電話代行の基本を知ろう
電話代行の基本についてご紹介します。
留守番中の電話対応はできていますか？
留守番電話の対応は、多くの企業にとって重要な課題です。営業で外出している時、会社が不在の時、または営業時間外にかかってくる電話にどう対応していますか？自社で留守番電話を設定している場合でも、お客様がメッセージを残さずに電話を切ってしまうことが多いのではないでしょうか？ 電話代行サービスを利用すると、このような問題を解決できます。プロの電話秘書が、「お電話ありがとうございます。只今留守にしております。お急ぎのご用件でしたら、発信音の後に、ご用件とお名前とお電話番号をご伝言ください。後ほど担当者よりご連絡いたします。」というメッセージを吹き込んで留守番電話として流すことが可能です。
このメッセージは、外出中、営業終了後、定休日など、さまざまな状況に合わせてカスタマイズすることができます。これにより、留守番中でもお客様の大切なメッセージを逃さず、適切に対応することが可能になります。
渋谷オフィスのでは、次のような営業時間外のアナウンスを流したり、留守番電話設定を設けることが可能です。
時間外アナウンス＋留守機能について
電話秘書が応対する電話代行サービスまでは必要ないが、「営業時間外に電話秘書の音声でアナウンスして欲しい」というニーズは意外にも多くあります。
渋谷オフィスでは「時間外アナウンス＋留守機能」という留守電サービスを用意しております。貴社の営業時間が終了後に営業時間が終了したことをお伝えする案内メッセージを流すことができます。加えて留守番電話機能が付いていますので、お客様が伝言を残すことができます。
お客様の伝言が録音されると、ご指定の携帯やスマートフォンを直ぐに呼出してご連絡いたします。録音された伝言は24時間、日本全国どこから何度でも聞くことができます。時間外アナウンスは、24時間流し続けることもでき、何時～何時までというように時間を指定して流すこともできます。
・時間外アナウンス＋留守機能 例文
お電話ありがとうございます。本日の営業は終了致しました。お急ぎのご用件でしたら、発信音の後に、ご用件とお名前とお電話番号をご伝言ください。後ほど担当者よりご連絡いたします。
こちらの「時間外アナウンス＋留守機能」はスタンダードプラン以上をご契約頂くか、オプション機能として利用することができます。またお得な別サービスとして、貴社専用の東京03の電話番号を無料貸与が付いた月額5,000円で利用することもできます。
留守電に流す電話秘書の案内メッセージは、電話秘書の音声で12種類の定型文からお選び頂けます。また、貴社専用のオリジナル文を作成してアナウンスすることも可能です。
・時間外アナウンス＋留守機能 (定型文) 12種類
・時間外アナウンス＋留守機能（オリジナル例文）
・時間外アナウンス＋留守機能を利用するメリット
留守機能が付いていますので、お急ぎの方や緊急性のあるお客様が留守電を残すことで、何かあった場合でもすぐに顧客対応を行うことができます。また大事なお電話があった際でもビジネスチャンスを逃しません。
・ご利用例
- 営業時間外、休業日などに流す
- 営業時間外、休業日などに緊急のお電話があった場合は留守電の録音を聞くことで対応できる
時間外アナウンスについて
留守電とは別に録音機能を除いた、貴社の営業時間が終了後に営業時間が終了したことをお伝えする案内メッセージを流すことができる「時間外アナウンス」という機能もございます。時間外アナウンスは24時間流し続けることもできますし、何時〜何時までと時間指定して流すこともできます。
・案内メッセージ例文
お電話ありがとうございます。本日の営業は終了致しました。恐れ入りますが、おかけ直し下さいますようお願い申し上げます。
案内メッセージは、電話秘書の音声で12種類の定型文からお選び頂けます。
・時間外アナウンス (定型文) 12種類
・時間外アナウンス オリジナル例文
・時間アナウンスを利用するメリット
時間外アナウンスを利用することで、業務終了時間や休日でも電話が繋がり、業務時間外であること + 営業時間をお客様にお伝えすることができますので、電話が繋がらないよりは良い印象を与えることができます。
お店に興味がある方であれば、音声アナウンスで営業時間を知り日を改めて来店してくれるかもしれません。
・ご利用例
営業時間外、休業日などに流す
電話代行の留守番電話サービスを利用するメリット
電話代行サービスが提供する留守番電話サービスを利用するメリットとして、プロの電話秘書による丁寧で洗練されたメッセージ、24時間対応が可能、留守番電話のメッセージは、外出中、営業終了後、定休日など、様々なシチュエーションに合わせてカスタマイズすることが可能な点にあります。
デフォルトの留守番電話機能ではカバーすることのできない留守番電話の設定を電話代行サービスを利用することでできるようになります。
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