント、要点の抽出
電話中に相手が話す内容の中で重要なポイントを見つけ、それを箇条書きで簡潔に記録しましょう。具体的な数字や日程、要求事項など、後で確認が必要な情報を特に注意して記載します。
電話応対でメモを取る際に最も重要なポイントが要点を書き留めることです。電話応対で全ての会話のメモを取ることは不可能ですので、応対時に要点となる箇所を瞬時に判断してメモを取れるスキルを磨きましょう。
4. 質問と回答の記録
自分が行った質問や、相手からの質問とその回答も記録しておきましょう。これにより、後で確認が必要な際にスムーズに情報を整理することができます。
5. 確認と整理
電話応対が終わったら、すぐにメモを見直し、書き漏れや曖昧な点がないか確認しましょう。もし何かメモに漏れがあれば、このタイミングで書き込んで下さい。また必要に応じて、情報を整理し、綺麗な形でまとめるましょう。
6. メモを取るトレーニング
いきなり本番のビジネス電話でメモを取ろうとすると、メモに取ることに集中してしまい電話応対が疎かになってしまいます。そこで事前にメモを取るトレーニングとして、決められた時間でラジオを聴きながら、その話の内容をメモを取る練習をしてみましょう。
このように人の話を聴きながらメモを取る練習をしておくことで、聞く力とメモを取る力が鍛えられますのでオススメです。
まとめ
電話対応時にメモを取る際、最も大切なのは、短い時間で情報の要点を整理する能力を高めることです。例えば速記のように、相手の話の重要な部分だけをすばやく把握し、記録する技術が役立ちます。
日頃から、同僚など友人、上司と話す際は要点を見極め、それを頭の中にメモするような練習を積みましょう。
また、初心者が陥りがちミスは、メモを取ることに集中しすぎて、相手の話の重要な部分を聞き逃してしまうことです。もし大切な情報を聞き逃してしまった場合は、そのままスルーせずに、遠慮なく相手に確認を取ることが重要です。
多くの日本人は話を止めることに躊躇してしまったり、相手にもう一度同じことを話してもらうことが申し訳なく、言い出せないことが多くあると思いますが、ここで聞き直す癖をつけておいた方があなたのためになるはずです。
電話対応でのメモを取る際は、正確な情報の記録が非常に重要です。メモを取る行為自体に集中するのではなく、相手が話す正しい情報を記録することを心がけましょう。
