私は北海道の名産・物産をネット通販で販売しています。普段は仕入れで市場に行ったり、商品の発送作業をしたりと事務所にいることは少ないため電話代行を導入することにしました。
北海道の美味しい海の幸をメインに物産をネット販売しています。小さい会社ですので、社員は商品の買付けや発送作業をメインにしています。そのため事務所の電話応対は、これまで手が空いてる社員が応対していました。
しかし人数が少ないため、"手が空いてる" ということがあまりなく、梱包作業中に電話がかかってくるというのが現実に、その度に手が止まってしまい電話応対が億劫になっていました。
今回電話代行を導入することで、社員がそれぞれ自分の仕事に集中し、効率良く作業ができるようにしたいと考えています。
事務所で梱包作業や発想作業をしている時は電話応対が可能なのですが、普段は日中から夜まで事務所を空けることも多く、その間に電話応対できないのがネックでした。
そのため電話応対などをしてくれる事務スタッフを雇うことも考えましたが、良いご縁に巡り合うことができず、事務スタッフの募集を諦めて電話代行にお願いする運びとなりました。
毎年旬のものを買って下さるお得意さんから電話があった際は、直接私まで電話を取り次いで欲しいのが一つ。そして、もし私が電話に出ることができなかった時は「後で〇〇から折返し電話を入れます」とお客様へ伝言を伝えて欲しいのです。
お客様からかかってくる電話の半分が商品のお問合せで、後はその時々によってという感じなのですが、1ヵ月に約80件くらいの電話がかかってくると思います。
電話秘書
ご相談ありがとうございます。物産販売のM様のケースですと、1ヵ月に100件のコール数に対応しました「スタンダードプラン (月額 ￥9,000)」と、お客様の電話を電話秘書が応対してから会社の内線同様に契約者様にお繋ぎできるオプション機能「通話接続サービス (月額 ￥1,000)」を合わせてご利用頂くことで、ご要望にお応えできます。
スタンダードプランには「お客様へ伝言連絡」も付いておりますので、お得意先のお客様にも伝言を残すことができます。
ありがとうございます。これで安心して仕入れや発送作業に専念することができます。以前は電話を気にして、お問合せの多いお昼過ぎぐらいまでは事務所で発送作業を行うなど制約があったのですが、これで電話を気にすることなく市場に買付けに行けます。
人を雇うよりも安い料金で、電話応対の質が良いことに驚きました。以前は、私が出ると不機嫌になる取引先もおられたのですが、今では「おたくの事務スタッフはいつも丁寧に対応をしてくれるねぇ」と、取引先からも評判が良いです。
市場に出て事務所を留守にしているときでも安心して仕事に専念できるようになりました。そのお陰で新しい商品の販売も始め、社員も増やすことができました。いつも本当にお世話になっています。
