個人事業主に便利な「電話代行サービス」とは？

個人事業主、起業家、フリーランス、自営業にとって、日々のビジネス運営において電話対応は重要な役割を果たしますが、同時に多くの時間を必要とする作業でもあります。特に新規顧客からの問い合わせや取引先からの重要な連絡など、ビジネスチャンスを逃すわけにはいきません。

そのため、迅速かつ適切な電話対応が求められます。しかし、個人でビジネスを行っている場合リソースには限界があり、すべての業務を個人で行うのは骨の折れる作業です。かといって人を雇うとなると人件費や教育の問題もあり、特に開業したばかりの個人事業主、フリーランスにはイニシャルコストが高くつくこともあります。

また、現在の人材不足の状況では、労働市場から適切なアシスタント、人材を見つけることも容易ではありません。このような状況で、個人事業主が業務の効率化を図る方法として注目されているのが「電話代行サービス」です。電話代行は、電話応対専門の電話秘書/オペレーターが事業主に代わって電話対応を代行してくれるサービスです。

新規の問い合わせ対応から取引先との連絡、さらには営業電話/迷惑電話のフィルタリングまで幅広いニーズに対応しています。電話代行サービス利用することで、個人事業主は本来の業務に集中することができ、電話対応による業務の中断を避けることができます。

こちらのページでは、日々の業務が忙しい、電話業務・電話対応・電話応対をどうにかしたい ... という個人事業主様に向けて、便利な「電話代行サービス」について詳しくご紹介します。

電話代行サービスの仕組みとは？

電話代行サービスとは、個人事業主のあなたに代わって、プロの電話秘書があなたの会社の電話秘書として電話対応・電話応対してくれるサービスです。応対内容は音声で確認したり、応対内容をテキストに起こしてメールやチャットで報告してくれるサービスです。

昨今では、COVID のパンデミックによるテレワーク・在宅勤務への働き方の変化、それに伴うDX化などの流れを受けて、多くの個人事業主様が電話代行サービスを導入しました。また、以前より電話代行サービスは、個人事業主、フリーランスの強い味方として事業者のサポートを務め、共に成長してきました。

電話代行サービスは、IT系エンジニア、スタートアップ、士業（社会保険労務士、税理士、弁護士、司法書士）、WEBデザイナー、サロン経営、ショップ経営、ペンションや民宿、美容室、ファッションブティック、整体院や鍼灸院など、様々な個人事業主が活用しています。

→【更に詳しく】電話代行サービスとは？

個人事業主が電話代行を利用するメリットとは？

個人事業主やフリーランスが電話代行サービスを利用するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか？主に以下のようなメリットが挙げられます。

• 業務の効率化 (仕事に集中できる)
• 会社専用の固定電話番号を取得できます
• 機会損失の防止
• ワークライフバランスの改善
• 会社の信頼 & 印象アップ
• 人件費/経費の圧倒的削減
• 電話業務の精神的ストレスから解放
• スケーラビリティの確保
• 専門的な電話対応を提供

個人事業主、起業家、フリーランスが電話代行サービスを利用することで、上記のようなメリットを得ることができます。

個人で事業やビジネスを運営している方々にとって、電話対応・電話応対は欠かすことのできない重要な業務であると同時に、非常に面倒な業務という側面もあります。電話が鳴る度に電話対応していては、安心して仕事に集中することができません。

かかってくる電話が多いと、電話対応がストレスに感じることもあるでしょう。特に「営業電話・迷惑電話」のような、業務に全く関係のない無駄な長電話に貴重な時間を取られてしまうことは最大限避けたいところです。このような無駄な電話が続くと、大きな精神的なストレスの原因になることもあります。

このような個人事業主が抱える電話業務の問題・課題を解決してくれるのが、電話代行サービスです。個人事業主、起業家、フリーランスが電話代行サービスを導入することで、このような無用なストレスから解放され、自分にしかできないコアな仕事に集中することができるようになります。

個人事業主・フリーランスの電話業務の問題は、電話代行サービスを利用して解決させましょう！

個人事業主が電話代行サービスを利用するメリットとは？

個人事業主が電話代行サービスを利用する理由

個人事業主が電話代行サービスを利用する理由、ニーズには様々なものがございます。既に電話代行サービスを導入しているという個人事業主の皆さんは、実際にどのような理由で電話代行サービスを利用しているのでしょうか？詳しく見ていきましょう。

1. 個人事業主の業務効率の改善

個人事業主の場合、個人または少人数で業務を行っているため、電話業務の度に仕事の手が止まってしまいます。更に忙しい時には電話対応を完璧に行うのはなかなか難しいのが現実です。

