電話応対マニュアルの作り方ですが、いざ作ろうと思っても何をポイントにして作ったらよいのか...なかなか難しいですよね。そこでここではそんな電話対応マニュアルの作り方について、電話代行サービスで電話秘書オペレーターをしている私の立場からアドバイスさせていただきます。
マニュアルの目的を明確にする
なぜマニュアルを作るのか？ です。
もちろんその答えはきちんとした電話応対をすることになりますが、きちんとした電話応対と一言でいっても色々ありますよね。
例えば初心者の立場で見てみると、「ある程度こなせる電話応対」ですとか、「より上質な電話応対」等ですね。もしくは、「一件でも多く受注できるような電話応対」、「問い合わせを売り上げにつなげるための電話応対」など本当に色々あります。
ですから、業種やマニュアルを見る人、あるいは電話応対の各人のスキルによってマニュアルを最適化して目的をしっかりと明確化します。
マニュアル作りのルール
まず初めにすべきこと、それは『ルールぎめ』です。
このルールぎめとは、一般的なビジネスマナーである電話応対の基本について、しっかりと記載しておくという意味です。
例えば敬語の使い方、間違いやすい語句などは当然のこと、発声の方法や姿勢、メモのとり方などといったものです。
特に間違えやすい敬語表現ですとか、難しい言い回し、もしくは絶対にやってはいけないことなどは、マニュアルにしっかりと書いておきましょう。
またクレーム対応の基本的なやり方もマニュアルに具体的に書いておくべき内容です。そして当然ですが、企業ごとのルールもマニュアルに書いておきます。
シーン別の対応マニュアル
マニュアル作りで最も駄目なパターンは、机上の空論で出来上がっているものです。実際そんなことはめったに無いようなケースに文字数を割いていたり、意外とよくあることについては触れていなかったり。と...
実際の状況にそぐわないマニュアルにならないよう、実際のケースをしっかりと想定して作りましょう。
これは、企業ごとの通常業務の範囲内での応対事例に合わせて、どのような電話応対をすべきかというパターンを決めて記載しておくものです。そこには、留意点や禁止事項はもちろんのこと、会話例などを入れておくといいでしょう。
また、お客様の返答や注文に合わせてフローをつくっておくことも大切です。この場合はこう答え、そして、それに対してこう答えが帰ってきた場合はこういう風に答えるといった形のものをフローといいますが、できるだけわかりやすく図式化できるとよりいいでしょう。
大事なことは、これさえあれば基本的な対応ができる。というレベルを維持することです。
業種を意識する
まずは、その業種でしかありえないことに留意するのは当然として、それだけではありません。例えば、飲食店においてはお客様との電話応対は予約や注文が主となりますのでシステムづくりが重要になります。
同じサービス業でも、ホテルなどになれば、電話をどこにつなぐのかと言った内部での動きも重要になります。このように個別の業種だけではなく業態においてもマニュアルの重要視されるべき点は変わってくるのです。
仕業やコンサルなど小規模事業系なら電話応対の印象を良くして、会社のイメージアップに繋がりお客様から信用を得られるようなマニュアルがあれば心強いですよね。
少し話が脱線して宣伝ぽくなりますが、弊社の電話代行サービスは小規模事業系の電話応対で真価を発揮しておりますが、それにはやはり膨大な数の応対事例と経験を活かして試行錯誤した上でのマニュアルがあります。
想定外への対応
電話代行のお仕事でもそうですが、マニュアル通りに会話が進むときもあれば、そうでないときもあります。そして、もちろんマニュアルが一番活躍する時、それはイレギュラーへの対応をするときです。
電話応対には、とうぜんイレギュラーな想定外の対応をしなければいけないことがあります。例えば、答えにくい質問に対する答え方ですとか、電話操作上のミス（内線を繋ぐのに失敗した保留をミスった）の対処法、外国語での対応などです。
また、よくあるAパターン、Bパターンでうっかり失敗した時の対処法や、特に難しいクレーマーへの対応マニュアル、担当者不在時、天候不良や臨時休業時などの対応もそうです。しっかりと抑えておくべきことですね
電話応対でうっかり失敗したときは、普段より平常心でいることが難しいですから、イレギュラー時のマニュアルに関しては、瞬時にわかり判断できるようにしておく必要があります。
ここでの対応方法はもちろん企業様の考え方によって大きく差がでてきます。ですので企業内での考え方やマニュアルにそって、きちんと対応できるように記載をしておきましょう。
さて、これで大方OKですが、できればこれもあるといいな、というのはクレーム対応時のバトンタッチの相手です。もちろん、場合によっては様々で簡単には決められませんが、この分野のクレームでバトンタッチする場合はどこの部署、こういうクレームならばどの役職以上などということを事前に決めて書いておくことは結構重要です。
電話応対で一番大変なのはクレーム対応。ここまでしっかりと書いてあれば、かなり優秀なマニュアルになることでしょう。
わかりやすさ
マニュアルは誰が読んでもわかるものでないといけません。そしてマニュアルを初めて読む人でも違和感なく理解できるものでなくてはなりません。
内容の充実はもちろん必要不可欠のことですが、よくわるパターンとして充実させたせいで内容が煩雑になって余計わかりにくくなっては意味がないのです。わかりやすく読みやすい内容であると共に実用的でることに注意してマニュアルを作成しましょう。
これまで一通りマニュアルの作成についてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか？
最後に一番大事なことは、一度作って終わりにしないことです。何度も繰り返し改訂を重ねて、より良いものを作り上げていくようにすると良いでしょう。優れた電話応対マニュアルが完成すればそれは貴社にとっての財産になります。
