電話代行サービスの便利な機能、「チャット連絡サービス」を利用することで、会社や部署にかかってくる電話の内容を、電話秘書が対応してテキストに変換し、直ちにチャットで通知してくれます。これにより、迅速かつ効率的に情報共有が可能になります。
電話内容を瞬時に会社内で共有できる
チャット連絡サービスを利用することで、お客様やクライアントからの電話内容を迅速に会社や部署内で共有できるようになります。
これにより、顧客フォローがスムーズに行えるようになります。電話内容の共有に苦労していたり、顧客フォローに時間がかかっていたりするような課題がある場合、電話代行の機能である「チャット連絡サービス」がこれらの問題を解決します。
かかってきた電話の社内取次ぎに課題を抱えていた会社の場合
ある会社では、電話に出た担当者が、電話の応対内容に応じて関係するスタッフに応対内容の要件を振り分けなければいけないという大きな課題に直面していました。
この作業は時間がかかるだけでなく、応対内容を聞き漏らしてしまったり、ミスも発生しやすく、非効率でトラブルににつながる可能性がありました。
応対内容の聞き逃しなどのミス
電話代行サービスを導入する前は、電話を受けた担当者が顧客からの応対内容をメモし、まとめてから担当スタッフに伝えるという、実に手間と時間がかかる作業をしていました。
このため、顧客やクライアントから相談等の電話があると、業務はストップされ電話応対とその応対内容をまとめて担当スタッフにつなげるという作業が必要になっていました。
このプロセスは煩雑で、しばしば応対に時間がかかってしまったり、ケースによっては、重要な内容を見落としたり、伝達ミスがあったりと、かなり問題を抱えていました。同社は、このプロセスを合理化し、すべての電話を迅速かつ正確に処理するソリューションを必要としていました。
解決策として、電話代行の「チャット連絡サービス」を導入
上記のようなケースでは、解決策として電話代行サービスの便利な機能「チャット連絡サービス」を利用をおすすめ致します。
上記の会社では、社内の連絡ツールとして Slack を利用しており、電話代行のチャット通知サービスと併用することで、これまで社内で受けていた電話応対を電話代行してもらい、その応対内容を Slack で送ってもらうことで、社内でかかってきた電話の内容を共有できるようにしました。
これにより課題だった、電話に出た担当者がその要件を他のスタッフに人力で取次ぐことにかかっていた手間と時間を解決することができました。
電話代行のチャット通知を会社で導入したことで、会社の情報伝達がスムーズになったことで、顧客管理もスムーズになり、何よりスタッフが自分の仕事に集中する環境が確保できるようになりました。
あるスタッフは、次のように話しています。
「電話があるとチャットへ通知が届くため、すぐに折り返しの電話をかけられるようになりました。」
このように、社内における電話内容の共有問題は、チャット通知に対応した電話代行サービスを活用することで解決することができます！
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