渋谷オフィスの電話代行サービスは、建設業、建築業、内装業、外壁工事などの事業者様からも幅広くご利用いただいております。
建設業では、基本的に現場仕事がほとんどになりますので、家族経営の建設会社などでは、電話応対のスタッフに業務が集中し、負担が増えてしまうことも少なくありません。
建設会社の電話業務がうまく機能しないと、ビジネスチャンスを逃してしまったり、顧客への対応が遅れてしまいクレームやトラブルが発生してしまうリスクもあります。
このような状況では、電話代行サービスをご利用いただくことで、次のような電話業務の問題を解決することができます。
- 建設業の事業者様に向けて、電話代行の利用例や事務所の電話応対の問題解決についてご紹介しています
建設業の電話業務の問題を電話代行で解決します
建設業 (建築業、内装業、外壁工事など) が抱える、電話業務の問題を電話代行サービスが解決致します。
- 不在時の電話対応・電話応対
- 業務外や現場での対応補完
- 現場スタッフの作業効率を向上
- 営業時間外や緊急対応のサポート
- クライアントへのプロフェッショナルな対応
- 事務スタッフの負担を軽減
- 事務スタッフの人手不足を解決
- 電話業務の効率化
- 人件費の削減、コスト削減
・不在時の電話対応
現場での作業が多い建設業では、電話に出られない時間が多くなりがちです。電話代行サービスを導入することで、不在時も顧客対応を逃さず行えます。
・業務外や現場での対応補完
建設業は現場での作業が多く、オフィスにいないことが多いため、電話の応答が難しい時間帯が発生しがちです。電話代行サービスを利用することで、急な電話やクライアントからの問い合わせに迅速に対応できます。
・現場スタッフの作業効率を向上
現場スタッフが電話対応に追われることなく、作業に集中できるようになります。特に、細かな打ち合わせや進捗確認の連絡が多い業界では、電話代行が現場の負担を軽減し、業務効率化に寄与します。
・営業時間外や緊急対応のサポート
建設業界では、取引先や顧客からの緊急対応が求められる場合があり、営業時間外の連絡にも対応する必要があることが多いです。24時間対応の電話代行を利用すれば、時間外でも重要な連絡が漏れずに済みます。
・クライアントへのプロフェッショナルな対応
建設会社のクライアントは多岐にわたり、時には丁寧な対応が重要な場面も多いです。電話代行サービスにより、プロのオペレーターが対応することで、顧客に対して一貫した高品質の対応が可能となり、信頼関係を構築しやすくなります。
・事務スタッフの負担軽減
事務スタッフに電話業務の負担がかかってしまうと最悪離職につながってしまうかもしれません。電話代行を導入することで電話応対が分散され、事務スタッフが本来の業務に集中できるようになります。
・電話業務の効率化
スムーズな電話応対により、顧客からの問い合わせ対応効率的に行えます。また建設会社の印象アップにも貢献します。
・コスト削減と人件費削減
専任のスタッフを雇うことなく、プロフェッショナルな応対が可能なため、運営コストを削減します。
建設会社にとって、電話代行サービスは業務の効率化やクライアント対応の質向上に役立つ重要な手段です。現場の状況に左右されやすい業界特性を踏まえ、時間や場所を問わず安定した顧客対応ができるようサポートします。
建設業界の人手不足という深刻な問題
建設業界でも人手不足が深刻化しています。現場仕事の新たな労働者も不足していますが、建設業界の事務者やオフィスで働く働き手も以前よりも見つかりにくくなっています。
このような傾向は建設業界だけではなく、日本の抱える構造的な少子高齢化など人口減少が要因にございます。この流れは今後も益々加速されることが予想され、どの業界も業務の DX (デジタルトランスフォーメーション) 化を進めるなど対策に乗り出しています。
ある建設会社の総務担当の方は事務スタッフが不足しており、なかなか新しい人材を見つけるのも苦労しており、最終的な解決策として電話代行サービスの利用を開始したと言います。
