こちらのページでは、企業や個人事業主が電話代行サービスを活用することで解決できた課題や問題について詳しくご紹介します。まずは以下の円グラフをご覧ください。このグラフは、電話代行サービスの利用により解決された最も一般的な問題を示しています。

• 目次
• ・仕事の効率化ができた
• ・ビジネスチャンスを逃さない
• ・時間の余裕ができた
• ・不在時/外出時でも安心
• ・ストレスの解消
• ・顧客応対がスムーズになる
• ・会社の労働環境を改善することができる
• ・テレワーク、リモートワーク、在宅勤務が可能になった

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仕事を効率化ができた

電話代行サービスを利用することで、会社や事業主の電話応対を完全にアウトソーシングすることもできますし、ある曜日や忙しい時間帯などスポットで活用することもできます。もし電話代行サービスを検討しているという場合は、まずは部分的に、例えば不在時や平日の定休日などに利用してみるのも良いかもしれません。

・生産性が上がって働き方改善につながった。

電話代行を導入した大半の事業者様が、生産性が上がり働き方改善につながることを述べています。電話応対が如何に業務の集中力を切らせてしまうのか、業務の妨げになってしまっているのか？を示唆しています。

勿論、電話応対は必要な業務ですが、現在のようなDXの時代では、コアな仕事に注力し、それ以外の作業を如何に効率的にするか？というのは、会社や事業者の課題だと思います。

・電話を取り次いでくれる人にかかる負担が減った。

電話を取次ぎは、時に多くの負担をスタッフに要します。部署が違ったりすれば、取次ぎ相手の確認からしなければならず、応対内容もちゃんとメモして取次ぎ相手に伝えなければいけません。

そのため電話の取次ぎには、少々の電話応対スキルが必要です。電話代行であれば、プロの電話秘書が電話の取次ぎをしてくれますので、何の心配もなく、スタッフは仕事に集中することができます。

・優先順位をつけて効率的に電話対応できるようになった。

電話代行を利用する前は、次々にかかってくる電話応対や業務に雑務にと、とにかく目の前の仕事を日々こなすのにいっぱいいっぱいで、気付くと1週間が終わっていた ... ということの連続でした。

電話代行導入後は、時間が余裕ができ、一日の仕事のスケジュールを立てて効率的に仕事をすることができるようになりました。電話応対していた時は、あまり考える暇もなく作業のような仕事になってしまっていました。

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ビジネスチャンスを逃さないで済む

ビジネスの世界では、その一瞬を取り逃してしまうことで、ビジネスチャンスを逃してしまうことがあります。例えば不在にかかってきた電話の取りこぼが、実はビジネスチャンスを逃していた ... ということもあり得ます。

だからと言って、仕事で多忙な日々の中で、すべての電話を自分で取ることは困難がつきものです。そこで、電話代行サービスが役立ちます。

・電話の取り逃がしがなくなった​。

電話代行サービスを利用することで、電話を取り逃がすことがなくなり、安心してビジネスに集中することができます。あなたが他の重要なタスクに集中している間も、プロの電話秘書が対応します。

これにより、あなたは安心してビジネスにのみ集中することができます。

・電話の履歴が残ることで抜け漏れを防止できるようになった。

電話代行サービスは、すべての電話の履歴を記録し、管理します。これにより、後から電話の内容を音声やメール (テキスト) 確認することができます。これは、特に重要な情報を含む電話を取り逃がした場合や、電話の詳細を思い出せない場合に役立ちます。

電話の履歴が残ることで、情報の抜け漏れを防止します。

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時間に余裕ができた

・業務に集中できる環境が手に入った。

電話代行を利用することで業務に100%集中です環境を手に入れることが可能です。特に電話応対で疲弊してしまっている場合は、すぐにでも電話代行を利用を検討しましょう。

・電話をメモする時間や留守電の応酬をなくせた。

電話代行を導入したことで、電話を取るための時間や、留守電にメッセージを残す手間がなくなった。これにより、その時間を他の重要な業務に割くことができるようになりました。

