起業、個人事業主の電話代行利用について
起業家、個人事業主に必須のサービス電話代行についてご紹介します。
新型コロナウイルスの長期化が続くにつれて、多くの個人事業主様に電話代行を活用頂いております。
こちらのページでは、コロナ禍で個人事業主が電話代行に辿り着くまで、収束が見えないウイルスの感染拡大の中で、電話代行を利用したことでどのような問題を解決できたのか？についてご紹介します。
終わりなき新型コロナウイルスの中で
新型コロナウイルスの変異種デルタ株が日本でも猛威を振るい、いまだに先行きの見えない状況において個人事業主の皆さんは、もうコロナ前には戻らないのではないか？ということを前提に、在宅勤務、テレワークでも自分のビジネスが回るような働く環境を整えています。
個人事業主の皆さんは、コロナ禍にどのような問題を抱え、電話代行サービスを導入することで、どのような問題を解決できたのか？についてご紹介致します。
レンタルオフィスを解約し、完全な在宅勤務に
コロナウイルスのパンデミック1年目はワクチンさえができれば、またコロナ前のように働けるとレンタルオフィスでの勤務を続けていました。しかし2021年の8月以降、変異種のデルタ株により第5波が起こり感染者が過去最高を記録したのを見て、これは本当に現実を見て働き方を変えないと厳しいなあと実感し行動に出ました。
まずコロナ後も契約していたレンタルオフィスを解約し、完全に在宅勤務に移行しました。そこで問題になったのが、これまでレンタルオフィスで受けていた電話応対です。自分で固定電話を開設する方法などを探してみましたが、かなり手間がかかる上に回線を引く工事費など時間とお金がかかることを知りました。
これはまいったと尻込んでいたところ、電話代行というサービスがあることを見つけました。早速電話で問い合わせたところ、サブスクのように月額単位でサービスを利用でき、うちにいながら (在宅勤務を続けながら) オフィスを持っているかのように電話応対してくれることが分かり電話代行を導入しました。
・私が解決したい問題 : レンタルオフィスに代わる固定電話をどうするか？
これでレンタルオフィスを解約しても、以前のように在宅勤務で事業を行えるようになりました。当分は在宅勤務で事業を続けようにたいと考えています。今は先のことが分からないので、目の前のことを着実にこなしていこうと思っています。
電話秘書のコメント
オフィスから在宅勤務へ
従業員数名の弊社は、コロナ以前はオフィスを借りて働いていましたが、コロナ禍にスタッフと話合い在宅勤務にすることに決めました。そこで問題になったのが、これまでオフィスで応対していた電話対応です。
これまでは手の空いているスタッフが随時電話応対していましたが、電話代行会社にアウトソーシングすることになりました。弊社の場合、全ての電話応対を電話代行会社さんにアウトソーソングし、応対内容を担当スタッフを決め、メールで応対内容を送って貰うようにしました。
緊急の電話がかかってきた場合は、担当スタッフの携帯電話に繋いでもらうようにしたり、担当者が具合悪い場合などは、サブのスタッフに繋いで貰うようにと、最低限のルールを設けました。
・解決したい問題 : オフィスにかかってきた電話をアウトソーシングしたい
電話秘書のコメント
コロナ禍で、オフィスや事務所をお持ちの多くの個人事業主様が在宅勤務に移行されるなかで、電話代行を導入頂きました。上記のようなケースでは、転送電話を設定頂き、契約者様の会社にかかってきた電話を電話代行会社に転送し、電話秘書が丁寧に応対し、応対内容をメールにてお知らせすることができます。
電話代行を契約頂きます際に、応対マニュアルなどを共有頂き、事前に緊急の電話があった際に誰に繋げれば良いか？何か問題があった場合は誰に繋げれば良いか？などを確認して取り決め頂きます。
これにより、電話代行導入後スムーズにご利用頂けます。
先を見据えた対策を
世界に目を向けると、イスラエルやシンガポールでは国民の大半がワクチンを2回打ち終え、コロナの規制を緩和したことでデルタ株が蔓延し状況が悪化するような事態が起こっています。
このような例からも、国民にワクチンが行き渡っても引き続きマスクの着用、ソーシャルディスタンスなどの対策や規制は必要になると思います。ワクチンが行き渡った、感染者数が減ったからといって一喜一憂することなく、先を見据えた環境の構築が必要になると思います。
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個人事業主様のなかには、コロナが長期化することでシェアオフィスやレンタルオフィスを解約して在宅勤務に切り替えたという方がおられます。
みなさまに共通していることが、コロナウイルスの影響でオフィスが以前のような機能を失い、魅力がなくなっていることを理由にあげています。
日本より先行している海外などのコロナ対策を取ってしても、コロナが長期化することが日に日に現実味を増しています。そんな中、基本的な安心して安全に働ける環境を求めてリモートワーク、テレワーク、在宅勤務へのシフトが今一度起こっているように思えます。
在宅勤務に加えて、コロナ禍で普及した WFH (Work From Home = ワークフロムホーム) のツールやサービス、例えば ZOOM、Slack などのチャットツール、電話代行サービスを導入・利用することで、在宅勤務でも社員とコミュニケーションを取ったり、クライアントとビデオ会議を行ったり、あなたに代わって電話秘書が電話応対をしてくれます。
在宅勤務をマイナスに考えるのではなく、コロナウイルスから身を守り、この厳しい状況でもビジネスを円滑に継続させるためにも、電話代行サービスなどの便利なサービスを導入することで事業を継続させていきましょう。