家族で建築事務所を経営しており、これまで電話応対を家族にお願いしていました。しかし様々な事情があり事務員さんを雇うことになったのですが、人手不足でなかなか見つかりません ... そこで商工会の知人に相談したところ電話代行サービスを紹介して貰いました。
人口減少による人手不足の中、建設業界を含む多くの業界では、業務のDX推進や、電話代行サービスなどのアウトソーシングの活用が不可欠となっています。電話代行サービスは、単なる業務委託にとどまらず、コスト削減と業務効率化の両立を実現する解決策として、多くの企業で導入が進んでいます。
建設業の電話代行サービス活用例
・建設業で最も多いのは不在時の電話対応
建設業、内装業、外壁工事などの事業者様に最も多い電話業務の問題が、不在時の電話対応です。建設業ではスタッフを現場に出してしまいますので、事務所やオフィスで常に電話対応できるスタッフがいません。
このようなケースでは、電話代行サービスを導入することが最も一般的です。電話代行を利用することで、不在時の電話応対を任せることができ、応対内容は音声、メール、チャットで受け取ることができます。
コスト面でも事務スタッフを雇うよりも圧倒的に人件費を抑えて即戦力のプロの電話秘書を雇うようなイメージでご利用できます。
・取引先や協力会社との連絡調整
建設会社の取引先や協力会社との連絡調整、例えば資材の調達状況や工事スケジュールについて、仕入先や協力会社との連絡があった場合、電話秘書が応対し必要があれば担当者に電話を繋げたり、詳細を伺い応対内容をメールやチャットに文字起こして報告致します。
・顧客からの問い合わせ
大切な顧客様からの進捗状況、見積もり内容、工事の予定などについて、問い合わせがあった場合、電話秘書が応対し、そのお問合せ内容を全て録音して報告します。お問合せ内容は音声で録音されていますので、お手隙の際にその音声を確認することができます。
また顧客からの問い合わせを、メールやチャットで報告することも可能です。
・見積もり依頼/確認の対応
建設業界でも、見積もりの依頼や確認のお電話が顧客からかかってきます。これらの依頼の詳細を受け付けて、折返し応対にすることができます。顧客心理的にも、その場で回答を得られないかもしれませんが、依頼や確認事項を受け付けてもらったことで安心して、折返し連絡を待てると思います。
・緊急時の対応
設備トラブル、クレームなど、即時対応が求められる緊急連絡が必要な場合、弊社の通話接続サービスをお使い頂くことで、電話秘書が応対し担当者に直接お繋ぎすることができます。電話代行を利用頂くことで、緊急時の対応もスムーズに対応することができます。
電話代行を利用する上で唯一気になっていたのが「電話の取次ぎ」に対応していることでした。建設業でも天気や状況によって急遽現場が変わったり、建材の到着が遅れたりして予定がオンタイムで変わってきます。
取り引き会社によっては事務所の代表電話に連絡がくることもあるため、そのような緊急の電話を不在応対されてしまうと、現場までオンタイムな情報が届かずに困ってしまいます。
電話の取次ぎがあることで、そういった緊急電話も現場まで伝わるので非常に助かっています。
・建設事務所の人手不足解消
事務所スタッフが足りておらず、午前中など事務所に人がいない時間帯の電話応対をお願いしたい。
多くの建設業/建築事務所では人手が足りておらず、人員確保も急務になっていますが労働市場とのミスマッチでなかなか新たな人員が見つからない状態が続いています。
電話代行なら、平日9:00〜18:00までの時間帯で自由に事務所の電話応対を委託することが可能です。
例えば事務スタッフが子供を抱えている場合、午前中の勤務が難しいかもしれません。そんな時は、午前中だけ電話代行を利用し、午後からは事務スタッフに働いてもらうことも可能です。
うちの建設事務所でも電話代行を併用して利用しています。元々は事務所スタッフさんを増やそうと思っていたのですが、どこも人手不足で縁のある方が中々見つからず、それならば「電話代行」を導入しました。
主に事務スタッフさんのシフトが埋まらない時間帯に上手く電話代行を活用して事務所の電話応対が止まらないように対処しています。
建設会社の電話応対例
以下は、建設業界でよくある電話応対例です。電話代行サービスを導入することで、プロの電話秘書が次のように電話応対してくれます。
