今回は電話業務、ビジネス電話、電話対応で必要になる「折り返し電話を入れる際の定型文」についてご紹介します。折り返し電話とは、相手からの電話に出られなかった場合や、メッセージや留守番電話を受け取った後に、自分から相手にかけ直す電話のことを指します。
折返し電話のシチュエーション
まずは日々の電話業務・ビジネスにおいて、折返しの電話が必要になるシチュエーションを確認しておきましょう。
- 自分が電話に出られなかった際に、後で相手に電話をかけ直す
- 相手からのメッセージや留守番電話に記載された内容を確認し、内容に応じて電話をかけ直す
- あらかじめ約束していた電話の時間に相手からの連絡がなかった際に、自分からかけ直す
- 以前に問い合わせや依頼を受けた内容について、情報を確認した後に対応のために電話をかけ直す
など様々なシーンで折返し電話が必要とされます。折り返し電話はビジネスにおいて必要不可欠です。
折返し電話のポイント
折返し電話を入れる際は、しっかりとした準備が必要です。折り返す前に、必要な情報や資料を手元に用意するなど確認しましょう。折返し電話を入れるタイミングは、相手の都合を考慮して、適切な時間に電話をかけ直すことが重要です。
一般的な折り返し電話
クライアントからの問い合わせに対する折り返し電話の例文は以下になります。
「お世話になっております。〇〇株式会社の△△と申します。先ほどお問い合わせいただいた件について折り返しお電話いたしました。」
「お世話になります、〇〇株式会社の△△です。お忙しいところ失礼いたします。先ほどのご連絡について、詳しい情報をお伝えするためにお電話いたしました。」
定型文にある通り、まずは自分がどこの会社に所属する誰なのかを自己紹介をしてから折返し電話に入りましょう。
アポイントメントの確認・調整
アポイントメント、予約の確認やリスケ、再調整が必要なケースでの折返し電話の定型文をご紹介します。
「お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。ご指定いただいたお時間のアポイントメントについて確認させていただくためにお電話いたしました。」
「お世話になります、〇〇株式会社の△△です。先ほどのアポイントメントの件で、再調整が必要となりましたので、ご都合の良いお時間を伺いたくご連絡いたしました。」
クレーム対応の場合
お客様からのクレームに対する折返し電話の定型文です。
「お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。先ほどご指摘いただいた問題について、詳細を確認させていただきたくお電話いたしました。」
「ご不便をおかけして誠に申し訳ございません、〇〇株式会社の△△です。先ほどのクレームについて、迅速に対応するためにお電話いたしました。」
基本としてはご挨拶から入るのが通常ですが、状況によっては最初から謝りで入ることも考えられます。
フォローアップの連絡
商談後やサービス利用後のフォローアップの電話を入れる際の折返し電話の定型文です。
「お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。先日の商談後のフォローアップとして、お伺いしたい点がいくつかございますのでお電話いたしました。」
「お世話になります、〇〇株式会社の△△です。先日ご利用いただいたサービスについて、追加のご質問やご不明点がないか確認させていただくためにご連絡いたしました。」
折返し電話をする際は、このような定型文をシチュエーションに応じて使い分けることで、プロフェッショナルな電話対応ができます。
