(画像は渋谷オフィスの「時間外アナウンス+留守機能」の特徴です)
みなさん留守番電話を使ったことはありますか？スマホや固定電話で留守電を使う場合は、通信会社によって事前の申し込みが必要になります。
例えば iPhone で留守電を使うには、もし通信会社が Softbank という場合は、「準定額オプション＋」「定額オプション＋」に加入するか、「留守番電話プラス」への申し込みが必要になります。
固定電話でドコモの通信回線を使っています場合も事前に「留守番電話サービス」の申し込みが必要になります。Softbank もドコモも月額使用料として330円がかかります。
電話代行にも営業時間外や定休日などに音声案内を流すことのできる留守電サービスがあり、弊社では「時間外アナウンス」「時間外アナウンス+留守機能」というサービスがございます。
通信会社と電話代行の「留守電」の違いとは？
通信会社、例えばドコモの「留守番電話サービス」と電話代行の「時間外アナウンス+留守機能」ではどのような違いがあるのでしょうか？検証してみたいと思います。
ドコモの「留守番電話サービス」の機能は以下のようになっています。
- 最長3分の録音が可能
- 保存件数最大20件
- 保存期間72時間
電話代行 (弊社) の「時間外アナウンス + 留守機能」サービスの機能は以下になります。
- 最長3分の録音が可能
- 保存件数最大300件
- 保存期間3ヶ月
録音時間は同じで、保存件数と保存期間が大きく違うことが分かると思います。
ドコモの留守電は長期休暇に向かない
ドコモの「留守番電話サービス」の場合、保存期間が72時間、つまり3日間となりますので、年末年始や夏季休暇、ゴールデンウィークなどの長期休暇には向かないと思います。
例えばゴールデンウィークで5日間お店の連休があったとして、連休初日に留守電があった場合連休が終わった後に留守電を確認しようとしても保存期間を過ぎてしまっているため、留守電を確認することができません。
これでは留守電機能の意味がありません。このようなことから、ドコモの「留守番電話サービス」は長期休暇には向かないことが分かります。
留守電を完璧に残すには電話代行の留守電
一方、電話代行の「時間外アナウンス + 留守機能」サービスは留守電の保存件数も保存期間も申し分なくありますので、長期休暇や、例えばお店や事務所の工事、建て替え、リフォームなどで1ヶ月くらい事務所の電話が繋がらなくなる ... といった場合でも問題なくかかってくる電話の伝言を残すことができ、伝言を確認することができます。
長期休暇で会社にかかってくる電話を伝言として全て残したいという場合は、是非、電話代行の「時間外アナウンス + 留守機能」サービスをご利用下さい。
電話代行の音声ガイダンスの魅力
電話代行の留守電サービス「時間外アナウンス + 留守機能」は、音声案内をオリジナルのメッセージ本文にすることができます。留守電の音声案内といえば、
「お電話ありがとうございます。只今留守にしております。ご用件のある方は、発信音の後にメッセージをお申し付けください。」
というようにお決まりのメッセージ内容となっています。家の固定電話で使うぶんにはこれで良いと思いますが、個人事業主や会社の場合はもう少しカスタムして顧客やクライアントに対して的確な音声案内を設定したいと思います。
電話代行の「時間外アナウンス」サービスであれば、会社専用のオリジナルメッセージを設定することが可能です。例えば、急遽3日間のお休みを余儀なくされてしまった場合、
「お電話ありがとうございます。大変申し訳なく、〇月〇日から〇月〇日までの3日間急遽お店をお休みさせて頂きます。大変ご迷惑をおかけしますが、ご用件のあります方は発信音の後にメッセージを申付け下さい。後ほど担当より折返し致します。」
上記のように、〇月〇日から〇月〇日までお休みすることを的確に顧客やクライアントにお伝えすることができます。急な連絡がある方は伝言を残すでしょうし、簡単な用事があった場合でも、また3日後にかけ直してみよう、と検討するかと思います。