・必要のない電話に対応する時間を節約できた​。

電話代行のおかげで、自分で取らなければならない電話とそうでない電話を区別することができ、不必要な電話に対応する時間を大幅に節約することができました。

・電話対応が減ったことで、業務に使える時間が増えた。

電話対応の時間が大幅に減り、その分、業務に集中する時間が増えた。これにより、生産性が向上し、より多くの仕事をこなすことが可能になりました。

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不在時/外出時でも安心して業務に取組める

・事務所を空けても電話を取りこぼすことがなくなった

電話応対で困るのが不在時、外出時の電話に出ることができないことです。しかし、電話代行を利用することで安心して事務所を空けて外仕事に出ることが可能です。

外出時に事務所にかかってくるかもしれない電話を心配しながら、外仕事をこなしていたのでは仕事に身が入りません。事務所を留守にすることが多い、外回りが多いという方は、不在時だけでも電話代行を利用するようにしましょう。

・いつでも現場に出られるようになり、業務効率が上がった

本当は外回りの仕事に力を入れたかったが、その間に事務所の電話応対ができなくなるため、事務所での仕事と外仕事をバランスをとることが強いられていました。

しかし電話代行を導入したことで、事務所にかかってくる電話を心配することがなくなり、自分の得意分野である外仕事に目一杯集中することができ、その合間に、外出先からかかってきた電話内容を確認することができるようになり、業務効率を自分の思うようにコントロールできるようになりました。

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ストレスを解消することができた

・電話対応の精神的負担が大きく軽減された。

電話代行を利用することで、電話応対で応じる精神的なストレスを解消することができます。電話応対は1対1の会話のキャッチボールなので、どんなその負担は本人にしか分からないものです。

また度重なる電話応対は以外と精神的にも、脳的にも疲れるものです。気心の知れた友達と話すのは何の気遣いも特にいらないので気楽なものですが、ビジネス電話はそうもいきません。

大事な電話の場合は相手の話す内容をしっかりと把握してメモするなど理解しないといけませんが、相手の声が聞きづらかったり、何を言ってるのか分からない時は必死に理解するしかないなど、気を張ることの連続です。

・理不尽なクレーム電話から解放された

電話応対において、クレーム電話は最も精神的に身を削る仕事だと思います。適度なクレーム応対、プロフェッショナルな電話秘書であれば、マニュアルに沿って落ち着いて電話応対ができるかもしれませんが、

クレーム応対に慣れていない場合で、１日に何度もクレーム電話の応対をしないといけない場合は、最悪精神的にやられてしまう人もいます。クレーム電話では、感情に任せて怒りを発散させて電話をかけてくる人が多く、まともに電話応対していたのでは、応対する側の身が持ちません。

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顧客応対がスムーズになった

・お客様と時間が合わなくてもスムーズにやりとりできるようになった。

業種や業態によって、商品やサービスを求めるお客様も様々だと思います。ある会社の場合は、午後以降にお問合せ等のお電話が集中するそうです。しかし、午後は業務で忙しく電話応対を次から次には受けられない ... という事業者様もおります。

このようにお客様のお問合せ等、かかってくる電話応対に手が回っていない場合は、電話代行を利用しましょう。顧客を取りこぼしている可能性もありますし、会社の信頼にも関わります。

・見込み客や求人応募にタイムリーな反応ができるようになった。

仕事が忙しいと、顧客応対や顧客フォローが遅れてしまうことは良くあります。特に少数精鋭の場合など、スタッフの数が限られている場合などは、タイムリーに反応することは難しいかもしれません。

しかしそういった顧客に対して遅れてフォローをしていると、顧客の信頼を失ったり、顧客フォローが遅れることが当たり前のようになってしまいます。それでは会社に良い影響はありませんので改善しなければなりません。

やはりどこかのタイミングで、顧客フォローが上手く回らなくなってきたら電話代行を検討することが望ましいでしょう。

・お客様からの問い合わせへの返答スピードが上がった

電話代行を利用することで、お客様がどのようなお問合せ内容の電話をかけてきたのか？という応対内容を確認した上で、お客様のフォローをすることができますので、電話応対しながらお問合せに応えるよりも、明確に返信することが可能です。

