個人事業主におすすめの電話代行サービスについて
起業家、個人事業主に必須の便利なサービス電話代行についてご紹介します。
こちらの記事では、個人事業主、フリーランス、起業家、自営業に役に立つ電話代行サービスの便利な機能や、オプション機能について詳しくご紹介します。電話代行サービスに触れるのは初めてという事業主の方にも、分かりやすく電話代行サービスの幅広い便利な機能やオプションサービスについて解説致します。
まず、個人事業主、フリーランスなどの事業者様、ビジネスを行う上で必須となる電話代行サービスの便利な機能が次のようなものです。
- ・会社専用の固定電話番号取得
- ・電話の取次ぎ
- ・応対内容のメール連絡/チャット通知
- ・営業電話/迷惑電話をブロック
- ・顧客の信頼の獲得
- ・その他、時間外アナウンスなど便利な機能
基本的に電話代行サービスを選ぶ際は、これらの項目を全て完備している電話代行会社を選ぶようにしましょう。特に大切なのは「電話の取次ぎ」になります。電話代行会社によっては、電話の取次ぎに対応していない、一次応対のみの電話代行会社もございますので注意が必要です。
電話代行サービスの便利な面としては、会社専用の固定電話番号を借りることができたり、電話の取次ぎ、電話秘書が電話応対してくれた内容を音声やメール・チャットで伝えてくれるという、便利な面があります。
つまり、電話代行サービスのこのような便利な機能を利用することで、事業者の電話業務の一部や全てを電話代行のプロフェッショナルな電話代行会社にアウトソーシングすることができます。
・専用固定電話番号の貸出し
個人事業主様の専用となる東京03の固定電話番号を貸出します (契約終了まで貴社専用の電話番号としてお使い頂けます)。
事業を開始したばかりで、まだ自分の会社の固定電話番号を持っておらず、事業を始めるにあたり固定電話番号が必要という方におすすめです。また、事業が軌道に乗り始め、そろそろ会社の固定電話番号が欲しいという事業者様にもおすすめです。
個人事業主の場合、最初は何となく自分のスマホや携帯電話番号で連絡を取り合っている、という方も多いのではないでしょうか。しかし事業を続けていくなかで、会社専用の固定電話番号が必要になるタイミングが必ず出てきます。
他にも、会社の名刺やホームページ (オフィシャルサイト) を作るにあたり、会社専用の電話番号が必要になる時があります。まら、外部の会社との取り引きが増えるにつれて自社の電話番号 (固定電話番号) が必要になるなど。
このような場合には「電話番号の貸出し」サービスをご利用頂くことで、手間をかけずに専用の電話番号を取得することが可能です！
そんなときこそ、電話代行サービスの「電話番号の貸出し」をご利用下さい。
すぐに利用可能ですか？
はい、通常は最短1営業日で固定電話番号を取得して利用することが可能です。
専用の固定電話番号を取得するなら、電話代行を利用するという手もあるんですね！
・通話接続サービス
お客様からかかってきた電話を電話秘書が応対し、その電話内容の必要に応じて (例えば緊急の場合など)、内線電話のように契約者様 (個人事業主様) にお電話をお繋げすることのできるサービスです。
出張など外回りでオフィスを不在にしがちだが、緊急の電話に限り外出先でも電話を受け取りたいという個人事業主様には便利な機能です。
例えばクライアントやお客様と何らかのトラブルが起こり、「担当者に直接お電話を繋ぎたい！」というような急を要するケースでは、電話秘書が電話を受けてすぐに担当者に電話を繋ぎ、トラブルがこれ以上大きくなることを防ぎます。
何かあった時も内線電話のように、電話を繋いでもらいすぐに問題を把握し対処することができます。
この機能は便利ですね、他に検討していた電話代行会社では一次応対のみで基本は「不在応対」のみでした。
はい、「通話接続サービス」をお使い頂きますと内線電話のような感覚で、かかってきた電話を担当者にお繋ぎすることが可能です。
なるほど、うちのように顧客の信頼が大事な会社にとっては必須の機能ですね。
仰る通りだと思います。一時応対のみで毎回電話をかけても不在応対の繰り返しですと、クレームに発展してしまうこともあるかもしれません。
