私は北海道の名産・物産をネット通販で販売しています。普段は仕入れで市場に行ったり、商品の発送作業をしたりと事務所にいることは少ないため電話代行を導入することにしました。
物産販売Mさんは、北海道の美味しい海の幸を中心に、厳選した物産をネット販売する小規模な会社を運営しています。社員数が少ないながらも、お客様に高品質な商品をお届けするため、商品の買い付けや梱包、発送作業を日々行っています。
これまで、事務所での電話応対は社員が分担して行っていましたが、人数が限られているため、作業の合間に電話に対応することが難しくなっていました。
現状では、梱包や発送作業に集中している時に電話がかかってくると、作業が中断されることがしばしばありました。その結果、社員は電話応対に対する心理的な負担を感じるようになり、業務効率も低下していました。
今回、電話代行サービスを導入することで、社員がそれぞれ自分の仕事に集中し、効率良く作業ができるようにしたいと考えています。
ネット販売を通じて全国のお客様に北海道の味覚を届けるため、日中は仕入れや発送に奔走し、事務所を空ける時間が長くなることがありました。そのため、事務所にかかってくる電話に迅速に対応することが困難な状況でした。
電話がつながらない時間が長いと、お客様からの信頼を損なうリスクがあるため、社内での電話応対体制の強化を検討しました。一時は事務スタッフの雇用も視野に入れましたが、必要なスキルを持つスタッフを見つけるのが難しく、採用活動のコストや労力を考慮して、最終的に電話代行サービスを導入することを決定しました。
毎年旬のものを買って下さるお得意さんから電話があった際は、直接私まで電話を取り次いで欲しいのが一つ。そして、もし私が電話に出ることができなかった時は「後で〇〇から折返し電話を入れます」とお客様へ伝言を伝えて欲しいのです。
お客様からかかってくる電話の半分が商品のお問合せで、後はその時々によってという感じなのですが、1ヵ月に約80件くらいの電話がかかってくると思います。
電話秘書
ご相談ありがとうございます。物産販売のM様のケースですと、1ヵ月に80件のコール数に対応しました「アドバンスプラン (月額 ￥10,000)」と、お客様の電話を電話秘書が応対してから会社の内線同様に契約者様にお繋ぎできるオプション機能「通話接続サービス 1名様追加 (月額 ￥500)」を合わせてご利用頂くことで、ご要望にお応えできます。
アドバンスプランには「お客様へ伝言連絡」も付いておりますので、お得意先のお客様にも伝言を残すことができます。
ありがとうございます。これで安心して仕入れや発送作業に専念することができます。以前は電話を気にして、お問合せの多いお昼過ぎぐらいまでは事務所で発送作業を行うなど制約があったのですが、これで電話を気にすることなく市場に買付けに行けます。
社員一人ひとりが本来の業務である買い付けや梱包、発送作業に集中できるようになり、業務効率が向上しています。また、プロの電話代行サービスを利用することで、お客様に対して一貫した丁寧な応対が可能になりました。
また新たに人を雇うよりも安い料金で、電話応対の質が良いことに驚きました。以前は、私が出ると不機嫌になる取引先もおられたのですが、今では「おたくの事務スタッフはいつも丁寧に対応をしてくれるねぇ」と、取引先からも評判が良いです。
市場に出て事務所を留守にしているときでも安心して仕事に専念できるようになりました。そのお陰で新しい商品の販売も始め、社員も増やすことができました。いつも本当にお世話になっています。これからも北海道の美味しい海の幸を全国のお客様に届けるため、さらなる工夫を重ねていく予定です。