かかってくる電話が多すぎると、電話対応に時間を取られてしまい肝心のコアな業務が進まなくなってしまいます。このような状況では、仕事に集中することができず業務効率も低下してしまいます。

かといって電話対応を疎かにしてしまうと、ビジネスチャンスを逃してしまったり、会社印象・顧客満足度が低下につながってしまいます。こんな時の解決策が電話代行サービスです。

2. 外出時/不在時の電話対応

個人事業主の場合、外出時・不在時の電話対応が悩みの種だと思います。外出時や不在時に大事な電話がかかってきたらどうしよう、ビジネスチャンスを逃したらどうしよう ... というような不安を抱いてしまいます。

そのため、外出中・不在時に会社にかかってくる電話が気になり、外回りの仕事に集中できない、身が入らないとなれば、これも問題です。そんな時こそ、電話代行サービスの出番です。

電話代行を利用することで、不在時の電話対応を全てプロの電話秘書にお任せすることが可能です。これにより電話を逃すことがありませんので、安心して事務所を留守にすることができ、外出中も安心して仕事に集中することができます。

外出時や不在時でも電話の取りこぼしがなくなるので、ビジネスチャンスを逃しません。外出中に入った大事なお電話も電話秘書が対応し、応対内容をメールやチャットですぐに報告してくれます。

3. 会社専用の固定電話番号の取得

電話代行サービスを利用することで、会社専用、東京03の固定電話番号を借りることができます。個人で固定電話番号を取得する場合、電話回線の工事が必要だったり、申し込みに時間がかかったり、イニシャルコストも高価だったり、何かと手間とハードルが高いことが知られています。

しかし、電話代行を利用すれば、固定電話番号を取得するのに時間もかからず、リーズナブルな料金で手軽に会社専用の固定電話番号を借りることができます。起業や開業したばかりの個人事業主で、まずはすぐに会社専用の固定電話番号が欲しい！という場合には、電話代行サービスを利用して固定電話番号を用意するのも選択肢の一つです。

また個人で事業をしていて、今まで携帯電話番号しかなかったけど、プライベートと仕事が混同してしまって困っている ... というような方にも、固定電話番号を借りることでビジネスの際は固定電話番号を躊躇なく相手に伝えることができます。

4. 会社の印象アップ、信頼の獲得

プロの電話秘書の丁寧な電話応対で会社の印象がアップします。しばし電話応対は会社の印象を決める最初のコミュニケーションとなります。言わば会社の顔となる存在と言えるでしょう。

そのような電話応対が適切に行われ、顧客やクライアントに良い印象を与えることができれば、会社の信頼獲得にも貢献します。一方で、個人事業主のように電話業務にまで手が回らず、忙しさのあまり電話応対が疎かになってしまえば、会社の印象も信頼も悪化してしまうかもしれません。

5. 人件費・コストの削減

個人事業主にとって、新たに人を雇うことは人件費の負担が大きく、昨今の労働力不足から優秀な人材を見つけることも難しくなっています。さらに、良い人材が見つかったとしても、教育にかかる時間的なコストが予想以上にかかってしまいます。

しかし、電話代行サービスを利用すれば、人件費を削減しつつ、即戦力となるプロの電話秘書に電話対応を任せることが可能です。このサービスにより、教育や採用にかかる時間や費用を大幅にカットすることができます。

6. スケーラビリティの確保

あまり知られていないのが、スケーラビリティの確保です。電話代行が提供するサービスプランは、事業の拡大や繁忙期などに合わせて柔軟にプランをアップグレードすることができます。これにより、個人事業主の事業状況に合わせてスケーラビリティを確保することができます。

逆も然りで、忙しくない時期などはプランをダウングレードするなど、事業状況に合わせてコントロールすることが可能です。

専門的な電話対応スキルを提供

ただ電話を代行するだけではありません。電話対応のプロフェッショナルのスキルとノウハウを活用することができます。クレーム対応など、難しい状況でも適切な対応が期待できます。

個人事業主が電話代行を利用する理由とは？

個人事業主が抱える電話業務の課題を解決

個人事業主が電話代行サービスを利用することで、日々抱えている電話業務の課題を解決することができます。例えば、次のような電話業務の課題を感じたことがある個人事業主の方は多いのではないでしょうか？

• 忙しい時の電話対応
• 人手不足の解決
• 営業時間外の電話対応
• クレーム対応

個人事業主の場合、忙しい時期にかかってくる電話ほど憂鬱なものはありません。仕事も進めなくてはいけませんが、かかってくる電話にも日々応対する必要がございます。しかし両方を同時に行うことは不可能です。

昨今の日本の働き手不足や人材不足の影響を受けて、労働市場で新しい人材や良い人材を雇うことが一層困難になっています。こんな時こそ、電話代行のような外部サービスを取り入れ、この困難な時代を生き抜く必要があります。

