求人募集の電話をかける時って、本当にドキドキしますよね。
慣れてくるとなんともなくなってくるのですが、
特にはじめてのバイトなんて言うときは電話をかける手が
震えるくらい緊張した経験を思い出します。
今回は、そんな求人募集の電話についてです。
先ず、電話をかける時は、きちんとかけ方を頭に入れておけば、
最初の電話でも緊張を少しでも和らげることができます。
それにしっかり覚えておくと、今後も便利ですよ。
さて、まずは求人募集の電話をかる前の準備です。
何事にも準備はいちばん大切なことですが、
こういうときもきちんと準備ができているといろいろスムーズです。
ちなみに私たちは電話代行の求人募集電話を受電する立場ですが、
きちんと準備をしている人の電話とそうでない人の電話の違いはすぐにわかります。
求人内容を熟読する
最初に必要なことは、求人内容をよく読むことが大事です。
これは当たり前のようで、できていない人が沢山いるようで、
小さな文字も逃さずに隅から隅まで読んでおきましょう。
そして、読みながら少しでも疑問に思う点を抑えていきます。
疑問点を洗い出す
とくに求人広告は限られたスペースに最低限のことしか
書かかれていませんので、疑問点を見つけておくのは重要なことです。
例えば『仕事内容』『勤務時間』『仕事の開始時間』『勤務地』『時給』
などの条件面はもちろんのこと、わかりにくく感じたら『面接場所』や
『面接に必要なもの』などもしっかり抑える必要があります。
これら疑問に思ったことや、知りたいことをメモしておくのが、
まず重要な準備となります。そしてもう１つ、
求人内容に担当者の名前がある場合も、これはメモしておきます。
電話をした時に直接のその方に繋ぐだけで、かなりスマートにできますので。
つぎに、電話周りに必要なものを置くことです。
一番必要なのは、メモ帳と筆記具ですね。
これは求人募集だけではなく、電話でなにか大事な話を
する時にはいつだって重要なものです。
そして求人募集の場合は、あなたがその求人を知った
媒体を置いておくとより良いでしょう。
昔であれば求人雑誌や折り込み広告でしたが、
今はネット求人が主流ですから、その求人が載っていた
ページなどをスマホの画面やタブレットに出しておくと良いでしょう。
スマホで求人電話をかけるから求人広告が見られない！
という人は、プリントアウトしてでも手元に置いておきましょう。
というのも、企業によっては様々な求人を別の媒体で
行っている場合があるからです。
そして、その媒体ごとで求人の内容や職種、それこそ、
担当の部署や社員がちがう場合も普通にありますので、
何から応募したのかがわからないと混乱してしまいます。
ですので『〇〇をみて応募しました』ということが
スムースに言えるだけでも、その価値はあります。
さらに、条件面やその他の質問をするときも、
その求人内容にそれが書いていないという前提を
確認しながらのほうが質問しやすいですしね。
以上が、求人募集に電話する際の前準備です。
これだけやっておけば、きっと緊張も和らいで
しっかりと電話することができるはずです。
では、次は電話をかけるときの注意とマナーについてです。
電話をかける際の注意点
まず、かける直前に気にすることは時間帯です。
例えば飲食系でしたら、昼の時間帯など混み合う時間帯は
避けるべきですし、コンビニなどの小売業は通勤通学の時間帯は
避けるのがマナーです。もちろんこれは職種や立地でかわりますから、
先にリサーチしておくといいでしょう。
電話をかける場所は？
次に電話をかける場所です。基本的に外で電話をかけたり
移動しながらの電話は求人募集でなくてもアウトです。
しっかりと落ち着いて話せて、しかも静かな環境の場所でかけるのが
普通ですから、自宅からかけるのが一番良いでしょう。
私たち電話代行では、当然毎日たくさんの電話を受けていますが、
お相手の電話環境がとても悪いが場合が多々あります。
例えば、非常に交通量の多い道端ではお相手の声が
ほとんど聞こえない時があります。
また意外に気づきにくいのが風の音です。
風が強い日は風のが音が電話口から聞こえて非常に
聞き取りづらいものです。
ですからとにかく電話をかけるときは、
周辺の音や風の音に注意してかける必要があります。
電話の話し方
次に話し方です。
電話の声は、実は普通に話している声よりもこもりがちになります。
相手にはっきりと伝わらないようなことも多々あります。
ですので、いつもよりはっきりと、
丁寧に、そして明るい声ではなしましょう。
できるだけハキハキとゆっくり、言葉をしっかりと
区切って話すようにし、友達同士で話すような言葉に
ならないように注意が必要です。
じっさい、完璧な敬語が使えるならそれが一番ですが、
丁寧であればOKです。
電話の流れ
では最後に流れです。まずはじめにしっかりと名乗りましょう。
名乗るというのはビジネスの世界というか社会においては、
名前を言うだけではなく、自分はなんで電話をしてきた
人間なのかをはっきりと相手に伝えることです。
ですから『〇〇の求人募集をみてお電話差し上げました〇〇と申します』
が最低限です。また、会話の頭に『お忙しいところを失礼いたします』
がつけられれば完璧です。
次に、担当者名がわかるのであれば担当者名を告げます。
もし担当者名がわからない場合は先程の名乗りに続けて
『ご担当の方をお願いします』でいいでしょう。
名前が分かる場合は『ご担当の○○様をお願いします』になります。
もちろん『ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか？』や
『お手数ですがご担当の○○様をお願いいたします』
とより丁寧に言うのがベストです。
とはいえ、そうできなくても駄目というわけではないので、
気負わずに落ち着いて取り次いでもらいましょう。
さて、そこからは、もうあとは担当の方の質問に答えて、
自分からもメモしていた質問をすればOKです。
もちろん、これを聞いた方がとか、こういう聞き方を、
というのはありますが、基本的には担当の方はプロですから
必要事項はきちんとやり取りできますので、心配はいりません。
逆にそのようなことを気にしすぎて緊張するほうが、実はマイナスなんです。
ただ、当然ですが面接の日時だけは復唱してメモしておきましょう。
そして全てが終わったらお礼を言って切ります、
もちろん相手が切るのを持って電話を切るのがマナーです。
いかがでしたでしょうか？
あとは、人として当たり前の気遣いがあれば大丈夫です。
とにかく慌てずにゆっくりと落ち着いて、
難しいことはあまり考えすぎずに電話してみましょう。
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