なるほどね〜、やっぱり緊急時なども考慮して電話を繋いでくれる電話代行会社を選んだ方が良さそうですね。
・通話録音サービス
お客様と電話秘書の応対内容を録音し、契約者様 (個人事業主様) は通話録音を聞くことができます。通話録音を聞くことで情報伝達のミスが皆無になり、会話の雰囲気も知ることができます。
応対内容を耳で聞くだけで把握できますので、実際に使ってみると便利さが実感できると思います。
・携帯連絡サービス
お客様と電話秘書の応対内容が録音されると、契約者様の携帯へ瞬時（約30秒後）にご連絡いたしますので、録音された応対内容はその場で簡単に確認することができます。渋谷オフィスの全てのプランに含まれているサービスです。
・メール連絡サービス
お客様と電話秘書の応対内容を録音保存してからメール連絡いたします。メール受信後は応対内容を文字と録音された音声で確認することができますので、敏速かつ的確な顧客対応が可能になります。
外出先は電話に出ることができなくても、メールで応対内容を受け取れます！中々電話に出ることが環境的に難しい個人事業主の方には必須となる機能で便利です。
・チャットツール連絡サービス
お客様と電話秘書の応対内容を録音保存してから、チャットツールに連絡 (通知) 致します。チャットツールは、Slack、Chatwork、LINE の中から1つをご選択いただけます。
コロナ禍でチャットツールを社内のコミュニケーションツールとして取り入れたという会社は多いのではないでしょうか。チャットツール連絡サービスを利用すると、会社にかかってきた電話内容をテキスト化してご使用の (Slack、Chatwork、LINE に限る) チャットツールに通知致します。
チャットツールが社内の連絡網として機能している場合は、こちらのャットツール連絡サービスを利用することで社内で共有できる会社の電話ログとして機能致します。顧客フォローも速やかに行えるようになりますのでおすすめです。
・時間外アナウンス
営業時間終了後に営業時間終了をお伝えする案内メッセージを電話秘書の音声で流すことができます。音声は電話秘書が貴社専用メッセージを吹き込みいたします。時間外アナウンスを利用することで、不在時や営業時間外に電話が繋がらないということを阻止し、会社のイメージアップにつながります。
・顧客の信頼獲得
最後にご紹介したいのが「信頼の獲得」です。"信頼" というのは目に見えないため、評価しにくいのですが、丁寧で的確な電話対応は顧客の印象を良くします。特に顧客やクライアントとの電話応対が欠かせない業種の場合、電話代行サービスを導入することで、業務の効率化はもちろん、電話対応の品質が上がるため、会社の印象アップに役立ちます。
個人事業主の場合、どうしても忙しいと電話対応も出たとこ勝負で、ぶっきらぼうになりがちです。だったら電話代行サービスのようなプロの電話秘書に電話対応を任せてしまい、電話代行で信頼を獲得し、顧客のリピート率を高めるなどすることもできるはずです。
営業電話/迷惑電話をブロック
個人事業主にとって厄介な問題の一つに、営業電話や迷惑電話などの業務には関係のない電話対応があります。これらの電話は、実際に電話を取ってみないと営業電話なのか、迷惑電話なのかを判断することができません。
そのため、個人事業主として適切な対策を講じることが難しいのが現実です。多くの場合、業務に集中している最中に不意に電話がかかってくることがあり、その都度対応することが求められます。このような電話が頻繁にかかってくると、本来の業務に支障をきたし、生産性の低下を招くことにもなります。
加えて、営業電話や迷惑電話は、時間を無駄にするだけでなく、精神的なストレスも引き起こします。たとえば、期待していた重要な電話が営業電話であった場合の失望感や、しつこく何度もかかってくる迷惑電話に対する苛立ちなどが挙げられます。これにより、個人事業主としてのモチベーションが低下し、さらには業務全体の効率が悪化することもあります。
このような営業電話/迷惑電話の問題に対処するには、電話代行サービスが最もポピュラーな解決策になります。
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