業務の外部化、アウトソーシングしてしまって大丈夫か？と言っていられなくなっているのが現状です。それによりも早く外部のサービスと連携し、デジタルトランスフォーメーション（DX）に対応して、自社のシームレスな運営体制を整えておく方が遥かに重要です。

また、個人事業主のリソースでは全ての電話業務を完璧にこなすことは困難であり、例えば営業時間外の電話対応まで手が回らないでしょう。電話代行サービスであれば、営業時間外に自動で流すことのできる伝言メッセージ等を残し、営業時間外にかかってくる電話も取りこぼさずに対応することが可能です。

特にクレーム対応など、込み入った電話対応は個人事業主にも大きな負担となります。対応に時間を要したり、クレーム電話が重なることで精神的な負担にもなるかもしれません。このよな困難を極める電話対応も、電話代行サービスを利用することで、後は電話対応のプロフェッショナルに任せることができます。

個人事業主におすすめの電話代行プラン

個人事業主におすすめの電話代行プランについて、電話対応のプロフェッショナルである電話秘書が解説します。

オプション機能を追加して更に便利に

会社専用の固定電話番号も借りたい！という個人事業主方に人気がありますのが、「スタートプラン」+「電話番号の貸出し (オプション機能)」という組み合わせです。

• ・スタートプラン 月額3,000円
• ・オプション機能: 貴社専用の電話番号を貸与 月額1,000円
• 合計 = 4,000円

この組み合わせであれば、格安で電話代行サービスを利用でき、尚且つ会社専用の固定電話番号を借りることができます。他にも、応対内容はメールで送って欲しい場合は「スタートプラン」+「メール連絡 (オプション機能)」という組合せも人気です。

以下では、個人事業主様に一番人気のスタートプランについて詳しくご紹介します。

＜個人事業主に人気のスタートプランについて＞

個人事業主の電話代行サービス導入事例をご紹介

こちらでは、個人事業主、フリーランスの事業者による電話代行サービスの導入事例をご紹介します。

実際に個人事業主やフリーランスの方がどのように電話代行サービスを利用しているのか？についての事例を交えて詳しくご紹介します。電話代行サービスを検討しているという、個人事業主の方は、是非ご参考にして下さい。

更に詳しい個人事業主の電話代行サービス導入事例は以下のページでご紹介しています。

個人事業主の電話代行導入事例を見る

電話秘書の応対例

こちらでは、お客様・クライアントからかかってきたお電話を、プロの電話秘書がどのように電話応対しているのか？を動画でご紹介しています。電話秘書の応対例をテキストでもご紹介しますので、ご参考にして下さい。

以下は、個人事業主のA様宛に、クライアントのお客様からかかってきた応対事例になります。

この後、電話秘書はお客様の録音された応対内容 (お客様から電話があったこと、電話番号 〇〇 まで電話が欲しい旨) を、電話、またはメールやチャットで通知してご連絡します。

更に詳しい電話代行の応対事例はこちら

電話代行サービスのノウハウをご紹介

こちらでは個人事業主が電話代行サービスを利用するに際して知っておきたい、確認しておきたいノウハウをご紹介します。まずは、電話代行サービスを無料でお試しすことができる無料トライアルについてご紹介します。

続いて、個人事業主様に向けた電話代行会社の選び方、知っておきたい電話代行のサービスや便利なオプション機能、よくある質問、電話代行を利用する際の注意点など、これだけ確認しておけば安心して電話代行の利用を開始することができます。

電話代行を無料で試すことができる無料トライアル

初めて電話代行サービスを利用するという個人事業主様のなかには、「電話代行って実際どんなサービス？」、「具体的にどういう風に使えるのだろう？」というようにサービスが想像しにくいかもしれません。

そのため、実際にサービスを利用してみてから、電話代行サービスを導入するかどうかを検討したい、という個人事業主、フリーランスの方もいるのではないでしょうか。そんな事業主様の声にお応えして、渋谷オフィスでは「10日間無料で電話代行サービスをお試し頂けるトライアル期間」を設けています。

無料トライアルのお試し期間中は、電話代行サービス（スタンダード、ビジネス、エグゼクティブ）のすべてのサービスと機能を納得いくまでご利用頂けます。詳しくは以下のページより確認頂きお申込み下さい。

10日間の無料トライアルに申し込む

個人事業主の電話代行会社の選び方

個人事業主、フリーランスが電話代行サービスを選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。個人事業主が電話代行会社又はサービスを選ぶ際には、次のようなポイントを必ずチェックしましょう。

