個人事業主やフリーランスは外出中や不在時にかかってくる電話に対応することが難しいため、電話の取りこぼしがないかを心配してしまいます。
外出時に、代表電話番号を自分の携帯電話に転送する方法もありますが、外出の度に設定するのも面倒ですし、移動中や周囲が騒がしい環境では携帯電話でも、電話応対が困難なときが多々あります。
外出時や不在時に重要な電話を取り逃がす不安
個人事業主が直面する電話対応の問題には、様々な課題があります。外出時や不在時に重要な電話を取り逃がす不安、電話がかかってくるたびに作業が中断され、集中力が削がれることなど課題が山積みです。また、長時間にわたるお問合せや営業電話が多いと、業務時間が大幅に削られるリスクがあります。
電話対応に気を使い疲れてしまう
電話を断る際に気を使い、ストレスを感じることもあります。特に、電話を断ることが難しい性格の人にとっては、これが大きなストレス源となることがあります。さらに、固定電話の受電対応や転送設定が非効率であると感じることもあります。
個人事業主の電話対応・電話業務の問題一覧
個人事業主が電話対応・電話業務で負担に感じている項目には次のような問題がございます。
- ・電話の取り逃がしに対する不安
- ・作業の中断と集中力の低下
- ・営業電話、長電話のストレス
- ・電話を断る際の精神的負担
- ・電話応対がめんどくさい
それでは実際に個人事業主が抱えている電話対応・電話業務の問題を見てみましょう。
・かかってくる電話の取り逃がしがないか不安だった
個人事業主の方々は、外出中や不在時にかかってくる電話に対応することが物理的に難しい場合があります。代表電話を自分の携帯電話に転送する方法もありますが、移動中や周囲が騒がしい環境では、落ち着いて電話応対をすることが難しいこともあります。
特に、不在時に重要なビジネスチャンスの電話がかかってくる可能性もあるため、個人事業主は外出時に安心して仕事をすることが難しいかもしれません。そんな時には、電話代行サービスが大変役立ちます。電話代行サービスを利用すれば、不在時にかかってくる電話を
・電話がかかってくるたびに作業の手が止まり、集中力が削がれていた
電話代行サービスを利用する主な理由の一つは、予期せぬ電話のために仕事が中断され、集中力が散漫になるという問題です。特に個人事業主の場合、自分以外に電話応対をしてくれる人がいないため、すべての電話に自分で対応しなければなりません。これにより、仕事に集中することが難しくなります。
電話代行サービスを利用すると、かかってくる電話を気にする必要がなくなります。その結果、電話に邪魔されずに仕事に集中できるようになり、効率的な業務運営が可能になります。これは、特に個人で事業を運営している方にとって大きなメリットとなります。
・長時間にわたる相談の電話が多く、業務時間を取られていた
個人事業主の場合、クライアントや顧客からの長時間の電話が多いと、仕事が前に進まない ... というリスクもあります。そういった電話が仕事に発展すれば良いのですが、そうでない場合や、長い相談電話が次から次にかかってくる場合、明らかに業務の時間が削がれてしまいます。
ちょっと電話応対が一人では捌けなくなってきたな ... というタイミングを迎えたら、すぐに電話代行サービスの利用を検討しましょう。このままでは仕事がする時間が取れませんので、上手く電話代行を活用しましょう。
・電話を断る方法に気を使い、ストレスになっていた
これも電話対応のあるあるですね。特に気が弱い方や根が優しい方に多いのが「電話を断るのに気を使ってしまう」ことです。これは取引先やお客様との電話でも、何かをお断りすることはあるかと思います。
電話を断るのに気を使ってしまう方は、お断りすることで、相手に失礼にならないかな？申し訳ないな ... など思ってしまい、なかなか言い出せな買ったり、お断りするまでに時間がかかってしまい、そういった事が続くとストレスがたまってしまいます。
個人事業主の場合、電話対応に何かしらのストレスを感じるようになると、それはある意味危険信号でもありますので、電話代行の利用を検討した方が良いでしょう。ストレスがたまり精神的にまいってしまう前に対応することが必要です。
・固定電話の受電対応や転送設定を行うことが非効率だと感じていた
個人事業主の場合、ある時点で如何に電話応対が面倒くさく大変であるか、ということに気づくと思います。個人事業主様の業種により、電話応対は作業の一つだと考えられる場合、大凡のケースで電話代行を利用した方が、コアな仕事に集中する環境を構築することが可能です。
電話代行サービスを利用して解決
このような個人事業主、フリーランスの事業者が抱えている電話対応の問題を解決することができるのが「電話代行サービス」です。電話代行を利用することで、プロの電話秘書があなたに代わって電話対応を行います。
これにより重要な電話を取り逃がす心配がなくなり、安心して自分の業務に集中することができます。また、業務を中断させられることが無くなるため、集中力の低下も防ぐことができるのです。
更に、業務に不要な営業電話などの長時間の電話対応や電話を断る際のストレスから解放されることにより、ストレスフリーでより効率的に業務に集中することが可能になります。電話業務に悩まされているという、個人事業主、フリーランスには電話代行は必須のサービスとなります。
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