警備会社の電話代行利用について

警備会社の電話代行について

電話応対スーパーバイザー：雪野朱音

「警備会社で電話代行を利用することはできますか？」以前このようなご質問を頂きましたが、勿論ご利用頂けます！今回は警部会社の電話代行利用についてご紹介したいと思います。

警備会社の事務スタッフ仕事について

警備会社の仕事は、主に警備業務を行う警備員と、警備会社のサポート業務となる事務所で働く事務スタッフの業務に分類されます。

警備会社の事務仕事には、一般的な事務作業から経理事務 (請求書の受領、照合など)、電話対応、来客があればお客様の対応、書類整理やパソコン入力を行う作業がございます。

事務スタッフの仕事は多岐に渡るため、パソコン入力をしつつ、電話応対、経理の仕事 ... と事務スタッフが少ない場合は一人あたりの作業量も増えてしまいます。

仕事が忙し過ぎるとスタッフが辞めてしまうかも ...

仕事が毎日忙し過ぎれば、事務スタッフの心も折れてしまい辞めてしまうスタッフも出てききてしまうかもしれません。

事務スタッフに事務作業を全て押し付けるのではなく、できるだけ定期的に労働環境を見直し、少しずつでも改善していきましょう。又は業務の一部が外注することも労働環境の改善に繋がります。

今回は事務所の電話応対を代行することのできる、電話代行サービスの導入についてご説明します。

警備会社の事務に電話代行を導入

警部会社に電話代行を導入することで、以下のメリットがございます

事務スタッフが電話応対以外の仕事に集中できる
職場環境の改善につながる
人件費をかけずに経費の削減が可能
災害時などでも電話応対が途切れない

例えば、慢性的に人手が足りないような警備会社の事務所では、人手が足りないことで → 仕事が激務 → 新人の事務員が辞めてしまう → 事務スタッフの仕事量が増える ... というように、人を雇ってもすぐに辞めてしまう負の連鎖に陥ってしまっています。

警備会社が電話代行を利用することで、警備会社にかかってくる取引先や顧客からの電話応対をアウトソーシングすることができます。電話応対してくれる電話秘書には、警備会社をのマニュアルなどを共有することで丁寧な電話応対ができるようになり警備会社のイメージアップも望めます。

事務所の離職率を食い止めよう

そこで事務仕事の一つ「電話応対」を電話代行会社にアウトソーシングすることで、事務員の業務を分散させることが可能です。

特に電話応対はいつかかってくるか分からない、迷惑電話やクレーム等の電話、営業の長電話を日々受け続けることで事務スタッフは精神的にもストレスを溜め込んでしまいます。

事務所の仕事環境が少しでも改善されれば、事務スタッフも少しは余裕を持って仕事に取り組むことができるようになります。

経費やコストの削減につながる

電話代行を利用することで新たに人を雇う必要がありません。例えば求人を出して人を雇う場合、求人への掲載費、人件費として月給18万円くらいがかかります。ざっくり計算しただけでも、新たに人を雇うとなると20万円以上〜の人件費がかかります。

人件費はお金も時間もコストとしてかかる

更に人を雇うとなると、人件費以外にも仕事を教える必要がありますので、教育する時間的なコストなどもかかってしまいます。

電話代行であれば、サブスクリプションサービスのように月額料金で気軽に利用することができます。渋谷オフィスの格安プラン「スタートプラン」ですと、月額3,000円から利用が可能です。新たに人を雇うよりも圧倒的に経費を削減できることをお分かり頂けるとかと思います

時間帯によって電話代行を利用

警備会社の事務所によっては、時間帯によって事務スタッフが足りなかったり、スタッフが働けなかったりして、どうしても一部のスタッフにしわ寄せがかかってしまいます。

このようなケースでは、事務スタッフの多くが主婦層だったり、午前中はお子さんを幼稚園に連れいかなければいけないなどの悩みを抱えています。

午前中に電話応対できる事務スタッフが確保できない ... というような場合は、午前中のみ電話代行を利用することも可能ですので、臨機応変に電話代行を組み込んでいきましょう。

警備業は様々なシーンで活躍しています。イベントやフェスティバルなどの警備、工事現場やエンタメの撮影現場などでも警備員が配置されることもあります。日本中の多くの警備会社、小規模な警備会社では随時求人募集をかけており、人手不足も深刻になっています。

特に現場スタッフよりも事務スタッフが足りていない、新規の人員が見つからないなどの声を聞きます。そんな時こそ警備会社の事務ワークのひとつである電話応対をアウトソーシングするチャンスです。