• ・月額料金
• ・コール数 (1ヶ月に対応可能な着信数)
• ・電話の取次ぎに対応しているか
• ・機能 (サービス内容)
• ・電話代行会社の取組み
• ・無料トライアルの有無
• ・初期費用、補償金、解約料金等の有無
• ・お客様の声や口コミ

まず個人事業主が必ず確認しなければいけない項目が、「コール数」、「電話の取次ぎの有無 (機能)」です。コール数とは、1ヶ月に対応可能な電話対応の回数のことです。自社にあったコール数に対応したサービスを選ばないとコール数が足りなくなり、追加料金がかかってしまいます。

電話の取次ぎとは、緊急時や事前に設定した大事な取引先などから電話が入った場合は、「担当者の〇〇に内線電話のように電話を直接繋いでもらうこと」です。つまり電話の取次ぎに対応していない場合は不在応対のみとなりますので、会社によっては避けなくてはいけません。

個人事業主やフリーランスの場合、どうしても安い料金に目がいきがちですが、最低限自社に合った電話代行サービスを選ばないと失敗してしまいます。

更に詳しくは「個人事業主が電話代行サービスを選ぶポイント」をご覧下さい。

個人事業主の電話代行会社の選び方

個人事業主が知っておきたい便利なオプション機能

起業したばかりの起業家、個人事業主が知っておきたい電話代行サービスの機能、オプションについてご紹介します。

今回、"電話代行を利用するのは初めて"、という個人事業主の方にも、電話代行サービスの基本的な機能から用途によってオプションで追加することのできる、便利な機能について詳しくご紹介します。

個人事業主が知っておきたい便利な機能について

格安電話代行サービスを比較！コスパが良くて本当に使えるのはどこ？

多くの個人事業主様にご利用頂いております、弊社の「スタートプラン」と他社の格安サービスを比較して、格安の電話代行サービスを検討されています方に向けて、最適解となる安くお得にコスパ良く利用できる電話代行サービスをご紹介します。

格安電話代行サービスの比較

個人事業主もDX化の時代へ

個人事業主もデジタルトランスフォーメーション（DX）の波に乗ることで、業務プロセスの効率化を図ることができます。特に、さまざまな業務を一人でこなす個人事業主にとって、DXの導入は大きな助けとなります。

例えば、電話業務の効率化を図りたい場合は、電話代行サービスを活用することが効果的です。電話代行サービスを導入することで、日常の電話応対にかかる時間と労力を大幅に削減できます。

その結果、個人事業主は本来の業務に集中することができ、全体的な生産性が向上します。さらに、電話代行サービスは専門的な応対を提供するため、顧客満足度の向上にも寄与します。

このように、DXと電話代行サービスの導入は、個人事業主が限られたリソースを最大限に活用し、競争力を維持するための有力な手段となります。

よくある質問 (個人事業主編)

個人事業主様が、電話代行を利用する際によく頂く質問についてご紹介します。電話代行の利用を検討されています個人事業者様は、是非一読下さい。

個人事業主が電話代行を利用する際の注意点

個人事業主が電話代行を利用する際の注意点についてご紹介します。電話代行が会社の電話応対を全て解決してくれる訳ではありません。電話代行のできる応対範囲を知ることで、更に電話代行を理解することができます。

個人事業主が電話代行を利用する際の注意点

個人事業主が知っておきたい豆知識

まとめ

個人事業主、起業家、そしてフリーランスとして事業を継続的に続けていくためには、限られたリソース（人手、時間、資金）を効率的に賢く活用し、ビジネスパフォーマンスを最大限に高めることが不可欠です。小規模ビジネスでは、一人または少人数で事務、営業、マーケティング、製品開発、財務などの多岐にわたる業務を担当する必要があります。

しかし、すべての人に与えられている時間は24時間です。自分だけのビジネス活動に集中できなければ、その努力は本末転倒になってしまいます。現代社会では、デジタル変革（DX）を活用して効率的に業務を進めることが求められます。

これには、日々のスケジュールの計画と整理、及び業務の優先順位付けが含まれます。特に個人事業主の場合、すべての責任が自身にかかってくるため、時間管理・業務の効率化がさらに重要になります。

電話対応・電話応対は特に時間を取られがちな業務の一つであり、これをアウトソーシングすることで、より重要なコア業務に集中する時間を増やすことが可能です。電話代行サービスの導入を検討することで、業務の効率化を図り、ビジネスの成長を加速させることができます。

最後に、こちらのページをご覧頂き、「電話代行サービス」に興味を持って頂けましたら、まずは実際に無料で弊社の電話代行サービスを体験できる「電話代行の無料トライアル」を是非ご利用下さい。

こちらのページでは「個人事業主の電話代行利用でよくある質問」をご紹介しています。

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