電話秘書として、電話代行サービスの仕事をしていますと、折に触れてメモの大切さを痛感することがあります。
もちろんそれは皆さまも同じなのではないでしょうか。なかには効率的なメモを取る方法がわからずに、困っていらっしゃる方もいることでしょう。
今回はそのような方に向けて、電話秘書が実行する電話応対の際のメモの取り方についてご紹介します。
電話応対時のメモの取り方
今日は、電話応対における効率的なメモの取り方について電話秘書の視点からお話しします。ぜひ参考にしてみてください。
「電話応対専用のメモ用紙」を用意する
まず、一番のポイントは、「電話応対専用のメモ用紙」を用意することです。これが最も重要です。メモを取る際に起こりがちな失敗は、後で「どこにメモしたか」を忘れてしまうことです。
電話中は、メモに集中しすぎることが難しく、つい手元にある紙や手帳に書いてしまうこともあります。しかし、電話が長引いたり、他の作業をしながら応対していると、どこにメモをしたか忘れてしまうことがありますよね。
でも、専用のメモ用紙を用意しておけば、そうしたトラブルは防げます。また、重要な情報が含まれている場合も、専用のメモがあれば安心です。
「電話で聞いた」とだけ覚えておけば、そのメモを確認することで確実に情報が残っています。
さらに、専用メモの最大の利点は、あらかじめ聞くべきことを書き留めておけることです。これにより、電話中に何を確認すべきか迷うことがなくなり、スムーズな応対が可能になります。
メモする際に抑えておくべき項目
電話応対で効率的にメモを取るためには、事前に必要な項目をメモ用紙に設定しておくことが非常に有効です。以下のような項目をあらかじめ記入欄として用意しておくと、電話対応が格段にスムーズになります。
日時
電話を受けた日時を記録します。これにより、いつ電話があったかをすぐに確認できます。
相手方：社名／部署／氏名
誰からの電話か、どの会社や部署からかを記録します。これにより、正確な情報を担当者に伝えることができます。
宛先
その電話が誰宛かを記録します。適切な担当者に迅速に情報を引き継ぐために重要です。
要件：日時／内容
電話の内容や要件を記録します。特に、日付や時間が含まれる場合は、漏れなく記録することが大切です。
折返し：要・不要／期限
折り返しの連絡が必要かどうか、またその期限を記録します。これにより、緊急対応が必要かどうかが明確になります。
効率的なメモの取り方の利点
事前にこれらの項目を用意しておくのは少し手間がかかりますが、実際に電話応対をする際にはその効果が大きく、対応が格段に楽になります。
メモの項目に沿って記入するだけで済むため、必要な情報を漏らすことなく記録できます。また、聞き漏らしや確認漏れを防ぐことができるので、電話応対の質が向上します。
カスタマイズの重要性
さらに、企業や部署ごとに特別に確認すべき項目があれば、それもメモ用紙に追加しておくと、忘れることがなくなります。これにより、特定の情報を聞き逃すことなく対応できるでしょう。
その他の項目を追加する
最後に、「その他」の項目を大きめのスペースで用意しておくと、予期しない内容の記録や、電話後の処理事項をメモするのに便利です。これにより、電話内容と後続の業務をうまく関連付けることができます。
個人的な経験
私自身、新人の頃は「いつも笑顔で」というメモを常に書いていました。これは電話応対だけでなく、どんな業務においても効率を上げるための心構えとして有効でした。
電話応対を効率的に行うためには、下準備が鍵です。専用のメモを一度作成してみると、応対の手間が大幅に減り、結果として業務全体の効率が向上するでしょう。
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