個人事業主におすすめの電話代行サービスについて
起業家、個人事業主に必須の便利なサービス電話代行についてご紹介します。
個人事業主様が、電話代行を利用する際によく頂く質問についてご紹介します。個人事業主様で電話代行の利用を検討している事業者様は是非ご参考にして下さい。
Q. 個人事業主が電話代行を利用することで解決できる課題は何ですか？
A. 個人事業主が電話代行を利用することで、以下のような課題を解決することができます。
電話対応による中断は生産性を下げる大きな要因です。電話代行を利用することで、時間管理を効率化し、重要な仕事に専念することが可能になります。
小規模事業主やフリーランサーは、ビジネスの全ての側面を一人で対応する必要がありますが、それは大変な作業です。電話代行サービスは、顧客とのコミュニケーションを専門的に、かつ一貫性を持って対応します。
営業電話や迷惑電話は中断の主な原因であり、またストレスの原因となることもあります。電話代行サービスはこれらの電話を適切にスクリーニングし、重要なコールだけを転送します。
一貫したプロの対応は、顧客に対する信頼感を高め、ビジネスのプロフェッショナルなイメージを強化します。
電話対応のためのスタッフを雇う代わりに、電話代行サービスを利用することで、人件費や訓練費などの経費を大幅に削減することが可能です。
Q. 個人事業主向けのプランはありますか？
A. 個人事業主様に向けたプランとしては、事業を開始されたばかりの方に向けた格安プラン「スタートプラン」、ある程度のコール数 (100件) に対応した「スタンダードプラン」がおすすめです。
特に個人事業主様に向けた専用プランというものはございませんが、個人事業主の事業者様には「スタートプラン」〜「スタンダードプラン」をよくご利用頂いております。
まだ会社専用の固定電話番号を持っていません。電話代行を利用して会社専用の電話番号を借りることはできますか？
はい、できます。電話代行では、既存のプランを利用して電話番号を借りたり、転送電話サービスを利用することで会社専用の電話番号を借りることが可能です。
Q. 会社専用の電話番号を借りる際、いつまで借りることができますか？
A. 契約者様との契約が切れるまでお使い頂けます。
Q. 契約する前に無料トライアルでサービスを試してみたいのですが、無料トライアルの事前予約は必要ですか？
A. 無料トライアルをご利用になる場合は、事前の予約は必要ございません。こちらの「無料トライアルお申込みフォーム」から必要事項を記入して頂きお申込み下さい。
Q. 個人事業主におすすめの電話代行の機能とかありますか？
A. 個人事業主様に人気の機能としては、応対内容をメールで報告します「メール連絡サービス」や、応対内容をチャットで通知致します「チャットツール連絡サービス」を良くご利用頂いております。
他にはやはり起業されたばかりの個人事業主様ですと、会社専用の固定電話番号を借りることのできる「専用固定電話番号の貸出し」を良くご利用頂いております。
Q. 不在時/外出時だけ電話代行を利用する場合はどのような利用例になりますでしょうか？
A. 契約者様が不在時/外出時だけ電話代行を利用したいという場合は、外出する前に転送電話設定を行い、契約様の会社にかかってきた電話が電話代行会社に転送されるように設定下さい。
契約者様が外出中に電話がかかってきた場合は、電話が転送され電話秘書 (電話代行会社) が応対し、その応対内容をお知らせ致します。契約社様が外出から戻られたら、転送設定を切ることで、以降は契約者様が電話応対することが可能です。
Q. 電話応対スタッフを雇うのと、電話代行を利用するのではどちらの方が良いのでしょうか？
A. 電話応対のスタッフを雇いますと人件費がかかります。更に仕事を教える必要もございますので、費用以外にも教育するコストがかかります。一方の電話代行の場合は、人を新たに雇うよりも圧倒的に安い費用でプロの電話秘書 (オペレーター) が電話応対してくれます。
つまり、コストの面でもすぐにプロの電話秘書が御社の電話応対をしてくれる面からも、電話代行の方がコストパフォーマンスが良く利便性もございます。
Q. 一定の期間だけ個人事業主としてビジネスをしているのですが、ある期間など短期の利用もできますか？
A. 弊社の電話代行サービスは1ヶ月単位でのご利用が可能です。例えば、ある2週間のみ電話代行を利用したいという場合でもご利用頂けます。その際に例えば月を跨いでしまいます場合は、2ヶ月分の契約となってしまいます。
例えば、2週間利用したいとして 7/17〜7/30 まで電話代行を利用する場合は1ヶ月の料金となりますが、7/24〜8/6 までの2週間の場合は月を跨いでしまうため2ヶ月分の料金が必要になります。
Q. 個人事業主のビジネスに合わせて電話応対をカスタマイズすることは可能ですか？
A. 弊社では電話応対のプランに合わせて、電話代行で利用できる機能を分けております。お客様には、ビジネスに合わせてプランを選定頂くことになります。
例えば「受注応対」、「求人募集」、「セミナー受付」などの電話に対応させたい場合は「エグゼクティブプラン」をお選び頂くことで対応可能です。このようにプランに合わせた電話応対を提供しております。
Q. 会社専用の電話番号を借りる際に、市街局番も選ぶことはできますか？
A. 市街局番は東京「03」のみになっておりますので、それ以外を選ぶことができません。
Q. 電話代行サービスのコール数とは何ですか？
A. コール数とは、電話代行サービスが対応可能な電話の数を意味します。各プランでは、1ヶ月あたりに対応できるコール数が定められています。
ユーザーは自分のビジネスのニーズに合わせて最適なプランを選びます。例えば、あまり電話がないビジネスや、一部の電話だけを代行してほしい場合には、少ないコール数のプランを選ぶことができます。一方で、電話の数が多いビジネスや、電話応対全般を代行してほしい場合には、多くのコール数をカバーするプランを選ぶことになります。
また、指定されたコール数を超えた場合の超過料金についても理解しておくことが重要です。超過料金はプランにより異なる場合があるため、契約前に詳細を確認しておくと良いでしょう。
電話代行サービスを利用する際には、これらの要素を考慮に入れて、自分のビジネスに最適なプランを選ぶことが重要です。
Q. 電話代行サービスを利用すれば、全ての電話応対を完全にお願いすることができるのでしょうか？
A. 電話代行サービスがどのように機能するのか、その範囲と限界についての理解は非常に重要です。
電話代行サービスは、忙しくて電話に出られない時や、外出中など電話に対応できない時に、専門のオペレーターが電話に出るサービスです。これにより、仕事に集中できたり、ビジネスの他の重要な側面に時間を割くことができます。
ただし、電話代行オペレーターはあくまで代行であり、ビジネスの全ての詳細について知っているわけではありません。つまり、電話代行は電話を受けてメッセージを取ったり、基本的な情報を提供することは可能ですが、専門的な質問や詳細なビジネス関連の問い合わせに対する回答は提供できない場合が多いです。
したがって、電話代行サービスは、個人事業主が電話応対から完全に手を引く手段ではなく、ビジネス活動の一部を助け、時間とリソースを節約する手段として考えるべきです。
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