予約受付代行サービスについて

電話応対スーパーバイザー：雪野朱音

様々なものがオンラインに移り変わっていく世の中ですが、まだまだお電話での予約受付業務は健在です。特にイメージしやすいのが「歯医者の電話予約」です。歯が痛くなったらみなさん、ネットで評判が良さそうな歯医者を探してから予約の電話をかけると思います。

この記事の内容

お電話での予約受付応対について幅広くご紹介しています

予約電話の必要性

人手が足りない場合、営業時間中ずっと予約電話を受け続けることは難しいかもしれません。事務スタッフ的な電話応対担当のスタッフを雇っている場合は、電話の受付業務が成り立つと思いますが、そうでない場合は電話代行会社に外注することも一つの解決策に繋がります。

今回のブログでは、電話代行会社が手がけている様々な予約受付の種類や、お客様から受け付けた予約内容をどのように事業者様にお伝えすることができるのか？など、予約受付代行について詳しくご紹介します。

→【関連記事】電話受付・予約受付の基本と定型文

予約受付電話の種類

電話代行の予約受付にはどのような種類があるでしょうか？以下に羅列して確認してみましょう。

・セミナーの予約受付
・講演会の予約受付
・商品の予約受付
・歯医者の予約受付
・飲食店の予約受付
・ネイルサロンの予約受付
・マッサージ店の予約受付
・英会話スクールの予約受付
・ペット病院の予約受付
... etc

多くの業種で予約電話が必要なことが分かります。ちょっと人手が足りない、営業時間中ずっと予約受付を行うのが難しいという事業者様は、予約電話を電話代行会社に外注・委託することで問題を解決することができるでしょう。

予約内容はどのように伝えられる？

電話秘書が受け付けたお客様の予約内容はどのように事業者様に伝えられるのでしょうか？電話秘書が受付を代行した内容は、「音声 (音声情報)」、「メール (文字情報)」、「チャット (文字情報)」として事業者様にお伝えします。

・音声で実際に電話秘書とお客様のやり取りを確認できる
・メールで文字情報として伝えられる
・チャット通知で予約内容を受けとることができる

渋谷オフィスの場合、5つあるプランの全てに「音声 (録音)」で応対内容をお伝えする「通話録音サービス」が含まれています。メール連絡、チャット通知に関してはオプションサービスとして追加することが可能ですので、事業者様の用途に合わせて選択することができます。

予約受付代行の流れ

参考として、少人数のペットクリニックの事例をご紹介します。

先生とスタッフ1名のペットクリニックさんでは、先生が動物を診て、スタッフさんは動物のケアや出される薬の準備などをするため、予約受付業務を常にすることができません。

そこで予約受付のみ電話代行会社に委託します。ボイスワープを設定することで、ペットクリニックにかかってきた電話を電話代行会社に転送し、電話秘書が応対します。

・予約受付の場合
お客様から予約受付のお電話がかかってきた場合、チャット通知でお知らせします。するとスタッフさんが確認し、スケジュールを管理してお客様に予約可能な日時をお伝えします。

・予約電話以外のお問合せの場合
電話秘書の方で答えられる質問 (オプションサービス「Q&A応対」を利用すると5つの質問に100文字以内で回答することが可能) に関しては、電話秘書が応対可能です。それ以外の難しい質問、緊急を要するお問合せに関しては、かかってきたお電話を内線電話のように先生やスタッフに直接つなげることも可能です。

このように、少数精鋭の組織や会社の場合は電話代行を導入することで、スムーズに事業を行うことが可能です。