今回は、電話代行を利用する前に準備しておきたいことについてご紹介します。実際は、忙しくてそんな準備もできずに電話代行を利用する、という方の方が大半だと思いますが、こちらで紹介しますことは、電話代行の利用を開始する際に、どの会社や企業にも関係してきますことですので、是非お時間あります方は目を通して頂きたいと思います。
まず、電話代行サービスを利用するということは、電話秘書が電話応対するのに必要となる、御社 (契約者様) の事業内容や担当スタッフ様の連絡リスト、応対内容の簡単な打合せが必要になります。
そのため電話代行を利用する際は、会社のどのような電話応対を電話代行会社に応対して貰うのか？についてを、ある程度想定しておく必要がございます。
例えば個人事業主なら、全ての電話応対をお願いしたい、ある会社の場合は不在時の電話応対をお願いしたい、ある企業の部署の場合は、午前中の社員が少ない時間帯のみ電話応対をお願いしたい ... というように、個人や会社によって用途があると思います。
電話代行を利用する前に用意しておくこと
ここで頭を整理するために、電話代行サービスを利用する前に、以下の事項を準備しておくとスムーズに電話代行の利用を開始できると思いますので是非ご参考下さい。
会社概要の整理
電話代行会社に提供するように、会社の基本情報（会社名、住所、連絡先、営業時間など）を整理しておきましょう。あくまでも電話応対に必要な範囲で大丈夫でございます。
社内連絡先リスト
電話秘書が適切にお電話の取り次ぎを行うために、社内の担当者や部署ごとの連絡先リストを準備しておきましょう。例えばオンラインで化粧品を扱っている場合、お客様から化粧品に関するお問合せがあった場合は、担当者の〇〇につなげて下さい。のように、事前に担当者のお名前とお電話番号をお知らせ下さい。
よくある質問と回答
渋谷オフィスでは、5門1応答100文字までなら電話秘書が良くある質問に回答できる「Q&A応対」というオプションサービスがございます。「Q&A応対」を利用する場合は、事前に良くある質問に対する回答をご用意頂く必要がありますので、よくある質問とその回答をリストアップしておくと、「Q&A応対」をすぐに利用することが可能です。
商品・サービス情報
渋谷オフィスの最上位プラン「エグゼクティブプラン」では、商品の受注、ネットショップ問合せ窓口などの電話応対にも対応しています。そのため、電話秘書が適切な情報提供ができますように、商品やサービスの詳細、価格等の基本情報をまとめて頂くと、スムーズに電話代行を利用することができます。
電話応対ガイドライン
平日 10:00〜18:00 まで電話応対をお願いし、18:00 時以降の営業終了後は音声ガイダンスを流したい、土日・祝日はお休みであることを伝える音声ガイダンスを流したい、などの電話応対のガイドラインを決めておきましょう。
まとめ
電話代行サービスを利用する前に、会社概要の整理、社内連絡先リストの作成、よくある質問と回答のリスト作成、商品・サービス情報の整理、および電話応対ガイドラインについてある程度準備を進めておくことで、スムーズに電話代行サービスを利用することができ、電話秘書もお客様や取引先からの問い合わせに迅速かつ適切に対応することが可能になります。
