電話対応で特に気をつけておきたいビジネスマナーについて

電話応対で「特に気をつけておきたい」ビジネスマナー

社会に出たビジネスマンであれば、電話対応や電話応対におけるビジネスマナーをしっかりと心得ておくことは非常に重要です。電話は多くのビジネスシーンで頻繁に使用されるコミュニケーション手段であり、その対応一つで会社の印象や信頼感に大きく影響を与えることがあります。

ビジネスマナーには様々な要素が含まれ、それだけで一冊の本が書けるほどの情報量があります。私たち電話代行サービスを提供する電話秘書オペレーターは、日々の業務においてこれらのビジネスマナーに細心の注意を払ってお仕事をさせていただいています。

具体的には、電話の受け答えや言葉遣い、声のトーン、話し方のペースなど、すべてがビジネスマナーの一部となります。その中でも、特にこれだけは注意しなければならないという重要なビジネスマナーについて電話秘書が詳しく解説致します。

こちらの記事では、電話秘書による電話対応で特に気をつけておきたいビジネスマナーについて、具体的な例を交えながら詳しくご紹介します。電話応対の基本から応用まで、幅広くカバーし、ビジネスマンとしてのスキルアップに役立つ情報を提供いたします。

ビジネスマナーをしっかりと身につけることで、自信を持って電話応対ができるようになり、仕事の質も向上することでしょう。

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業務として気をつける点

まずは、電話相手に対するマナーだけではなく業務として気をつけるべきことです。

呼び出しの相手の状況を詳しく教えない

電話応対で気をつけるべきことの一つは、呼び出しの相手の状況を詳しく教えないことです。これは情報リテラシーの観点から重要であり、相手に余計な不快感を与えないためでもあります。

・情報リテラシーとプライバシー
まず、社外に対して社員の詳細な行動を伝えることは、情報リテラシーに反する場合があります。具体的な業務内容や行動を外部に知らせることは、企業の機密情報を漏らすリスクがあるからです。

・相手への配慮
さらに、電話の相手に「その仕事の方が私より大事なのか？」と思わせてしまうことがあります。これは相手に不快感を与える可能性があるため、避けるべきです。シンプルに「〇〇は席を外しております」で十分です。

・伝えるべき情報の範囲
どうしても詳細を伝える必要がある場合でも、伝えて良いのは以下の情報に限ります：

- 戻る時間
会社で認められている場合のみの携帯電話番号

- 対応策の提供
不在の場合の対応として、よく間違うのがこちらが対応策を決めることです。「〇〇は席を外しておりますが、折返しお電話差し上げましょうか？」というように勝手に対応策を決めてはいけません。

・対応策を委ねる
電話相手に「いかが致しますか？」と対応策を委ねることが重要です。席を外しているのはこちらの都合であり、電話相手に非はないため、こちらが勝手に対応策を決めるのは失礼にあたるからです。

・まとめ
電話応対では、呼び出しの相手の状況を詳しく教えず、シンプルに対応することが重要です。また、不在の場合の対応策は電話相手に委ねることで、相手に対する配慮とプロフェッショナリズムを保つことができます。これらのポイントを守ることで、信頼できる電話応対が可能となります。

初めての方に対する挨拶

初めて会う方に対しても「いつもお世話になっております」と挨拶するのが適切です。これは日本のビジネスマナーの一つであり、広い意味での「縁」を大切にする文化が背景にあります。

・なぜ「いつもお世話になっております」なのか？

- 広義の縁：直接的な取引がなくても、自社の製品やサービスをどこかで利用している可能性があるからです。この挨拶は、その可能性を含んだ感謝の意を示しています。

- ビジネス文化：日本のビジネス文化では、初めて会う相手にも敬意を表し、関係性を良好に保つために「いつもお世話になっております」と挨拶することが一般的です。

・誤解を避けるためのポイント

- 冗談や返しに対する対応：「いや、世話した覚えはないけどね」と冗談を言われることもありますが、この場合でも笑顔で対応し、「今後ともよろしくお願いいたします」と返すのが良いでしょう。

- 心の準備：この挨拶がなぜ重要なのかを理解し、自信を持って使うことで、相手に対しても誠実さと敬意を伝えることができます。

・まとめ
「いつもお世話になっております」という挨拶は、初対面の相手にも敬意を示し、広い意味での縁を大切にする日本のビジネスマナーの一環です。直接的な取引がなくても、この言葉を使うことで、相手に対する感謝と敬意を表すことができます。適切な挨拶を心がけることで、ビジネス関係を良好に保つことができます。