・工事の進捗状況を確認したいお客様からの問い合わせ
お客様：「お世話になっております。〇〇工務店さんでお願いしている山田と申しますが、今お願いしているリフォーム工事の進捗状況を教えていただけますか？」
電話秘書：「山田様、お世話になっております。ご依頼いただいたリフォーム工事についてですね。担当者に確認のうえ、折り返しご連絡いたします。少々お待ちいただけますでしょうか？」
お客様：「はい、お願いします。」
電話秘書：「ありがとうございます。折り返しのご連絡は、本日中にできるようにいたします。ご不明点がございましたら、いつでもお問い合わせください。」
・お客様が工事の日程を変更したいと電話してきた場合
お客様：「お世話になります。〇〇建設さんにお願いしている工事ですが、予定していた日程を変更できるか相談したくて...。」
電話秘書：「お世話になっております。〇〇建設の田中でございます。日程変更のご相談ですね。今お手元に資料がありますので、確認いたします。ご希望の新しい日程はございますか？」
お客様：「できれば来週ではなく、再来週にずらしたいのですが。」
電話秘書：「承知しました。再来週の予定で再調整できるか、担当者に確認して改めてご連絡いたします。少々お待ちください。」
お客様：「はい、お願いします。」
電話秘書：「ありがとうございます。担当者が確認次第、本日中に折り返しいたします。」
・工事の音や日程変更についてのクレーム
お客様：「お世話になります。工事の音がうるさくて困っているんですが、何とかならないでしょうか？」
電話秘書：「ご不便をおかけし、大変申し訳ございません。騒音が発生しているとのことで、早速現場担当者に確認し、対応を検討いたします。具体的には、どの時間帯で音が気になりましたか？」
お客様：「午前中の作業中が特にうるさく感じます。」
電話秘書：「貴重なご意見をありがとうございます。午前中の騒音について現場の担当者と共有し、改善できるよう努めます。本日中に対応方針をお知らせいたしますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。」
・お客様がリフォームの見積もりについて問い合わせをしてきた場合
お客様：「こんにちは。以前リフォームの見積もりを依頼した田中ですけど、見積もりの詳細について確認したいんです。」
電話秘書：「田中様、お世話になっております。見積もりのご確認ですね。少々お待ちいただけますか。はい、確認いたしました。どの部分について詳しくお知りになりたいですか？」
お客様：「床の張り替え費用について、もう少し詳しく知りたくて。」
電話秘書：「承知いたしました。床の張り替えの項目について、担当者から具体的な内容をお伝えさせていただきますので、後ほどご連絡させていただいてもよろしいでしょうか？」
お客様：「はい、お願いします。」
電話秘書：「ありがとうございます。本日中にお電話いたしますので、お待ちいただければと思います。」
電話代行の便利な機能
弊社では「Q&A対応」という便利な機能がございます。この機能は例えば、建設機械レンタル・リースに関するお問合せにも、事前に100文字以内の簡単な応対文を用意頂ければ電話秘書が応対することも可能です。
オプション機能「Q&A対応」を利用することで、良くある質問の回答を予め用意しておき電話秘書が応対することが可能です。
5つの質問まで回答可能で、回答できる文字数が100文字以内という制限がございますので、あまり難しい質問には向きませんが、建設業の事務所応対で良くある簡単な質問であれば電話秘書が受け応え可能です。
まとめ
ここまで建設業界における電話代行サービスの導入・活用例などをご紹介致しました。事務所の人手不足に困っている、電話業務の対応で困っている ... という場合は、是非渋谷オフィスの電話代行サービスをご利用下さい。
弊社渋谷オフィスでは、業種や事業者様に合わせた5つの電話代行プランをご用意しております。コール数や便利な機能に合わせてプランを選ぶことができますので、まずは電話代行プランをご覧頂きご利用のご検討をお願い致します。