顧客フォローが的確にスピーディーになることで、リピーターになってもらえる可能性も上がります。

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会社の労働環境を改善することができた

・メンバーが業務に集中できる環境が整った。

電話代行サービスを導入したことで、メンバー全員が電話対応から解放され、各自が自分の業務に集中できる環境が整った。

・出社しても、電話で業務を遮られることがなくなった​。

・オフィスで鳴る電話が激減し、電話対応に使う時間を削減できた。

・電話が鳴らなくなり、業務効率が上がった。

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テレワーク、リモートワーク、在宅勤務が可能になった

・事務所での電話対応が不要になり、在宅勤務できるようになった

・電話を受けるために出社する必要がなくなり、働き方の自由度が上がった。

・電話対応時間の生産性の低さが解消され、時間と場所から解放された。

・事務所でやるべき業務に集中でき、リモートワークに移行できた。

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電話代行であれば、応対内容をメールやチャットで報告してくれます

・入電通知を見て、社内の業務の様子をリアルタイムに把握できるようになった。

・社内コミュニケーションのツールとしても利用できるようになった。

・電話記録を通じて仕事の進捗を把握できるようになった。

・嬉しいニュースを社内で共有できるようになった。

・社内の電話状況を可視化できるようになった。

・社内の空気を濁らせることなく、社長宛の電話を効率的に管理できるようになった。

・電話内容を見て優先順位を決めるようになった。

・他部署への取次は Slack の通知をシェアするだけになり、業務負荷がかなり減った。

会社でいくつかの部署で別れている場合、部署間で電話応対の内容を共有するのに手間と時間がかかっていたと思います。応対内容を精査してテキスト化、あるいは担当者に応対内容を伝えるなど、何かと異なる部署間で取次ぐことは負担になります。

しかし電話代行であれば、電話秘書が応対内容をテキスト化してチャット (Slack など) で通知してくれますので、その通知を異なる部署にシュアするだけで、かかってきた電話の内容を伝えることができるので業務の負担がなくなります。

・電話内容が可視化され、対応の優先順位を決められるようになった。

電話代行を利用して初めて気付くこともあります。特に、電話代行を利用したことで、会社の電話内容が可視化され、どんなクライアントやお客様からので電話がかかってくるのか？

お客様はどのようなお問合せをしてくるのか？など、クライアントやお客様の傾向が可視化されるという点がございます。例えば可視化されたお客様のお問合せ等を顧客管理や商品開発に反映させることもできます。

まとめ : 電話代行が様々な電話業務の問題を解決

電話代行サービスの導入することで、企業や会社は次のような課題・問題の解決や気付きを得ることができました。

・業務中断の軽減
電話対応による業務の中断が減り、生産性が向上しました。また、電話対応にかかる精神的ストレスが軽減されました。

・営業電話のストレス軽減
営業電話を断ることで受けていた精神的ダメージがなくなり、健やかに本業へ集中できるようになりました。

・リモートワークの対応力向上
フルリモートワークでもスムーズに電話対応ができるようになり、オフィスに出社する社員数が少なくなっても電話への対策が講じられました。

・時間的コストの削減
電話対応の時間的コストが大幅に削減され、他の業務に多くの時間を回すことができるようになりました。

・対応の質の向上
電話の内容を確認した上で折り返すことができるようになり、より冷静で適切な対応が可能となりました。

・設備コストの削減
固定電話が不要になり、設備的なコストカットが可能となりました。

・問い合わせ対応の改善
訪問系の医療・介護事業を営む企業では、現場のメンバーが訪問に出てしまう中、電話代行による一次対応がお客様を安心させました。

・自己認識の改善
電話代行サービスに対する抵抗感があった企業も、導入後の便利さを実感し、自身の認識の間違いを反省しました。

・業務の公平化
電話対応に対する不平等感が解消され、全員が公平に業務を行うことができるようになりました。

電話代行サービスの導入は、業務の効率化、精神的ストレスの軽減、リモートワークの対応力向上、時間とコストの削減、対応の質の向上、公平性の向上など、企業にとって多くの利点をもたらすことが明らかになりました。

ここまで、電話代行サービスを活用することで解決できることについてご紹介しました。会社で電話業務の何かしらの問題を抱えている場合は、是非とも電話代行サービスをご利用をご検討下さい。

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